Inter-American Development Bank (IDB)

Consultoria Em Gestão Da Informação

Inter-American Development Bank (IDB)

Job Description

 

Contexto:
Fundada em 1959, o Banco Interamericano de Desenvolvimento ("BID" ou "Banco") é a principal fonte de financiamento para o desenvolvimento econômico, social e institucional na América Latina e no Caribe. Ele fornece empréstimos, doações, garantias, assessoria política e assistência técnica para os setores público e privado de seus países mutuários.
Nos últimos anos a Representação do BID no Brasil vem aumentando a sua carteira de operações. Como consequência disso, nota-se também um aumento em termos de equipe, recursos e atividades. Para atender as demandas de clientes internos e externos com qualidade e eficiência, o Setor de Operações de CBR está em constante busca de profissionais para reestruturar sua equipe e prover serviços de qualidade.
A equipe: No âmbito das funções desempenhadas por Operações e Administração, a Representação no Brasil conta com um volume considerável de informações físicas e eletrônicas que devem ser gerenciadas; e que requer uma classificação e armazenamento corretos, bem como uma constante capacitação dos usuários; portanto, é necessário contratar um profissional para gerenciar as informações internas e externas da Representação.
O que você fará: Realizar a gestão do arquivo da Representação do BID no Brasil, primando pela correta classificação e organização dos documentos e informações. Atender aos colaboradores do Banco prestando auxílio em sistemas ou na concessão de documentos físicos, eletrônicos e pastas arquivadas. A interação com o pessoal da Representação e com a equipe da Seção de Administração de Arquivos do Banco em Washington, D.C; será intensa, bem como com a equipe das unidades executoras e contrapartes do Banco no país.
Descrição e alcance das atividades que esta posição requer:

Gestão de Arquivos

• Gerenciar e manter os arquivos atualizados seguindo as políticas e procedimentos estabelecidos em relação à criação, classificação, proteção, manutenção e recuperação de informações.
• Processar registros não classificados no ezShare.
• Apoiar o fluxo de entrada de correspondência, sua distribuição e saída.
• Implementar o novo sistema de Gestão de Arquivos eletrônicos e físicos, incluindo a classificação de arquivos pendentes e a migração de documentos classificados.
• Melhorar a funcionalidade dos sistemeas do Banco em colaboração com ITE.
• Identificar, selecionar e preparar arquivos qualificados para destruição de acordo com os procedimentos estabelecidos pela Seção de Gerenciamento de Registros do Banco.
• Apoiar o gerenciamento das informações relacionadas aos processos operativos e corporativos propondo soluções e respostas eficientes, observando as políticas e procedimentos estabelecidos internamente e propondo alterações.
• Determinar a necessidade de apoio e espaço adequados para o bom funcionamento dos arquivos.
• Outras atividades que forem atribuídas pela Administração do Escritório e que estão relacionadas à área de sua competência.

Capacitação e Serviços ao Usuário Interno e Externos

• Cuidar da experiência dos usuários internos e externos quanto ao uso de sistemas, processos e ferramentas de gestão da informação.
• Apoiar e treinar usuários na utilização de sistemas de gerenciamento da documentação.
• Entender as demandas dos clientes internos e externos com utilização de metodologias e abordagens modernas.
• Orientar os mutuários e órgãos executores na organização e manutenção da documentação relativa aos projetos, bem como promover a troca de correspondência por meio eletrônico, de acordo com os padrões estabelecidos.
• Atender a consultas de usuários externos, incluindo a preparação de informações para usuários externos sobre os projetos e atividades do Banco.
• Preparar e enviar o relatório mensal de usuários externos que solicitam informações.

O que você precisará:
Cidadania: Cidadão do Brasil ou um cidadão de um dos nossos 48 países membros com residência ou permissão legal para trabalhar no Brasil.
Consanguinidade: Você não tem membros da família (até quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade, inclusive cônjuge) trabalhando no Grupo do BID.
Educação: Bacharelado em Arquivologia, Gestão de Arquivos, Ciência da Informação, Biblioteconomia, Design ou áreas afins.
Experiência: Mínimo cinco anos de experiência em Gestão de Arquivos, ou a combinação equivalente entre experiencia e formação acadêmica. Desejável experiência em melhoria de processos; conhecimento em User Experience (UX), User Interface (UI), Data Analytics.
Línguas: Espanhol, nível avançado e fluência no inglês (preferível, mas não essencial).
Competências gerais e técnicas:
• Conhecimento e experiencia na gestão de conceitos, princípios e práticas de gestão de arquivos e informação tanto eletrônica como física.
• Experiência no uso de sistemas de arquivos eletrônicos, incluindo gestão de mudanças e implementação de novos processos.
• Habilidade para planejar, organizar, executar e informar sobre as tarefas para alcançar metas e resultados nos tempos estabelecidos.
• Capacidade de adaptação a múltiplas demandas, mudanças de prioridades e novas responsabilidades.
• Habilidade para comunicar-se de forma efetiva, fazer apresentações e capacitar a grupos de usuários.
• Domínio de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), conhecimento de SharePoint e Office 365 é preferível. Aptidão para rápida aprendizagem de sistemas de informática
Resumo da oportunidade:

• Tipo de contrato e modalidade: Contrato de Consultoria (CNS)
• Duração do contrato: 12 meses (podendo ser renovado por mais 24 meses a critério do BID)
• Localização: Representação do BID no Brasil
• Pessoa responsável: Chefe de Operações do BID no Brasil
• Requisitos: Deve ser cidadã/ão de um dos 48 países membros do BID e não ter familiares que trabalhem atualmente no Grupo BID.

Nossa cultura: Nosso pessoal está comprometido e apaixonado por melhorar vidas na América Latina e Caribe, e eles conseguem fazer o que mais gostam num ambiente de trabalho diverso, colaborativo e desafiante. Somos a primeira instituição de desenvolvimento da América Latina e do Caribe a receber a certificação EDGE, reconhecendo nosso forte compromisso com a igualdade de gênero. Como funcionário, você pode fazer parte de grupos de recursos internos que conectam nossa comunidade em torno de interesses comuns.
Alentamos a que mulheres, afrodescendentes, pessoas de origens indígenas e pessoas com deficiência se inscrevam.
Sobre nós: No BID, estamos comprometidos em melhorar vidas. Desde 1959, somos uma das principais fontes de financiamento de longo prazo para o desenvolvimento econômico, social e institucional na América Latina e no Caribe. Nós fazemos mais do que emprestar embora. Fazemos parceria com nossos 48 países para fornecer à América Latina e ao Caribe pesquisas de ponta sobre questões de desenvolvimento relevantes, orientação de políticas para informar suas decisões e assistência técnica para melhorar o planejamento e a execução de projetos. Para isso, precisamos de pessoas que não apenas tenham as habilidades certas, mas também sejam apaixonadas por melhorar vidas.
Nossa equipe de Recursos Humanos analisa cuidadosamente todas as aplicações.

Due to the current Covid-19 pandemic and its implications for our Region, the IDB Group is reviewing its hiring needs and re-prioritizing its areas of talent acquisition. We encourage candidates to continue to apply to the active postings, yet current job openings may be subject to further decisions in terms of timing of the processes, or other actions, in accordance with business needs. Final hiring decisions may also be conditioned to the candidate’s ability to timely relocate to the post of duty at the moment of starting service.”

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