International Labour Organization (ILO)

Chef/fe De L'unité (Unité Des Services De Gouvernance Et De Gestion Des Projets)

International Labour Organization (ILO)

Job Description

Grade: P5 No. du poste: RAPS/1/2020/INFOTEC/02 Date de publication: 18 juin 2020 Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 20 juillet 2020 Job ID: 3796 Département: INFOTEC Unité: PGMS Lieu d'affectation: Genève Type de contrat: Durée déterminée Peuvent participer:
  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.

  • Les candidats/tes externes.

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. . Les candidatures des fonctionnaires qui ont atteint leur âge de retraite tel que défini dans l'article 11.3 du Statut du personnel au plus tard le 31 décembre 2017, ou qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération. Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapés. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org. L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs). Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: https://jobs.ilo.org/content/non--and-under-represented-member-States-FR/?locale=fr_FR Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure. Introduction Le poste est à pourvoir à l’Unité des services de gouvernance et de gestion des projets (PGMS) du Département de la gestion de l'information et des technologies (INFOTEC). Ce département fournit une infrastructure, des technologies, des applications et des services informatiques modernes, sécurisés et fiables pour permettre à l'OIT d’utiliser efficacement les technologies dans le cadre de son mandat. L'unité PGMS fournit une large gamme de services d’appui: elle assure une fonction de Coordination centralisée des projets pour évaluer systématiquement le bien-fondé des initiatives de projet, en examinant les points forts, les risques, les coûts, les avantages et le coût total de propriété; elle offre une capacité de gestion pour divers projets informatiques ayant une incidence à l’échelle du département ou à un niveau plus global; elle exerce aussi des fonctions de l’Unité d'appui à la gestion (MSU), notamment la planification et la budgétisation des ressources du département, l’exécution de toutes les activités opérationnelles ayant une incidence sur le plan des finances et des programmes, leur suivi et l’établissement de rapports les concernant, les opérations centralisées d’achat, de facturation et de rapprochement comptable concernant le matériel informatique, les logiciels, et les contrats d’entretien à l’échelle du Bureau, et gère les prévisions et les dépenses liées aux frais fixes récurrents. Enfin, l'unité dirige également des projets informatiques complexes et transversaux pour le Bureau. Le/la titulaire du poste dirige l'unité PGMS au sein d'INFOTEC et relève du Directeur d'INFOTEC. Tâches spécifiques
  1. Diriger et gérer l'unité PGMS et son personnel en assurant le développement et l’exécution efficaces du plan de travail, conformément aux résultats et aux cibles applicables qui sont énoncés dans la stratégie du Bureau en matière de technologies de l'information.

  2. Donner des avis d'ordre stratégique et tactique à la direction et élaborer pour l'ensemble du Bureau des politiques et des procédures concernant la planification et l'exécution des programmes et projets. Promouvoir les recommandations du PMO et convaincre les responsables de programme de les suivre sur la base des besoins spécifiques et lorsque celles-ci exigent de mobiliser des ressources importantes et de remanier largement les procédures établies.

  3. Gérer le portefeuille des projets informatiques de l’OIT. Évaluer la faisabilité du projet ou du programme (en examinant les analyses de cas et du rapport coût-avantage, la justification de son intérêt et les ressources disponibles) et formuler des recommandations complètes à l'intention de la direction en se fondant sur les priorités stratégiques du Bureau. Contrôler les progrès accomplis vers la réalisation des objectifs organisationnels et procéder à des ajustements si nécessaires. Déterminer, classer et limiter les risques éventuels.

  4. Diriger l'exécution de projets sensibles faisant intervenir plusieurs départements au siège et sur le terrain afin de respecter les délais et les exigences d'efficacité, notamment au regard des coûts, et d'atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels du Bureau.

  5. Diriger les examens internes des processus opérationnels, définir les améliorations à apporter aux processus, procédures et outils pour les activités interfonctionnelles d'INFOTEC.

  6. Coordonner la préparation par le département des estimations de coûts pour le programme et budget, les investissements institutionnels et le modèle de facturation des services informatiques pour l'ensemble du Bureau. Examiner, contrôler et vérifier les affectations de tous les fonds du département et leur utilisation conformément aux règlements et règles du BIT. Coordonner les examens trimestriels des dépenses et les allocations de fonds non utilisés. Organiser et superviser la clôture biennale du département, le rapprochement et la présentation de rapports sur les éléments pertinents à FINANCES.

  7. Fournir des conseils financiers, superviser et soutenir les processus à l’échelle du Bureau menés par INFOTEC, tels que l'achat centralisé de matériel informatique et de téléphones portables officiels, et rédiger les directives et procédures nécessaires. Coordonner le renouvellement en temps utile des dérogations et des contrats de licences de logiciels à l'échelle de l'entreprise et leur attribution aux utilisateurs.

  8. En tant que membre de l'équipe de gestion d'INFOTEC, représenter l'unité au sein des comités directeurs et des organes de gouvernance et de contrôle dans le domaine des technologies de l'information.

  9. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir: Tâches génériques
  1. Jouer un rôle directeur au sein de l’unité de travail et faire preuve de clairvoyance.

  2. Se charger de l’élaboration et de l’évaluation des programmes. Fixer les priorités et les objectifs de l’unité de travail et organiser les ressources de façon à atteindre ces objectifs.

  3. Formuler des propositions de Budget et de Programme, et appliquer les décisions qui influent sur la rentabilité de la gestion du département, du programme ou du secteur. Mettre au point une série de critères permettant de mesurer l’efficacité du programme. Superviser les services administratifs pour un département ou secteur important.

  4. Collaborer avec l’équipe de gestion en qualité de membre stratégique et préparer les documents théoriques, stratégiques et politiques. Imaginer, concevoir et mettre au point une série de services, d’instruments et autres activités de soutien connexes. Planifier, organiser et superviser la préparation et la production de documents administratifs et techniques et/ou des principales publications.

  5. Fournir des conseils de nature politique sur un large éventail de sujets comme les accords de coopération qui impliquent des activités entre programmes, département ou secteurs, les questions financières ou de personnel et les contrôles de qualité. Identifier, analyser et documenter les expériences acquises à l’issue de la prestation de services, de la mise en œuvre de la coopération technique et autres activités de développement.

  6. Planifier et coordonner les activités entreprises en collaboration avec d’autres organisations et/ou organismes.

  7. Évaluer les besoins, créer et entreprendre des activités conjointement aux bureaux hors siège et aux mandants. Évaluer les activités entreprises avec les bureaux extérieurs et tirer les conclusions pertinentes. Coordonner les activités de coopération technique pour un département ou secteur important.

  8. Représenter l’unité de travail et le bureau dans les réunions internes et externes pour ce qui concerne les questions de politique.

  9. Gérer et coordonner d’importantes réunions ou des manifestations spéciales.

Qualifications requises Formation Diplôme universitaire supérieur en gestion, gestion d'entreprise, Administration, ingénierie, informatique ou dans une discipline connexe. Certificat valide de praticien dans le domaine de la gestion de projets (par exemple PMP, Prince2, etc.). Expérience Au moins dix ans d'expérience à un poste à responsabilité croissante dans les domaines de la gestion de projets, de la gestion du changement ou de la gestion budgétaire, dont au moins sept au niveau international. Expérience confirmée de la gestion de projets transversaux à grande échelle dans un environnement matriciel. Expérience approfondie de la gestion de budgets importants et du travail avec un progiciel de gestion intégrée. Langues Parfaite maîtrise d’une langue officielle de l’Organisation (anglais, français, espagnol) et connaissance pratique d’une seconde langue officielle. Compétences En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert: Compétences techniques Excellente connaissance de l’éventail de sujets techniques abordés par l’unité de travail ou le programme. Grande faculté d'analyse et aptitude à résoudre des problèmes. Excellente connaissance des méthodologies et des meilleures pratiques de gestion de projet, y compris la planification, l'estimation, la gestion des risques et des problèmes, l'établissement de rapports et les mécanismes d’information de la hiérarchie. Aptitude à superviser et à gérer des projets multidépartementaux associant des unités du siège et des bureaux extérieurs. Solide connaissance de la gestion de multiples demandes urgentes à court terme, de la négociation des ressources et des priorités avec les parties prenantes du projet. Solides connaissances et expérience en matière d'initiatives de gestion du changement, de méthodes de réingénierie des processus opérationnels et de gestion financière. Aptitude à identifier les tendances, à tirer des conclusions et à démontrer à la direction les avantages de l'introduction de nouvelles politiques et procédures. Aptitude à évaluer les demandes de ressources potentiellement concurrentes et à aider le directeur à identifier les moyens appropriés d'allouer les ressources. Excellentes compétences en matière de communication et de présentation. Aptitude à la négociation. Compétences informatiques. Excellentes compétences en matière d'encadrement, de formation et de conseil. Aptitude à fournir des conseils faisant autorité. Aptitude à représenter l'organisation et à présenter des positions et des documents dans des réunions et des comités. Aptitude à préparer des rapports de haute qualité et techniquement solides, à réviser et à rédiger des documents de politique générale pour le Conseil d'administration. Excellente connaissance du Règlement financier et des Règles de gestion financière. Connaissance approfondie des politiques, des procédures administratives et des pratiques du Bureau. Aptitude à formuler des directives et des politiques. Excellente aptitude à élaborer, mettre en œuvre, assurer le suivi et évaluer des programmes. Aptitude confirmée à conseiller et à orienter le personnel en matière de politiques, procédures et pratiques. Excellente faculté d’encadrement, d’organisation et de gestion. Aptitude avérée à diriger l'exécution et à motiver le personnel au sein et en dehors de sa propre unité. Aptitude démontrée à concevoir, mettre en œuvre, évaluer et coordonner les activités de l’unité de travail, du programme ou du projet et à rechercher les fonds nécessaires. Compétences comportementales Tact et persuasion dans les relations interpersonnelles. Excellent sens du service et de la relation au client. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre. Conditions d'emploi
  • Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.

  • Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.

  • Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.

  • Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.

Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter: https://jobs.ilo.org/content/International-FR/?locale=fr_FR. Information importante Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org Processus de recrutement Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT, ILO Jobs, à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/?locale=fr_FR. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne. L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection. En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens. Alerte à la fraude Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.
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