Population Services International (PSI)

Quality Assurance Consultant (Non-stigmatizing Hiv/Aids Health Services)

Population Services International (PSI)

Job Description

Conditions générales de l’appel à proposition L’organisation « OHMaSS lance un appel d’offre pour « l’assurance qualité des services de santé VIH/SIDA non-stigmatisants en Haïti » selon les termes de références en rapport avec ce présent dossier en annexe I. Vous êtes invités à soumettre votre proposition technique et financière pour le service en question. Nous voudrions attirer votre attention particulière sur les procédures établies par OHMaSS ; Prière de les lire soigneusement et noter que toute offre émise par votre firme signifie que celle-ci adhère aux instructions stipulées dans ce document, ainsi que ses annexes. A. Composition de ce document Pour vous aider à la préparation de votre offre, les documents suivants sont mis à votre disposition : A.1 Termes de références (Annexe I) B. Informations additionnelles Vous pouvez adresser vos demandes de clarification et de demandes de TDRs par e-mail à mbutler@psi.org au plus tard le Mardi 07 Juillet 2020. C. Conditions particulières Spécifications et Services demandés : Service stipulé en Annex I(attaché) Droit d’auteur : Toutes les données collectées sont la propriété d’OHMaSS Haïti et on ne peut pas les disséminer à une tierce partie. Paiement : Selon les conditions de paiement standard d’OHMaSS, le règlement se fait après la réception des biens et service et la soumission des factures finales et des attestations qui prouvent que le service a été livré, accepté et approuvé par la personne autorisée. En situations exceptionnelles, si un soumissionnaire désire solliciter un paiement d’avance, il doit spécifier dans sa proposition les raisons qui rendent ce paiement nécessaire et obligatoire. Alors, OHMaSS évaluera ces circonstances et déterminera, à sa discrétion, si le paiement d’avance peut être effectué et les conditions auxquelles ledit paiement sera soumis. Si le paiement d’avance est jugé nécessaire, il ne pourra excéder l’équivalent de 30% du coût total d’acquisition et OHMaSS pourra demander au Soumissionnaire de lui fournir une caution bancaire ou une autre forme de garantie généralement acceptable. Exemption de taxe : OHMaSS comme étant une organisation non Gouvernementale jouit d’une exemption fiscale et est exonéré de toutes les taxes. Cette exemption n’est pas limitée à la Taxe sur la Valeur Ajoutée. La proposition financière doit exclure toute taxe. D. Votre offre 1. Les offres doivent être rédigées en français et doivent être obligatoirement constituées des différentes parties suivantes :
  • Lettre de présentation

  • Présentation générale, champ d’expertises et de compétences

  • Copie des pièces justificatives d’existence légales (autorisation de fonctionnement, publication du moniteur, quitus valide)

2. L’offre financière doit être en dollar Américains (USD) 3. L’offre doit être valide pour un minimum de quatre-vingt-dix jours 90 jours. 4. L’offre doit inclure le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’email de la société soumissionnaire ainsi que le nom de son représentant ou de la personne habilité à la représenter. E. Attribution de marché A) Le contratseraoctroyé au meilleur soumissionnaire en termes de coût et de capacité (technique et Logistique). Au cas où aucun soumissionnaire n’aura la qualification requise, l’appel d’offres sera tout simplement annulé et OHMaSS se réservera le droit de gérer la B) OHMaSS se réserve le droit de vérifier les capacités techniques du soumissionnaire, en particulier la conformité à des standards ou normes techniques reconnus dans le domaine par rapport aux offres C) Avant la date limite de dépôt des offres, OHMaSS se réserve le droit de modifier le dossier d’appel d’offres, pour tout motif, que ce soit à sa propre initiative ou en réponse à une demande d’éclaircissement formulée par un soumissionnaire en publiant un D) Tout additif ainsi publié fait partie intégrale du dossier d’appel d’offres et sera communiqué par écrit ou par courrier électronique à tous les soumissionnaires ayant reçu le F. Modification des documents d’invitation à soumissionner À tout moment avant la date limite de dépôt des offres, OHMaSS peut, pour quelque raison que ce soit et à sa discrétion, apporter des modifications aux documents d'Appel d’offres en avisant par écrit tous les soumissionnaires. La modification aux documents d'Appel d’offres, pourra être préparée par OHMaSS de sa propre initiative ou en réponse à une demande de clarification émanée d’un Soumissionnaire. Tous les Soumissionnaires éventuels qui auront manifesté leur intention à présenter une offre et qui auront fourni leurs coordonnées seront informés par écrit de tous les amendements apportés aux documents de référence. Afin de garantir aux Soumissionnaires éventuels suffisamment de temps pour prendre en compte des amendements dans la préparation de leurs offres, OHMaSS pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des offres. G. Coût de l’offre Veuillez noter que le coût de la préparation de votre soumission et les frais encourus éventuellement pour la négociation du contrat, y compris tout déplacement connexe, n'est pas remboursable au titre des coûts associés au présent marché et de ce fait ne doivent pas être inclus dans votre soumission. Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la préparation et la soumission de son offre. OHMaSS ne peut en aucun cas être tenu responsable ou redevable de ces dépenses, quel que soit le déroulement ou le résultat obtenu après l’adjudication du marché. H. Période de validité des offres Les offres resteront valides pendant quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite de soumission arrêtée par OHMaSS. Une offre dont la durée de validité est inférieure à ces 90 jours sera rejetée pour cause de non-conformité aux prescrits du document d’Appel d’Offres. OHMaSS s’efforcera de sélectionner le Soumissionnaire récipiendaire dans l’intervalle de ce délai. En cas de circonstances exceptionnelles, OHMaSS pourra demander au Soumissionnaire d’accepter une prolongation de la période de validité de son offre. Cette requête et les réponses y relatives doivent être formulées par écrit. Il ne sera pas demandé ni permis au Soumissionnaire acceptant cette requête de modifier sa proposition. I. Rejet des offres OHMaSS se réserve le droit d’accepter ou de rejeter l’une quelconque ou la totalité des offres reçues en réponse à la présente sollicitation, et de négocier avec tout soumissionnaire jugé qualifié suivants les conditions définis dans le dossier d’Appel d’Offres. Les offres peuvent être rejetées notamment quand ces facteurs se présentent :
  1. Les soumissions sont reçues après le délai indiqué et ne sont pas correctement marquées ou adressées comme prescrit ;

  2. Les soumissions sont transmises par email, sans autorisation préalable.

  3. Les soumissions s’écartent ou ne respectent pas les conditions régissant l’Appel d’offres ;

  4. Les soumissions sont jugées frivoles et ne répondent pas aux exigences des spécifications techniques.

J. Responsabilités Le ou les fournisseurs adjudicataire(s) de ce marché est tenu de respecter les engagements pris dans le cadre de cet appel d’offres à savoir : le délai, garanties offertes et les services après-ventes. En cas de non-respect des engagements pour des circonstances non justifiées le ou les fournisseurs adjudicataire(s) serait (aient) retiré(s) de la liste des fournisseurs de OHMaSS et ne serait (aient) plus inviter à concourir à aucun appel d’offre de OHMaSS ou de ces partenaires. K. Confidentialité Le présent document d’Appel d’offres ou toute partie de celui-ci a un caractère confidentiel et reste la propriété exclusive de OHMaSS. Toute entreprise ayant pris connaissance du dit document par erreur est prié de le détruire. OHMaSS peut à tout moment faire le retrait de la présente documentation sans être obligé de déclarer les raisons de telles actions. L. Mauvaises pratiques et corruption L’entreprise est tenue de suivre les instructions suivant les conditions régissant cette invitation et doit fournir des services professionnels objectifs et impartiaux. Elle est tenue de déclarer toute situation de conflit présente ou possible qui risquerait de le mettre dans l’impossibilité de servir au mieux les intérêts de OHMaSS. Faute d’informer la Direction Exécutive de OHMaSS à travers son département d’Approvisionnement et Contrats de l’existence de telles situations, l’entreprise peut être déclarée inéligible pour une éventuelle adjudication. Ce processus étant un processus équitable et transparent aucune entreprise ne bénéficie d’un avantage compétitif du fait qu’elles ont fourni des services antérieurs à OHMaSS. A cette fin, OHMaSS partagera avec tous les soumissionnaires toutes informations jugées importantes pouvant leur aider dans la préparation de leur offre. Dans l’éventualité où le fournisseur a des inquiétudes quelconques concernant un cas de fraude, de gaspillage, d’abus ou de corruption dans le cadre du présent dossier ; soit avec ses employés, soit avec une personne affiliée à PSI/OHMaSS, il peut signaler ses allégations et ses préoccupations par l'intermédiaire du site Web de dénonciation anonyme de PSI/OHMaSS, EthicsPoint. Le site Web pour rapporter ces allégations ou préoccupations est : www.psi.ethicspoint.com Les procédures de passation de marché de l’OHMaSS requièrent que la sélection et l’exécution du contrat respectent les politiques concernant la corruption et les manœuvres frauduleuses. En effet, les entreprises permettront à OHMaSS de vérifier certaines informations à leur compte selon les recommandations du Bailleurs (Le Fonds Mondial) et autres documents relatifs à l’exécution du contrat (en cas d’attribution), et de les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par le Fonds Mondial. M. Evaluation des offres Une procédure en trois (3) étapes sera utilisée pour l’évaluation des propositions : Méthodologies d’évaluation Les 3 domaines d’évaluations sont cotés comme suit :
  1. Préliminaires : conforme/non conforme.

  2. Techniques 60%

  3. Financiers 40%

1. Evaluation de conformité: Le comité d’évaluation vérifiera que le dossier de présentation de l’organisation comprend tous les documents requis pour passer à la seconde étape. Dans le cadre de cet examen préliminaire. L’absence d’un seul document requis dans le DPO peut entrainer le rejet de la proposition incriminée. 2. Evaluation technique: Le comité analysera la proposition technique soumise suivant ces critères dont les détails et pondérations sont indiqués dans le tableau ci-dessous. Chaque proposition sera évaluée séparément suivant ces mêmes critères et les soumissionnaires qui auront obtenu les meilleures notes seront retenus pour la troisième et dernière étape. 3. Evaluation financière: après la 2ème étape le comité procèdera à l’évaluation de la capacité de gestion financière, administrative et opérationnelle du soumissionnaire retenu. L’évaluation se fera suivant ces critères ci-dessous: N. Critères d’évaluation des offres 1 Soumission dans les délais 2 Lettre d'intention de la firme de consultation spécifiant le domaine d'expertise et la compréhension du mandat 3 CV des consultants principal et adjoints et des copies de leurs diplômes/certificats 4 Documentation Légale y compris : A Patente – à jour B Quitus fiscal – à jour C Matricule fiscale de l’entreprise ou Status de l’entreprise 3 Proposition technique 4 Proposition financière Observation globale Grille des notations L’ensemble des offres technique et financière d’une firme et ou consultant éligible sera évalué selon la formule suivante :
  • Note OT (sur 60 pts) + [OF moins dispendieuse / OF de la firme à évaluer] x 40 points = Note Totale (sur 100 points)

(OT : Offre Technique – OF : Offre Financière) La firme ayant présenté la proposition financière la moins dispendieuse aura ainsi la note maximale de 40 points, le rapport initial étant égal à 1. La composante financière d’une proposition ne sera évaluée que si la composante technique de cette même proposition atteint le nombre minimum de 40 points. Evaluation offre technique Le volet technique, qui a une valeur totale de 60 points, sera évalué à l'aide des critères suivants : Expérience du consultant principal dans l’exécution de ce type de services ou d’autres apparentés 20 Description détaillée de la méthodologie sur « assurance de qualité des services de santé du VIH/sida en Haïti »
  • Evaluation de la proposition technique avec une méthodologie claire, des livrables clairs, des délais clairs etc…

  • Description détaillée sur la capacité et la méthodologie à réaliser le travail par distance au cas où les visites du terrain ne sont pas possibles

20 Clarté et logique du chronogramme proposé 20 Total 60 Critères de rejet
  • OHMaSS se réserve le droit de ne pas accepter les dossiers soumis en retard.

  • Les entreprises ayant obtenu une note inférieure à 40/60 points pour les critères techniques seront automatiquement rejetées et ne seraient pas considérées pour la prochaine étape de l’évaluation.

  • Les dossiers qui seront pris en compte seront ceux qui auront une note minimale de 40 points pour l’offre technique et 25 pour l’offre financière.

O. Procédures d’évaluation des offres Après contrôle préliminaire des soumissions, les offres seront évaluées et comparées selon les critères énoncés par une commission. Avant de procéder à l’évaluation détaillée des offres, OHMaSS vérifiera si les soumissions sont conformes au fond et à la forme suivant les prescriptions des présents Termes de Référence. Si une offre n’est pas conforme aux prescriptions de l’ADO (Appel d’Offres), elle sera rejetée et le soumissionnaire sera notifié par la suite. P. Adjudication Dans le cadre de ce dossier, le marché sera attribué à un ou plusieurs fournisseurs. L’analyse financière sera effectuée conformément à la méthode conforme/moins disant, le soumissionnaire ayant présenté une offre conforme tenant compte des termes de références et économiquement la plus avantageuse se verra attribuer ce marché. Q. Méthode de soumission Le dossier de présentation de l’organisation (DPO), les Propositions techniques et les propositions financières doivent être UNIQUEMENT envoyée à l’adresse suivante : htprocurement@ohmasshaiti.org impérativement avec mention du numéro de référence du dossier et à « l’attention du Service Approvisionnements & Contrats » présentées en trois (03) fichiers distincts chacune marquée « Dossier de présentation », Proposition Technique » et « proposition financière » Aucune offre ne sera prise en considération si elle est envoyée sur une adresse autre que celle donnée. La date limite de soumission est fixée au Lundi 20 Juillet 2020 à 15 heures. Toute soumission reçue après cette date ne sera pas considérée. Nous vous remercions d’ores et déjà pour votre intérêt à nous soutenir dans cette initiative.  
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