Management Systems International (MSI)

Grants Specialist (Colombia Transforma Program)

Management Systems International (MSI)

Job Description

 

Grants Specialist, Colombia Transforma Program, Caucasia, Colombia

Company Profile:

MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, peace and stability, governance and anti-corruption. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Jordan, Kenya, Indonesia, Syria, Pakistan, Afghanistan, Ukraine, Colombia and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with organizations across all sectors of international development to support clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the United Nations Development Program to national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

The Colombia Transforma program is aimed at helping the Colombian government install its own flexible, and efficient rapid response capacity for quick wins; jump starting peace implementation in the most critical national security geographies, and provide punctual, strategic technical assistance across all three levels of government.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.

Position Summary:

The position of Grants Specialist will be based in the Regional office of Caucasia, Bajo Cauca, and is part of the Grants team on the Colombia/OTI Program. This position is primarily responsible for conducting grantee eligibility checks, developing and tracking activity budgets, drafting grant agreements, negotiation memos, and modifications, drafting consulting agreements for consultants under activities, and maintaining all program related files. The Grants Specialist maintains regular communication with the grantees and conducts site visits, ensuring that all deliverables are met. The position will work closely with the Program Team for monitoring and ensuring compliance with the grant implementation plan. Fixed-term labor contract for one year.

Responsibilities:

  • Liaise with communities and/or counterparts within government entities in assigned geographic area to assist the PDO with the development of activities and guide the implementation of projects

  • Develop and maintain transparent, friendly, open, and professional relationships with local counterparts, beneficiaries, and other international organizations, as well as local and national authorities

  • Provide weekly updates on grant implementation to the rest of the program team, utilizing the activity database, meetings and other tools


  • Create and edit budgets for grant agreements in Coordination of the Program Development Officer (PDO) and Field Officers (FO)


  • Review and adjust grant budgets in consultation with the procurement team


  • Ensure proper negotiation of the terms and conditions for Grants Under Contract (both cash and in-kind)


  • Review and analyse budget estimates (for cash or in-kind grants) for allocability, reasonableness and consistency


  • Ensure the proper preparation and execution of grant documents and grant disbursements consistent and compliant with United States Agency for International Development (USAID) and MSI requirements, procedures and best practices


  • Track any changes in the financial needs of an activity and modify budgets as necessary using the activity database


  • Complete excluded party verifications and Negotiation Memos


  • Maintain accurate and timely program and grant documentation in electronic, hard copy and back-up copies, and ensure that completed grants are closed in a timely manner according to deadlines


  • Support the M&E Specialist with Data Collection, as needed, and with contributions to the final evaluation reports


  • Review all grantee deliverables, with the support of the PDO, for the final approval by the Deputy Chief of Party-Operations (DCOP-O) for grant close out


  • Have constant and close communication with the Program Team in anticipation of contingencies


  • In coordination with the supervisor ensure that Grants has been managed in response to the Program needs


  • This position reports to Grants Manager but works closely and coordinates with the Program Team


Qualifications:

  • Bachelor's degree in accounting or related field required

  • A minimum of three years experience in grants or procurement roles on Development Projects

  • Specific experience with USAID and OTI project is highly desirable


  • Proven ability to maintain professional relationships with local counterparts, beneficiaries, contractors, suppliers, other international organizations, as well as local and national authorities


  • Task and detail-oriented, with the ability to work independently and within a team to meet deadlines


  • Excellent organizational skills and the ability to handle multiple priorities in a fast-paced environment


  • Flexibility and ability to adapt easily to change


  • Experience working in remote and complex areas


  • Excellent communication skills are required as well as proactive problem-solving skills independently and with teams, a strong service orientation, and concise communication and emotional intelligence


  • Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds


  • Fluency in English is an added advantage


Reasonable Accommodations:MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please emailMSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.comwith “Reasonable Accommodations” in the title. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

To apply: Please visit our website, www.msiworldwide.com

Especialista de Subvenciones, Programa Colombia Transforma, Caucasia, Colombia.

Perfil de la compañía:

MSI, una compañía de Tetra Tech, es una compañía de desarrollo internacional en el área metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 años ayudando a proporcionar resultados en todos los países en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluación (M&E), el desarrollo institucional, la gestión del sector público, la gobernabilidad y anti-corrupción. MSI ha implementado proyectos en 90 países, como Jordania, Kenia, Indonesia, Siria, Pakistán, Afganistán, Ucrania, Colombia, y México. Como una de las empresas líderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG, centros de investigación, fundaciones y universidades. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

El programa Colombia Transforma está dirigido a ayudar el gobierno colombiano instalar su propia flexible, y eficiente capacidad de respuesta rápida para victorias rápidas; iniciar la implementación de la paz en las geografías de seguridad nacional más importantes, y proporcionar asistencia técnica puntual y estratégica a los tres niveles de gobierno

**Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo

Resumen del Cargo:

La posición de Especialista de Subvenciones estará en la oficina regional de Caucasia en Bajo Cauca y es parte del equipo de Subvenciones del Programa Colombia Transforma. Bajo la supervisión de la Gerente de Donaciones, esta posición es responsable de la revisión preliminar de posibles entidades beneficiarias; elaboración, negociación y seguimiento a los presupuestos de las actividades; elaboración de convenios, memorandos de negociación y modificaciones; elaboración de contratos de consultores bajo convenios y mantener actualizados y completos los archivos de cada actividad. Hacer seguimiento a la recepción y verificación de productos/informes o servicios e hitos. Mantener una comunicación regular con los beneficiarios y llevar a cabo visitas de seguimiento a sus instalaciones, asegurando que se cumplan con las condiciones de los convenios. Realiza los cierres de las actividades, asegurando que cada archivo subvención está completo y también proporciona soporte de seguimiento y evaluación de manera continua bajo las regulaciones de USAID. Contrato laboral a término fijo inicialmente por un año.

Responsabilidades:

  • Servir como enlace con las comunidades y/o contrapartes de entidades gubernamentales, en el área de subvenciones, ayudar al Oficial de Desarrollo de Programa (PDO) con el desarrollo de proyectos y orientar la ejecución de los proyectos

  • Desarrollar y mantener relaciones amistosas, abiertas, y profesionales con las contrapartes locales, beneficiarias y otras organizaciones internacionales, así como las autoridades locales y nacionales

  • Participar en las reuniones semanales donde presenta informes semanales de ejecución de la subvención para el resto del equipo del programa

  • Revisar con el apoyo del PDO todas las entregas de los hitos/informes de los beneficiarios para la aprobación final por parte del Director del Programa

  • Elaborar y negociar los presupuestos de los convenios de donación en coordinación con el PDO y FO

  • Seguimiento de los cambios en las necesidades financieras de una actividad y modificar los presupuestos según sea necesario utilizando la base de datos de la actividad


  • Negociar los términos y condiciones para las subvenciones y la revisión y análisis de las estimaciones presupuestarias para subvenciones asignables, con razonabilidad y consistencia


  • Garantizar el pleno cumplimiento de las políticas, prácticas y procedimientos relacionados con todos los aspectos de las subvenciones discutidos en el Manual de Actividades. Incluyendo procedimientos específicos relativos a conceder el desarrollo, la concesión de subvenciones, conceder la implementación, monitoreo y evaluación conceder y realizar el cierre


  • Asegurar la preparación y ejecución de los documentos de subvención y los desembolsos de subvenciones consistentes y compatibles con USAID y los requisitos de MSI


  • Completar verificaciones de las listas y bases de datos requeridos por USAID antes de adjudicar convenios y contratos


  • Mantener la documentación de subvenciones en formato electrónico, en papel y las copias de respaldo, y asegurar que las donaciones completas y cerradas de manera oportuna de acuerdo con los plazos


  • Apoyar la Especialista de M&E con la recopilación de datos, y con contribuciones a los informes finales de evaluación


  • Revisar todos los entregables del concesionario, con el apoyo del PDO, para la aprobación final por parte del Deputy Chief of Party-Operations (DCOP-O) para el cierre de la subvención


  • Tener una comunicación constante y cercana con el Equipo del Programa en anticipación de contingencias


  • En coordinación con el supervisor, asegúrese de que las subvenciones se hayan gestionado en respuesta a las necesidades del programa


  • Esta posición informa al Gerente de Subvenciones, pero trabaja estrechamente y coordina con el Equipo del programa


Competencias

  • Contador o carreras relacionadas


  • Tres años de experiencia con donaciones o adquisiciones en proyectos de USAID y con OTI es altamente deseable


  • Conocimiento de donaciones y contratos bajo la regulación de USAID


  • Habilidad de mantener relaciones profesionales con las contrapartes locales, beneficiarios, contratistas, proveedores, otras organizaciones internacionales, así como las autoridades locales y nacionales


  • Habilidades de organización y alta capacidad de manejar múltiples prioridades en un entorno de ritmo rápido


  • Alta orientación al detalle y capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo


  • Habilidades de organización y alta capacidad de manejar múltiples prioridades en un entorno de ritmo rápido


  • Flexibilidad y alta capacidad de adaptación al cambio


  • Experiencia trabajando en áreas remotas y complejas


  • Excelentes habilidades de comunicación como destrezas y proactividad en solución de problemas en forma independiente y en equipo, orientación al servicio, comunicación asertiva e inteligencia emocional.


  • Habilidad para trabajar en equipo bajo presión


  • Dominio del Inglés es una ventaja


Reasonable Accommodations: MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please email MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com with “Reasonable Accommodations” in the title. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

Solamente se contactarán a los candidatos que hayan sido seleccionados para una entrevista. Por favor no llamar.

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