Job Description

Unicef Burkina Faso recrute un(e) Assistante de Programme temporaire pour son bureau de Ouagadougou CONTEXTE ET JUSTIFICATION Depuis début janvier 2019, la situation humanitaire au Burkina Faso s'est encore détériorée. Le nombre de personnes déplacées internes a augmenté de manière sans précédent (principalement dans les régions du Sahel et du Centre-Nord) en raison de la multiplication des attaques par des groupes extrémistes violents, associée à des affrontements intercommunautaires. À ce jour, 500 000 PDI ont été enregistrés. L’accès à la santé est limité ou inexistant pour 816 587 personnes en raison de la fermeture de 69 structures de santé et de 71 opérations minimum. De plus, 330 000 enfants (dont 46,6% de filles) n’ont pas accès à l’éducation du fait de la fermeture de 2 024 écoles dans six régions. Du 1er Janvier au 31 septembre 2019, 468 incidents de sécurité ont été enregistrés. L’accès des acteurs humanitaires aux zones touchées par la crise diminue rapidement, ce qui compromet l’accroissement opportun de l’assistance humanitaire. La situation humanitaire actuelle et la réduction des ressources nationales allouées aux secteurs sociaux exercent une pression considérable sur l’accès déjà limité de la population à des services sociaux de base de qualité. Le Plan d’urgence du Burkina Faso-2019 estime la population démunie à 1,2 million d’habitants, dont près de 622 000 personnes seront directement touchées par l’insécurité. Dans le cadre de l’exécution du Plan de Travail annuel 2020 des sections Education et Protection de l’UNICEF, il est prévu le recrutement d’une assistante de programme pour venir en appui aux sections concernées. OBJET DU POSTE Sous la supervision du Chief Education, l'Associé (e) de Programme appuie les sections Education et Protection en fournissant un soutien procédural, administratif et opérationnel dans l'élaboration, la mise en œuvre, l'exécution et le suivi des activités tout en assurant une exécution rapide et efficace conforme aux règles et règlements de l'UNICEF. Principales Tâches et Responsabilités • Effectuer des transactions dans VISION concernant les subventions et les éléments liés aux programmes des deux sections, y compris, sans toutefois s'y limiter, l'enregistrement des attributions de subventions et le suivi des subventions de programmes expirant. • Surveiller régulièrement les budgets et les dépenses financières de la section en utilisant les outils applicables, en veillant au respect des règles et règlements de l'UNICEF, en informant le superviseur des actions à prendre pour décision et / ou suivi. • Effectuer des transactions dans VISION en s'assurant que les résultats du programme, les activités et le codage du programme sont conformes aux plans de travail annuels (AWP), et en apportant les modifications nécessaires au besoin. • Consolider le plan de mission mensuel, élaborer le planning annuel des réunions de section, • Appuyer dans la préparation des accords de coopération (enregistrement des nouveaux partenaires dans Vision, réservation de fonds, classement des copies de dossier et accords PCA) • Consolider les besoins en équipements, fournitures de bureau des sections Education/Protection • Assurer le suivi des fonds des deux sections par ligne budgétaire/source de financement • Emettre dans Vision les différentes réquisitions (FC, FR, Paiements) pour la mise à disposition des partenaires des fonds sollicités selon le plan de travail • Assurer le suivi mensuel des DCT ainsi que le contrôle et la liquidation des pièces justificatives dans Vision • Emettre les SO et PR, assurer leur suivi en concertation mensuelle avec le Supply • Suivre des contrats des entreprises de construction et des consultants et assurer leur paiement dans les délais • Assurer le traitement du courrier toute l’année (dispatching du courrier et des dossiers « arrivée », réponse à toutes les lettres de regret et certaines correspondances sur instruction du HOS, classement de tous les documents • Assurer l’organisation des rencontres de la section avec les partenaires gouvernementaux et ONG (organisation de pause-café et déjeuner, réservation de salle, orientation des participants vers les salles, demande de véhicules pour les déplacements • Aider à réaliser des contrôles ponctuels réguliers des projets du partenaire afin d’évaluer leur comptabilité, leurs contrôles de dépenses et leurs systèmes de reporting. • Accomplir toutes autres taches dans le cadre des fonctions d'assistant(e) de program a la demande du chef d'Unite • Tenir, enregistrer, classer et mettre à jour les dossiers selon le système de classement en place • Veiller à l’enregistrement et au traitement administratif en temps voulu et précis des propositions et demandes de virements monétaires directs du gouvernement et des ONG. • Effectuer des visites terrain a la demande du Chef d'Unite Education et Protection au besoin QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES : QUALIFICATIONS • Avoir un Diplôme de l'enseignement secondaire, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires de niveau Bac + 2 en Administration, Gestion, Secrétariat ou dans un domaine technique connexe. • Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle liée aux fonctions administratives • Avoir une bonne Maîtrise du Français • La connaissance de l’anglais et d’une langue nationale seraient un atout; • La maitrise de l’outil informatique pour les logiciels courants (Word, Excel,PowerPoint) est indispensable; la connaissance de SAP VISION serait un atout • Une expérience préalable dans les fonctions de soutien de programme est un atout. Une expérience pertinente dans une agence ou une organisation du système des Nations Unies est considérée comme un atout. COMPETENCES Valeurs Fondamentales • Attention • Engagement • Respect • Intégrité • Confiance • Responsabilté Compétences Fondamentales • Communication (Niveau 2) • Travail en équipe (Niveau 2) • Atteinte des Résultats (Niveau 2) Compétences fonctionnelles • Analyse (Niveau 2) • Planification et organisation (Niveau 2) • Apprentissage et Recherche (Niveau 2) • Respect des instructions et procédures (Niveau 2) L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.
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