FHI 360

HR and Administrative Assistant

FHI 360

Job Description

Position: HR & ADMIN ASSISTANT (Grade : 7) Lieu affectation: BUKAVU (Sud-Kivu) Aperçu de l’Organisation : FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif qui se consacre à l'amélioration de la vie de manière durable en faisant progresser des solutions intégrées et locales. Notre personnel comprend des experts en santé, en éducation, en Nutrition, en environnement, en développement économique, en société civile, en égalité des sexes, en jeunesse, en recherche, en technologie, en communication et en Marketing social - créant un mélange unique de capacités pour relever le développement interdépendant d'aujourd'hui et le défi humanitaire dans plus de 70 pays. Le projet Covid-19 : FHI 360 s'appuie sur et utilise son réseau existant d'acteurs de l'engagement communautaire pour prévenir et répondre à la propagation du COVID-19 dans l'est de la RDC. À cette fin, le programme de FHI 360 s’engage avec les membres de la communauté et les dirigeants traditionnels pour influencer la perception du public à l’égard du COVID-19. L'intervention, centrée sur les zones densément peuplées, urbaines et périurbaines, est centrée sur la population, y compris les personnes déplacées, dans les provinces du Nord-Kivu et du Sud-Kivu. L’intervention de FHI 360 donne la priorité aux secteurs WASH et de la santé, en concentrant ses activités sur la communication des risques et la promotion de l’hygiène. Aperçu du Poste  Sur sa base d’affectation, le HR and Administrative Assistant appuie le Senior HR Officer dans le traitement des tâches administratives et procédures liées aux Ressources Humaines. L’Assistant RH&Admin sera la personne clé dans le fonctionnement du bureau de bukavu sur le plan administatif. Responsabilités principales et Performances attendues Gestion des Ressources Humaines Nationales
  • Assure la mise en œuvre et la Coordination du processus de recrutement, participe à la sélection des candidats. Participe à la définition et à la mise à jour des profils de poste du personnel national et accompagne les responsables de services dans le positionnement des postes.

  • Assure l’organisation des inductions et briefings des nouveaux employés, informe le personnel sur le règlement d’ordre intérieur, les conditions d’engagement du personnel national (CEPN), le code de conduite et les procédures institutionnelles de FHI360.

  • Veille à la réalisation des modules de formation FHI360 Welcome pour l’ensemble des salariés

  • Elabore et suit les contrats de travail des staffs nationaux

  • Garantit le respect des obligations légales dans la gestion du personnel

  • Assure la création, la mise à jour, le suivi et l’archivage des dossiers administratifs du personnel.

  • Accompagne la mise en œuvre du processus d’évaluation, des plans d’action individuels (PAI) ; établit le suivi pour la gestion des parcours professionnels et le renforcement des capacités

  • Participe à l’identification des besoins en formation, à l’élaboration et au suivi du plan de formation

  • Accompagne le Coordinateur Terrain et les responsables des services dans la gestion des mesures disciplinaires en toute neutralité et confidentialité

  • Assure une veille sur l’évolution du droit du travail et des pratiques des autres ONG, s’informe de façon proactive de toute évolution de la législation sociale, en étroite collaboration avec le bureau de coordination de Goma.

Gestion Administrative
  • Assure, en lien avec la Coordination de Goma, le respect et le suivi des obligations légales dans la gestion administrative de FHI360, ainsi que le suivi des documents cadre de l’association (certificat d’enregistrement, accord cadre, arrêté interministériel, etc.)

  • Assure le lien entre FHI360 et les institutions étatiques provinciales dans le cadre de la gestion des services de ressources humaines Participe aux contrôles administratifs menés par les institutions étatiques, en lien avec la coordination RH

  • Suit, en lien avec la coordination des Ressources Humaines de Goma, les litiges en cours avec des tiers ou des salariés

  • Assure l’archivage de tous les documents administratifs de la base S’informe de façon proactive de toute évolution du cadre légal.

Gestion des voyages et déplacements
  • Est en charge de l’élaboration des ordres de mission et de leur approbation par le Coordinateur Terrain, en vue de faciliter les déplacements du personnel

  • Organise, en collaboration avec le service de la Logistique, les arrivées/accueils et départs à l’aéroport pour les personnels (expatrié et national) et les visiteurs.

  • Est en charge de la préparation administrative et des accommodations nécessaires relatives aux déplacements et visites des expatriés (Visa, hébergement, etc),

Management
  • Assure une bonne communication et information entre les membres Gère les horaires et la bonne planification des tâches Fixe les plans d’action et les objectifs ; évalue les personnes qu’il(elle)supervise directement;

  • Identifie et propose les formations nécessaires Assure la résolution des conflits au sein de l’ équipe

  • S’assure de la compréhension et de l’application par son équipe des règles internes et des politiques institutionnelles de FHI360

  • Veille au strict respect des règles et mesures de sécurité par son équipe

  • Fait remonter tout dysfonctionnement à son manager en matière de sécurité et de respect des cadres légaux et éthiques.

Communication et Reporting
  • Participe aux réunions du département des Services Supports

  • Est en charge des rapports (mensuels et annuels) RH en lien avec la coordination RH

  • Communique aux staffs, de façon précise et ponctuelle, sur les domaines liés à la gestion RH

  • Gère les relations avec l’inspection du travail, les organismes de formation, l’ONEM, les centres médicaux et tout autre organisme avec qui FHI360 est susceptible d’être en relation dans les domaines RH et administratifs

  • Appuie la coordination RH dans les audits internes comme externs

  • Veille au maintien d’un bon climat social au sein des équipes de la base ainsi qu’à de bonnes conditions de travail

  • Coordonne les relations avec les représentants du personnel de la base, en conformité avec les dispositions légales, cela en lien étroit avec la coordination RH et le coordinateur de la base.

  • Alerte sa hiérarchie et le coordinateur terrain de toute atteinte au respect des politiques institutionnelles et de tout comportement contraire aux valeurs de FHI360.

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive. Qualifications requises Expérience et formation:
  • Trois ans d’expériences significatives sur un poste similaire,

  • Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines ou expérience équivalente

  • Expérience de travail en ONG Internationale (au moins 2 ans)

  • Maîtrise des outils standards informatiques (Word, Excel.)

Langues:
  • Français et Swahili requis. Et une bone base en Anglais.

Qualités personnelles:
  • Sens des priorités et des responsabilités, forte capacité organisationnelle

  • Grande capacité relationnelle et de communication

  • Capacité d’écoute

  • Savoir être et esprit d’équipe

  • Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel Autonomie, proactivité

Comment postuler ou appliquer Veuillez fournir les éléments suivants avec votre soumission :
  • Lettre d’accompagnement / lettre d’intérêt ;

  • CV actualisé ;

  • 2-3 références professionnelles que nous pouvons contacter qui peuvent parler de l'expérience de projets similaires ;

  • Les Attestations des services rendus.

Il est également demandé aux candidat(e) d’annexer leurs cartes de demandeur d’emploi. FHI 360 propose une rémunération globale compétitive Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus. This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time. FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable Law. FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.
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