Job Description

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante. LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :
  1. Le patient d’abord

  2. Révolutionner la médecine humanitaire

  3. Responsabilité et liberté

  4. Améliorer la qualité de nos actions

  5. Faire confiance

  6. L’intelligence collective

SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 3 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 10 pays d’Afrique. En 2018 nous projetons de travailler dans 41 projets dont 10 projets de recherche axés sur la malnutrition, le virus Ebola et la fièvre de Lassa. L’ensemble de ces projets se feront en appui aux autorités sanitaires nationales à travers plus de 320 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 294 structures de santé). Alima intervient en réponse à des crises humanitaires et les patients sont au cœur de toutes nos actions. Nous travaillons en partenariat dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. L'ÉQUIPE ALIMA : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 4 millions de patients et déploie aujourd’hui ses opérations dans 11 pays d’Afrique. En 2018, nous avons développé 41 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques. NOS PAYS INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie. NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, Ouverture/Fermeture. LIEU DE MISSION : RDC Le/La Coordinateur(trice) Pharmacie Urgence Ebola est la personne référente sur l’ensemble des thématiques de préparation, de stock, d’organisation de l’ensemble de la gestion pharma au sein de la mission. Il/Elle est la personne référente dans toute la gestion de la pharmacie au niveau de projet, et rend compte au coordinateur médical. Résumé du poste Le/La Coordinateur(trice) Pharmacie Urgence Ebola est responsable de l’analyse des besoins en médicaments et matériel médical, et veille sur la qualité des produits utilisés et leur disponibilité sur terrain. Il/Elle est essentiellement focalisé(e) sur la mission Urgence Ebola mais peut prêter main forte à la mission régulière de la RDC en cas de sollicitation ou s’il/elle le juge nécessaire (en accord avec les 2 coordinateurs médicaux des 2 missions). Principales responsabilités Le/La Coordinateur(trice) pharmacie Urgence Ebola veille à la qualité et la bonne organisation de tous les stocks médicaux, à la bonne gestion du stock médical dans les différents projets, et en collaboration avec le coordinateur médical, à la bonne utilisation des médicaments et du matériel médical. C’est le bras droit du coordinateur médical concernant la pharmacie. Il/Elle collabore avec la Logistique pour tout le circuit d’approvisionnement et fait un compte rendu au Coordinateur Médical. Le/La Coordinateur(trice) pharmacie Urgence Ebola devra assurer la supervision du Département pharmacie afin d’optimiser/sécuriser la gestion des médicaments et des matériels médicaux pour l’ensemble de la mission. Ceci comprend les dimensions d’analyse des consommations des médicaments / anticipation des ruptures de stock/ établissement et suivi des commandes / Organisation des approvisionnements des différentes bases / Mise en place d’outils / Appui-contrôle / Formation / Reporting... ainsi que le suivi des unités de consommation en collaboration avec les médecins référents de chaque site et les pharmaciens des projets pour rationaliser les consommations. Tâches spécifiques 1. Gestion des médicaments et du matériel médical ● Analyse les données issues d’Isystock, et anticipe les besoins en fonction des activités. ● Vérifie la cohérence entre les consommations et les prescriptions pour une liste d’items clés à définir avec le coordinateur médical. ● Recueille les informations relatives aux effets indésirables des médicaments et du matériel médical et les transmet au coordinateur médical ● Collecte et analyse les données et indicateurs pharmaceutiques en vue des rapports (notamment donations, commandes, problèmes, ruptures, etc.). ● Élabore un rapport sur son activité selon la fréquence établie dans la mission, ainsi que des rapports des visites avec suivi des recommandations ● Participe aux discussions sur la conduite et la définition des objectifs des projets. ● Propose et met en place toute procédure utile à renforcer l’adhérence aux traitements et améliorer la qualité de la dispensation ● Assure la circulation de l’information concernant son domaine d’activité. ● Propose au COMED les médicaments proches de péremption pour la donation ou échange ● Est garant de la mise en place et la bonne utilisation (selon les standards ALIMA) des outils de gestion et suivi des pharmacies (feuille de suivi journalier, feuille de commandes etc ...). ● Analyse les consommations de médicaments des différents sites et fait des recommandations. ● Appuie et conseille les équipes projets dans la gestion des médicaments 2. Approvisionnement, stockage et commandes médicales 2.1. Approvisionnement ● Réception, traitement des commandes terrains pour validation par le COMED, puis les transmet au gestionnaire de stock pour expédition par l’équipe logistique. ● En collaboration avec le coordinateur médical et logistique, s’assure de l’existence et du bon fonctionnement d’un circuit d’approvisionnement des médicaments et du matériel médical (procédures etc.) ● S’assure du bon système d’approvisionnement des structures de consommation : suivi du circuit des commandes médicales sur toutes les étapes, des stocks jusqu’au niveau des consommateurs (unités de consommation) ● Communique régulièrement avec le département médical, logistique, RH et finances sur l’approvisionnement en médicaments. ● Fait le suivi des commandes internationales en collaboration avec la logistique appro ● Apporte du soutien au COMED dans le processus des commandes internationales ● Participe à l’identification des sources locales d’approvisionnement en médicaments et consommables 2.2. Gestion de stock ● Garantir / contrôler la bonne organisation et gestion des différentes pharmacies de la mission : supervision de la gestion de pharmacie centrale (inventaire, base de données, donations, prêts et emprunts...) ; supervision de la gestion des pharmacies des projets... ● Vérifier les conditions de stockage des médicaments selon les règles ALIMA (feuille de la T°, sécurité, rangement, aménagement d’espace, hygiène, produits dangereux, chaine de froid, stupéfiants, zone de quarantaine), et mettre en place un système de traçabilité des stupéfiants et psychotropes ● S’assurer de la mise en place des outils de gestion standard ALIMA dans les unités de consommation (fiche de stock, fiche de pointage journalier/hebdomadaire, fiches de commande...) et dans le stock central du projet (liste standard, fiche de stock, cahier de périmés, cahier des stupéfiants et narcotiques, ...) ● Analyse des inventaires des stocks (fiches de stock et fiches d’inventaires, conciliation stock physique et stock théorique, puis avec Isystock, anticipation des ruptures et suggestion de mesures à prendre au COMED, ...). Il/Elle participe aux inventaires physiques avant les commandes internationales ● Met en œuvre et vérifie des rapports des prêts/emprunts, donations, pré- et péremptions, PV de destruction des périmés/détériorés conformément aux procédures nationales 2.3. Commandes médicales ● Collabore avec le coordinateur médical pour consolider, planifier et suivre les commandes médicales (y compris la budgétisation avec les finances et la logistique) et prendre les mesures nécessaires lors de retards de livraison, risques de ruptures de stock, etc. ● S’assure de l’implication du référent laboratoire ainsi que l’intégration des articles de laboratoire dans le processus de commande ● S’assure des exigences et spécificité de chaque bailleur de fond dans l’expression des commandes de médicaments ● Se charge, si besoin, d’obtenir les autorisations d’importation auprès des autorités nationales. 3.Support technique ✧ Support technique aux équipes pharmacie des projets ● Assure le suivi mensuel des consommations des projets à travers Isystock (backup et feuille analyse mensuelle) ● Assure la supervision technique et formation continue des pharmaciens projets et pharmacien appro ● Met en place les outils nécessaires au bon fonctionnement des pharmacies ● Appui les médecins référents de chaque projet dans l’analyse des consommations des médicaments dans les projets ● Formation ou encadrement des pharmaciens projets sur l’utilisation des tous les outils de gestion de la pharmacie (Isystock, reporting isystock etc) et sur d’autres thématiques (transport et conservation de la chaîne de froid, indications-contre-indications-substitutions des médicaments, etc.) ● Participe au recrutement et à la réalisation des bilans individuels des pharmaciens sous sa supervision. 4.Rapport bailleur ● S’assure que les médicaments achetés cadrent avec les fonds alloués ● Participe à la rédaction des rapports bailleurs
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