UN Women

Consultoria Asistencia Técnica Para La Mejora Y Registro Del Archivo De La Oficina Pais

UN Women

Job Description

  1. ANTECEDENTES. ONU Mujeres, basándose en la visión de la igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de las mujeres; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y la seguridad. A partir del 2013, la oficina de ONU Mujeres en Bolivia se constituye en una oficina país con el objetivo de fortalecer presencia para responder de manera adecuada a los retos que el país presenta en el empoderamiento de las mujeres y en el avance de sus derechos. La oficina de ONU Mujeres invertirá esfuerzos técnicos y financieros para incorporar los derechos de las mujeres en el marco normativo que se está proponiendo en Bolivia y apoyar en la implementación de la normativa vigente a favor de las mujeres. Así también pretende fortalecer sus capacidades de articulación en el Estado y la sociedad civil y su presencia pública para abrir espacios de análisis y diálogo para la defensa de los derechos de las mujeres. ONU Mujeres trabaja en tres mandatos: i) Normativo, brindando asistencia técnica y apoyo en la aplicación de marcos legales y políticas a los 4 Órganos del Estado (ejecutivo, legislativo, judicial y electoral), gobiernos departamentales y gobiernos municipales; ii) Programático, enmarcado en los proyectos y programas de la oficina país en las áreas estratégicas de Gobernabilidad y Participación Política, Empoderamiento Económico y Violencia contra las Mujeres; y iii) Coordinación y alianzas estratégicas, cooperando al desarrollo de capacidades de los actores gubernamentales, de la sociedad civil, el sector privado, la academia y del Sistema de las Naciones Unidas como garantes de los derechos de las mujeres. En apoyo a lo anteriormente expuesto, se identifica la necesidad de organizar y registrar la documentación generada por la Oficina País en el archivo físico y digital. En apoyo a lo anteriormente expuesto, se identifica la necesidad de organizar y registrar la documentación generada por la Oficina País en el archivo físico y digital desde 2014 hasta la fecha. La documentación deberá ser organizada en estricto cumplimiento con la Política y el Procedimiento de Archivo de la organización. La misma se encuentra detallada como Anexo 1 y Anexo 2 en el siguiente link: http://www.oportunidades.onu.org.bo/roster/Convocatorias/ctl/SubMod/mid/416/UDMod/BidShow/BidId/3394 2. OBJETIVO En apoyo a lo anteriormente expuesto, se identifica la necesidad de crear un sistema de registro que organice y registre la documentación generada por la Oficina País en archivo físico y digital.
Duties and Responsibilities
3.ACTIVIDADES PRINCIPALES Bajo la orientación general de la Oficina País de ONU Mujeres el Consultor o consultora tendrá la responsabilidad de desarrollar las siguientes actividades:
  • Actualizar y sistematizar el archivo de la documentación de la Oficina País de ONU Mujeres;

  • Codificar y recodificar documentos y generar links de acceso a su registro en plataforma teams;

  • Levantamiento de un registro y archivo de documentos de entrada y de salida de la Oficina País;

  • Crear categorías adicionales de archivo de acuerdo a la demanda especificada de las áreas de Representación, Operaciones y Programas en coordinación con las personas responsables de áreas;

  • Diseñar una herramienta metodológica para la actualización del archivo con recomendaciones para la asignación de responsables y funciones;

  • Cualquier otra actividad solicitada de parte de la Oficina País de ONU Mujeres.

4. PRODUCTOS ESPERADOS PRODUCTO N° DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO PLAZO*
  1. Plan de trabajo y herramientas

1 documento Word que exponga el plan de trabajo, incluyendo la metodología a utilizar, el índice y un cronograma, acordado con la Oficina País (formato Word editable). Hasta 5 días 2.Documentos de informe y herramienta metodológica para el registro 1 documento que contenga el primer borrador del documento de árbol de archivo (formato Word editable). El documento elaborado debe incluir:
  1. Registro, sistematización y codificación de todas las publicaciones físicas y electrónicas generadas por la oficina país de ONU Mujeres

  2. Links a las publicaciones y documentos electrónicos, si están disponibles.

  3. Elaboración de un árbol de archivos para los documentos físicos y un árbol de archivos para documentos digitales en la que coincida la codificación para que los archivos sean ubicables.

Hasta 45 días 1 documento que incluya la herramienta metodológica para la actualización del archivo con recomendaciones para la asignación de responsables y funciones 3.Documento de Archivo y otros documentos finales 1 documento final que incluya la última versión revisada por la Oficina País del documento de registro de archivo que incluya las versiones finales de:
  1. Documento Excel de Registro, sistematización y codificación de todas las publicaciones físicas y electrónicas generadas por la oficina país de ONU Mujeres

  2. Documento Excel de Links a las publicaciones y documentos electrónicos, si están disponibles.

  3. Elaboración de un árbol de archivos para los documentos físicos y un árbol de archivos para documentos digitales (Word editable)

1 documento final validado que incluya la herramienta metodológica para la actualización del archivo con recomendaciones para la asignación de responsables y funciones
  1. Presentación en Power Point

Hasta 60 días. *El plazo se refiere a días Calendario El costo total incluye honorarios, viajes, viáticos y costos directos e indirectos o cualquier otra obligación inherente al propio consultor, pagaderos previa aprobación y visto bueno de ONU Mujeres Bolivia. En caso de existir comentarios y/u observaciones el/la consultor/a completará su informe en el lapso de una semana y volverá a remitir el mismo para su aprobación final. La oferta económica deberá efectuarse en bolivianos. El precio ofertado deberá incluir todos los costos relacionados a la presente consultoría, incluyendo los costos de los viajes al interior del país (pasajes y gastos de estadía) para el cumplimiento de las actividades de la consultoría. El pago de los impuestos derivados por sus ganancias por la prestación de los servicios y el pago al Fondo de Pensiones es de total responsabilidad del proponente adjudicado de acuerdo a la normativa establecida según corresponda. El SNU en Bolivia no es un órgano de información y tampoco de retención. 5. DURACIÓN DE LA CONSULTORIA La consultoría tendrá una duración de sesenta días (60) calendarios computables a partir de la firma del contrato. 6. FORMA DE PAGO De acuerdo a los productos requeridos, se cancelará un monto que se realizará en 3 pagos de acuerdo a la siguiente tabla: 1.- Plan de trabajo y herramientas 10% Hasta 5 días 2.- Documentos de informe y herramienta metodológica para el registro 40% Hasta 45 días 3.- Documento de Archivo y otros documentos finales 50% Hasta 60 días *Los días se refieren a días calendario Nota. - La remuneración para este tipo de contrato es todo-incluido, la organización no asumirá otros costos o beneficios. Por lo tanto, es responsabilidad del consultor/a contar con seguro médico por el periodo del contrato y se recomienda que incluya cobertura médica para enfermedades relacionadas a Covid-19. La cobertura médica deberá ser internacional en los casos que el contrato requiera misiones o asignación en internacional. De ser seleccionado/a para esta vacante, se requerirá presentar prueba de cobertura médica dentro de los dos primeros meses de contrato 7. ASPECTOS LOGÍSTICOS. La persona que trabaje bajo el presente contrato desarrollará prevalentemente sus productos en la ciudad de La Paz. En caso de requerirse viajes al interior del país para el cumplimiento de las actividades de la consultoría, ONU MUJERES no cubrirá los costos de pasajes y gastos de estadía (DSA).
Competencies
8. PROPIEDAD DE LOS PRODUCTOS OBTENIDOS El derecho al equipamiento y los suministros que pudieran ser proporcionados por ONU Mujeres al consultor/a para el desempeño de cualquier obligación en virtud del presente contrato deberá permanecer con ONU Mujeres y dicho equipamiento deberá devolverse a ONU Mujeres al finalizar el presente contrato o cuando ya no sea necesario para la persona consultora. Dicho equipamiento, al momento de devolverlo a ONU Mujeres, deberá estar en las mismas condiciones que cuando fue entregado al consultor/a, sujeto al deterioro normal. La persona consultora será responsable de compensar a ONU Mujeres por el equipo dañado o estropeado independientemente del deterioro normal del mismo. ONU Mujeres tendrá derecho a toda propiedad intelectual y otros derechos de propiedad incluyendo pero no limitándose a ello: patentes, derecho de autor y marcas registradas, con relación a productos, procesos, inventos, ideas, conocimientos técnicos, documentos y otros materiales que la persona consultora haya preparado o recolectado en consecuencia o durante la ejecución de la presente consultoría, y la persona consultora reconoce y acuerda que dichos productos, documentos y otros materiales constituyen trabajos llevados a cabo en virtud de la contratación de ONU Mujeres. Sin embargo, en caso de que dicha propiedad intelectual u otros derechos de propiedad consistan en cualquier propiedad intelectual o derecho de propiedad de la persona consultora/contratista: i) que existían previamente al desempeño de la persona consultora de sus obligaciones en virtud del presente contrato, o ii) que la persona consultora/ contratista pudiera desarrollar o adquirir, o pudiera haber desarrollado o adquirido, independientemente del desempeño de sus obligaciones en virtud del presente contrato, ONU Mujeres no reclamará ni deberá reclamar interés de propiedad alguna sobre la misma, y la persona consultora/ contratista concederá a ONU Mujeres una licencia perpetua para utilizar dicha propiedad intelectual u otro derecho de propiedad únicamente para el propósito y para los requisitos del presente contrato. A solicitud de ONU Mujeres, la persona consultora/contratista deberá seguir todos los pasos necesarios, legalizar todos los documentos necesarios y generalmente deberá garantizar los derechos de propiedad y transferirlos a ONU Mujeres, de acuerdo con los requisitos de la ley aplicable y del presente contrato. Sujeto a las disposiciones que anteceden, todo mapa, dibujo, fotografía, mosaico, plano, informe, cálculo, recomendación, documento y todo información compilada o recibida por la persona consultora en virtud del presente contrato será de propiedad de ONU Mujeres y deberá encontrase a disposición de ONU Mujeres para su uso o inspección en momentos y lugares razonables y deberá ser considerada como confidencial y entregada únicamente a personal autorizados de ONU Mujeres al concluir los trabajos previstos en virtud del presente contrato. 9. SUPERVISIÓN La supervisión y coordinación de la consultoría estará a cargo la Especialista en Gestión de Programas de ONU Mujeres Bolivia. 10. COMPETENCIAS Valoresde la organización y principios rectores Integridad:
  • Demostrar la consistencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, de acuerdo con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.

Profesionalismo:
  • Demostrar competencia profesional y experiencia en el conocimiento de sus áreas sustantivas de trabajo.

Sensibilidad cultural y diversidad de valores:
  • Demostrar reconocimiento de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal;

  • Demuestra perspectiva internacional, aprecio por la diferencia en valores y aprendizaje de la diversidad cultural.

Competencias de la Organización: Ética y valores:
  • Demostrar y salvaguardad la ética e integridad.

Conocimiento organizacional:
  • Asumir el auto desarrollo y toma de iniciativas.

Trabajo en equipo:
  • Demostrar habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.

Comunica y comparte información:
  • Facilitar y fomentar una comunicación abierta y esforzarse por tener una comunicación eficaz.

Autogestión e inteligencia emocional:
  • Mantenerse tranquilo y positivo aún en momentos difíciles, manejar situaciones tensas con diplomacia y tacto, y tener un comportamiento consistente hacia los demás.

Manejo de conflictos:
  • Asumir los conflictos y abordarlos proactivamente reconociendo las diferentes sensibilidades y puntos de vista y dirigiendo la energía hacia soluciones aceptables de mutuo acuerdo.

Aprendizaje continuo y conocimiento compartido:
  • Fomentar el aprendizaje y compartir el conocimiento.

Toma de decisión adecuada y transparente: Demostrar la toma de decisión con conocimiento y transparencia
Required Skills and Experience
11. REQUISITOS DE CONTRATACIÓN 11.1 FORMACIÓN
  • Se requiere un título universitario en ciencias sociales, económicas, jurídicas o afines;

  • Estudios de especialización en archivología, biblioteconomía y/o documentación

11.2 EXPERIENCIA GENERAL. - Experiencia laboral general mínima de 5 años a contar desde la expedición del título en provisión nacional. 11.3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA
  • Experiencia en la elaboración de archivos, registros de documentación y o similares (al menos 3 experiencias a contar desde la expedición del título en provisión nacional.

  • Conocimientos informáticos y capacidad para utilizar eficazmente las computadoras, incluidos conocimientos avanzados de Excel y/o conocimientos de plataformas digitales (Teams )

  • Receptividad y accesibilidad para recoger sugerencias y aportes.

  • Compromiso, responsabilidad, respeto por la diversidad, integridad y profesionalidad.

12. CONTRIBUCIONES PREVIAS DE LA CONSULTORÍA La/el consultor/a debe presentar una propuesta técnica sobre el desarrollo de la consultoría que contenga al menos:
  1. Marco conceptual y alcance de su propuesta técnica, descripción de las actividades propuestas (Se evaluará la claridad conceptual en cuanto a los objetivos de trabajo y los resultados esperados) (máximo 1 hoja)

  2. Metodología de trabajo a desarrollar (para garantizar el cumplimiento del objetivo general y los objetivos específicos) y detalle de actividades. Diseño metodológico del mecanismo de sistematización y organización de la documentación (máximo 1 hoja)

  3. Cronograma por actividades

  4. Se medirá también el “valor agregado” de la oferta en general (tiempos de entrega, eficiencia, capacidad de trabajo en coordinación con ONU Mujeres y otros socios)

En caso necesario, se podrá convocar a una entrevista sobre los aspectos técnicos de la propuesta. La propuesta económica deberá ser detallada en base a los productos a ser entregados en la presente convocatoria. Y una propuesta económica en la cual se detalle el valor de la totalidad de servicios de consultoría en Bolivianos, detallando los costos por honorarios; gastos de viajes, viáticos, transporte (no aplica) y otros (si aplica). En la parte final de estas propuestas asegurarse que cuente con la siguiente información: Nombre: [indicar nombre completo de la persona que firma la propuesta] Firma: Fecha: [Indicar fecha de firma de la propuesta] Favor considerar que tanto la propuesta técnica como la propuesta económica deben contener la firma del proponente, en caso de que las propuestas no estén firmadas no serán consideradas. La/el consultor/a debe presentar una propuesta técnica sobre el desarrollo de la consultoría. Esta propuesta incluirá los contenidos de su participación específica, metodología a ser aplicada y las orientaciones para lograr el objetivo y los resultados. Además, definirá los materiales y apoyos logísticos de ser requeridos. La propuesta será presentada al supervisor/a y se ajustará según las observaciones y contribuciones recibidas. 13. ADJUDICACIÓN Se seleccionará al oferente que obtenga la mayor puntuación, considerando los siguientes coeficientes para determinar el puntaje combinado, técnico-económico: Calificación de CV = 40% Propuesta técnica = 30% Propuesta económica = 30% Total = 100 % 14. REQUISITOS PARA PARTICIPAR Los/as interesados/as) deben realizar su aplicación a más tardar el 29 de noviembre de 2020. La aplicación consiste en dos pasos: Primer paso: Aplicación en línea, a través del sistema (UNDP Jobs) se debe subir (EN UN SOLO DOCUMENTO PDF) i) formulario P-11 completo en español y firmado; ii) copia de cédula de identidad; y, iii) copia/s escaneada del diploma/s que evidencie el cumplimiento del criterio de Formación Académica, todo en UN SOLO DOCUMENTO. Es importante tener en cuenta que el sistema no permite subir más de un documento, por lo tanto, insistimos en asegurarse de cargar debidamente este formulario. En caso de no estar firmado este formulario, o no constar en el sistema, la aplicación no será considerada. La falta del mismo será considerada un incumplimiento por parte del participante. El formulario P-11 puede ser encontrado en el siguiente link: http://www.unwomen.org/en/about-us/employment Segundo paso: enviar en archivos separados la propuesta técnica y la propuesta económica ( en dos archivos) , debidamente firmados, al correo electrónico: adquisiciones.bol@unwomen.org, haciendo referencia al presente proceso de selección. En caso de no estar firmados alguno de estos dos documentos, la aplicación no será considerada. Es importante tener en cuenta que el sistema no permite subir más de un documento, por lo tanto, los archivos conteniendo las propuestas técnica y económica deben enviarse al correo electrónico ya mencionado. ONU MUJERES contactará únicamente a la persona seleccionada. NOTAS IMPORTANTES. · Al momento de aplicar se deberá cargar un (1) solo archivo en formato PDF. Se adjunta una guía para que usted pueda realizar este paso.??https://www.wikihow.com/Merge-PDF-Files.? · ONU Mujeres no asume responsabilidad y solo describe una de las tantas formas de comprimir los documentos relativos a la aplicación. Usted podrá utilizar la que considere prudente. · Las aplicaciones recibidas incompletas o fuera de la fecha de cierre no serán consideradas. · Solo aquellas candidaturas que clasifiquen en la lista corta serán contactadas para entrevista (si aplica). · Los/as consultores/as que tengan vínculo laboral con instituciones públicas sólo podrán ser contratados si presentan prueba de permiso laboral (licencia) sin vencimiento y una carta de no objeción a la realización de la consultoría, emitida por la institución empleadora. En caso de que el vínculo de los/las candidatos/as sea con una institución de investigación, centro académico o universidad, basta presentación de carta de no objeción emitida por la institución empleadora. · Los/as consultores/as seleccionados deberán tener cobertura médica y presentar prueba de su cobertura en los dos meses siguientes a la firma de su contrato. · En caso de que la consultoría requiera viajar, se deberá, confirmar cobertura médica, vacunas requeridas según el destino y seguro deviaje. ONU Mujeres está comprometida con la diversidad en el mundo del trabajo en términos de género, raza, etnia, nacionalidad y cultura. Mujeres y demás personas pertenecientes a grupos de afrodescendientes, indígenas, LGBTTI, con discapacidad, que viven con el VIH y otras minorías son incentivadas a presentarse.
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