Médecins du Monde

Coordinateur Logistique

Médecins du Monde

Job Description

Médecins du Monde, association médicale militante de solidarité internationale, s'engage depuis plus de 30 ans à soigner les populations les plus vulnérables ici et là-bas, à témoigner des entraves constatées quant à l’accès aux soins, à obtenir des améliorations durables des politiques de santé pour tous. Association indépendante, nous agissons au-delà du soin en dénonçant les atteintes à la dignité et aux droits humains et en nous battant pour améliorer la situation des populations précaires. En France comme à l’international dans plus de 35 pays, nos actions ont pour but de faciliter l’accès au système de santé en travaillant sur 5 thématiques prioritaires structurant nos combats et nos plaidoyers : urgences et crises, santé sexuelle et reproductive, réduction des risques, migrations, droits et santé et santé-environnement. MdM-F est actuellement présent dans la ville-province de Kinshasa à travers un programme de SSR pour les jeunes en mégalopole africaine. MdM est actif à Kinshasa au sein d’une coalition de plaidoyer sur les grossesses non désirées. En 2018 a été lancé à Kinshasa une stratégie de réduction des risques des IVG (accès à un avortement sécurisé), et une nouvelle intervention dans les écoles, en partenariat avec l’ONG locale Afia Mama, très active tant au niveau communautaire qu’au niveau plaidoyer. Depuis mai 2019, MdM est à nouveau présent dans la Province du Tanganyika, avec une sous Coordination à Kalémie pour coordonner les activités menées dans le cadre de la stratégie de réponse aux besoins de santé des populations affectées par les conflits inter-communautaires dans la ZS de Nyemba et assurer la qualité de la mise en œuvre. Cette intervention vise à appuyer 8 structures de santé et 1 centre de référence via la fourniture du paquet minimum d’activités (soins de santé primaire, prise en charge des cas de malnutrition sévère, SSR et VLG). Le projet inclue un volet communautaire. Cette réponse a été étoffé en 2020 avec une couverture plus large incluant une réponse aux crises (épidemies, mouvements populations, etc.) ayant un impact en termes d’accès aux soins de santé dans le Tanganyika. Depuis mars 2020, la RDC a notamment décrété l’état d’urgence sanitaire en raison du Covid-19 introduisant un paquet de mesures pour faire face à la pandémie. Face à cette situation, MdM a lancé une réponse dans la ville pour faire face à la pandémie, avec des activités qui visent à réduire la propagation de la pandémie au niveau des CS ou on est déjà présent. La stratégie d’intervention pour la période 2020-2022 prévoit de repositionner MdM en tant que partenaire de réponse aux urgences en santé en RDC : là où il y a une rupture de soins, MdM se fixe comme objectif d’apporter une réponse aux besoins primaires en matière de santé. DESCRIPTION DU POSTE : Sous la supervision de la Coordinatrice générale, vous avez pour mission de coordonner et de superviser les différents aspects logistiques de la mission, d’animer l’équipe Logistique et d’être en appui à la coordinatrice générale sur le suivi des procédures de sécurité au niveau de la mission. Vous êtes aussi en charge de réorganiser le service logistique pour répondre à l’évolution du nombre de projets et de bases, de redéfinir la stratégie logistique de la mission et de la mise en place des outils de management, de communication et de coordination du service. Vous travaillez en lien avec le/la référent(e) logistique basé(e) au siège. Vos principales responsabilités sont: Coordination • Mener les évaluations portant sur les aspects logistiques de la mission ainsi que sur les nouveaux sites d’intervention • Appuyer la préparation et le lancement des nouveaux projets au niveau logistique en lien étroit avec la coordinatrice générale et les coordinateurs médicaux (urgence et développement) • Travailler en lien avec l’équipe de coordination pour définir les objectifs du département logistique et assurer la planification des activités pour l’équipe logistique • Appuyer la coordinatrice générale sur la réorganisation de l’équipe logistique et la définition des fonctions et objectifs de chaque membre de l’équipe logistique • Appuyer l’équipe de coordination sur les sujets logistiques dans le cadre de la rédaction des proposals bailleurs • Travailler en lien étroit avec la coordinatrice générale et le Coordinateur administratif sur le suivi budgétaire des composantes logistiques de la mission • Assurer le bon usage et suivi des outils et moyens logistiques pour une capitalisation au niveau de la mission • Assurer la communication sur les aspects logistiques avec le référent logistique au siège et représenter MdM auprès des acteurs externes en charge de la logistique • Rédiger les rapports logistiques mensuels, contribuer à l’édition du sitrep mission et rédiger les rapports de visite lors des déplacements/appuis base Sécurité • Appuyer la coordinatrice générale sur l’analyse du contexte sécuritaire et la mise à jour du plan de sécurité (et de tout autre document en lien avec la sécurité) • Participer avec la coordinatrice générale aux veilles sécuritaires • Veiller à la compréhension et l’application des règles sécuritaires en place pour le staff international et national (programme, support y compris chauffeurs) • Effectuer des évaluations sécuritaires de sites sur Kinshasa, Kalémie et sur les autres zones d’intervention • S’assurer du suivi des mouvements des véhicules pour tout le staff en journée et pour les déplacements des expatriés dans la ville en soirée • Sur délégation éventuelle de la coordinatrice générale, effectuer les briefings sécurité pour tout nouveau staff et visiteur (national ou expatrié) • S’assurer de la sûreté et de la sécurité des bâtiments MdM (gardiens existants et formés, éclairage, malle hibernation, clés etc.) • S’assurer du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des équipements liés à la sécurité (télécom, véhicules…) • Participer régulièrement aux réunions log/sécu (cluster, etc.) • Rédiger et mettre à jour le roadbook • S’assurer que tous les membres de l’équipe (expatrié et national) soient formés à l’utilisation des radios VHF/HF, téléphones satellites Appui logistique aux programmes • Superviser les activités d’achats et l’approvisionnement logistique/médical des structures appuyées par MdM • Assurer le « reporting » des activités logistiques en rapport avec les questions de la logistique terrain (réhabilitation, construction, entretien et maintenance, transport, communication) • Appuyer techniquement les équipes logistiques programme sur les réhabilitations nécessaires dans les structures de santé soutenues à Kinshasa et dans le Tanganyika, ou dans d'autres zones (cahier des charges des besoins, réponses à apporter, suivi et évaluations des travaux) Gestion de la chaîne d’approvisionnement et des commandes • Planifier les achats de la mission et les livraisons (plan d’achat) • Appliquer et veiller au respect des procédures d’achat MdM (appel d’offre, contrat cadre, suivi achats ainsi que procédures d’urgence - dérogation) • Contrôler la constitution et l’archivage des dossiers d’achat complets • Travailler à l’obtention des autorisations d’importation incluant les médicaments • Anticiper, organiser et suivre les dédouanements des commandes envoyées depuis l’international et les acheminements depuis Kinshasa vers les bases • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des listes de fournisseurs, des listes de prix, etc. • Participer à d’éventuelles négociations avec le ministère du Plan et les autres agences gouvernementales (sur les questions douanières par exemple) • Appuyer les bases dans la gestion des locaux/bureaux/maisons/pharmacie • Organiser et assurer le suivi des commandes et des réparations régulières pour la base vie/bureau • Accompagner et renforcer les capacités techniques des staffs impliqués dans les achats • Faire de la veille de marché et analyser Gestion des Stocks / Entreposage • Superviser les inventaires mensuels du stock logistique • Mettre à jour les états du parc, les fiches d’identification et les envoyer mensuellement au siège • Appliquer et veiller au respect des procédures de gestion des stocks MdM (entreposage et inventaire) • Suivre la maintenance régulière et la bonne utilisation des différents équipements : matériel informatique, satellitaire, énergie, etc… • Accompagner et renforcer les capacités du magasinier Gestion des Véhicules • Coordonner l’entretien, le suivi, la réparation des véhicules et des générateurs • Appliquer et veiller au respect des procédures de gestion du parc motorisé de MdM • Envoyer mensuellement les suivis consommation carburant au siège • Gérer l’achat et la location des véhicules et des générateurs additionnels si besoin Coordination d’équipe • Garantir un appui et un suivi technique de qualité (déplacements fréquents à Kalémie et sur les autres bases éventuelles à venir) • Recruter, superviser et former les chauffeurs aux règles de conduite MdM • Renforcer les capacités des équipes logistiques en matière de réponse rapide et de pré positionnement de MdM en RDC ainsi que sur les procédures à appliquer en cas de réponse d’urgence • Participer à la gestion des ressources humaines du service logistique Travail en réseau MdM en RDC • Renforcement des capacités de réponse rapide communes aux staffs logistiques dans le réseau MdM en RDC, et de pré positionnement des missions MdM en RDC : stock de contingence, pool RH, chaine de froid, etc. • Contribuer, avec la coordinatrice générale de MdM France, dans l’élaboration du plan de sécurité commun pour toutes les deux/trois missions MdM en RDC • Travailler avec le coordinateur logistique de MdM Belgique sur la mutualisation des procédures d’importation de médicaments • Coopérer avec les coordinateurs logistiques des autres équipes MdM en RDC pour avancer dans la mutualisation des moyens logistiques : guest house commune à Kinshasa par exemple, etc. CONDITIONS D'EMPLOI : Statut : Salarié Contrat : Fixed-term contract Durée : environ 5 mois Poste à pourvoir dès que possible Salaire brut mensuel de 2 845 euros Poste basé à Kinshasa avec des déplacements à prévoir dans le pays et notamment à Kalémie Équivalent 13ème mois versé en 2 fois – à partir de 6 mois d’ancienneté de travail effectif Prime d’expatriation de 10% du salaire brut par mois Prise en charge du transport (domicile – mission), des visas, des vaccins Hébergement en maison collective 22.5 RTT / an 5 semaines de congés payés / an Mutuelle (participation à 60% de MdM et 40% du salarié) Assurance (rapatriement…) Accord de télétravail ponctuel à raison de 40 jours par an et à partir de 6 mois d’ancienneté En cette période d’épidémie de Covid-19, nous mettons tout en œuvre pour appliquer les protocoles sanitaires et gestes barrières afin de garantir la sécurité de nos équipes. Médecins du Monde favorise la formation et la mobilité interne de ses acteurs Départ seul PROFIL RECHERCHE : Expérience indispensable et solide en gestion et coordination logistique des projets humanitaires Expérience en coordination d’équipe (expat+nat) et coordination en remote (Tanganyika) Expérience indispensable dans la gestion de la sécurité dans un contexte sécuritaire volatile Expérience en coordination de missions à plusieurs sites Capacité à travailler à un rythme soutenu et dans le respect des échéances imposées Rigueur et autonomie Capacité à gérer les priorités et à travailler sur des dossiers de manière concomitante Bon relationnel, savoir communiquer et travailler en équipe (interculturelles et multidisciplinaires), avec des multiples interlocuteurs Bonne connaissance des procédures d’achat des bailleurs humanitaires Capacités d’organisation et de management d’équipe Etat d’esprit prompt à trouver des solutions Très bonne connaissance d’Excel et Word, Power point Langues : Français courant (écrit, parlé) obligatoire et Anglais souhaité Engagé, vous adhérez aux valeurs de MdM et êtes motivé par son modèle associatif. AUCUNE CANDIDATURE NE SERA TRAITÉE PAR TÉLÉPHONE Médecins du Monde se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite de dépôt des candidatures. MdM s’engage pour l’insertion des personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations.
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