Danish Refugee Council (DRC)

Chargé Des Contrats & Subventions

Danish Refugee Council (DRC)

Job Description

 

Danish Refugee Council, organisation de premier plan dans le secteur humanitaire est actuellement à la recherche d’un.e candidat.e hautement qualifié.e pour son/sa chargé des contrats et subventions au Burkina Faso

A propos du poste :

Le/La chargé.e des contrats et subventions devra s’assurer que la mission soit conforme aux directives nationales et régionales en matière de gestion des subventions. Au sein de l’équipe de Coordination, vous serez en charge de coordonner les étapes clés du cycle de vie des projets ainsi que de d’appuyer nos différents partenaires locaux. 

Les responsabilités et attendus principaux pour ce poste sont :

Rapportage et gestion de subvention

  • Assurer la mise à jour et le suivi contractuel (administratif, reporting et décaissements) de chaque subvention dans le système ERP Dynamics ;

  • Mettre à jour le tableau de suivi des subventions avant partage avec la coordination étendue (E-SMT) et assurer la tenue du calendrier des rapports aux bailleurs et des demandes de décaissement, en lien avec les départements finance et programme ;

  • Apporter un appui à l’équipe pour assurer la conformité opérationnelle des notes conceptuelles, rapports et tout au long de la mise en œuvre des projets, avec les directives internes et spécifiques aux bailleurs ;

  • Aider le bureau pays à préparer, faciliter et assurer le suivi des réunions de suivi budgétaires (BFU) ainsi qu'à rédiger, finaliser et partager un ensemble minimum de documents requis pour les réunions bailleurs.

Suivi des partenaires

  • S’assurer que l’ensemble de la documentation liée aux partenariats soit conforme, à jour, regroupée et accessible

  • Réaliser et coordonner les évaluations partenaires quand nécessaire à l’aide des outils internes.

  • Assurer un suivi dans le rapportage des partenaires ainsi qu’une compilation des différents rapports pour les échéances externes.

Communication et coordination interne

  • Réaliser les comptes-rendus de réunions de coup d’envoi (kick-off) et de fermeture (close-out) des différentes subventions

  • Partager les différentes échéances de rapportage a l’ensemble de l’équipe de coordination étendue (ESMT) et toute autre partie prenante interne concernée

  • Effectuer l’archivage des dossiers physiques relatifs à la gestion des subventions (contrat, demande de financement, rapports, échanges etc…)

Audit Externe

  • Avec l’appui du département audit, assurer et coordonner la préparation des audits externes en étroite collaboration avec les départements supports et programmes

  • Organiser les réunions de lancement et de clôture de chaque audit

  • Avec l’ensemble des partie prenantes concernées, organiser une réunion de restitution en interne avec le suivi des recommandations des audits externes.

A propos de vous :

Pour être la/ le candidat.e choisi.e pour ce poste, il vous faut démontrer une bonne connaissance des règles et procédures bailleurs mais aussi une très bonne aptitude à communiquer. Enfin il faut également une très bonne capacité rédactionnelle, organisationnelle et d’initiative tout en étant capable de travailler sous pression.    

En quelques points :

Obligatoire :

  • Avoir une expérience professionnelle prouvée d’au moins 2 ans en Gestion de subventions

  • Avoir une expérience dans la gestion financière de projets humanitaires et leur rapportage financier

  • Avoir une bonne connaissance des règles, règlements et procédures bailleurs (OFDA, ECHO, EUROPAID, bailleurs UN)

Souhaité :

  • Connaissance de l’anglais est un plus

  • Expérience de travail avec un système ERP

À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles de la DRC à savoir :

Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.

Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres tout en encourageant les commentaires.

Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.

Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.

Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

Nous offrons :

Durée de contrat : 12 mois (avec possibilité de renouvellement)

Classification du poste : H

Désignation du lieu d’affectation : familial, poste non accompagné

Date de prise de poste souhaitée : 1er Avril

Processus de candidature

Tous. Toutes les candidat.e.s intéressé.e.s doivent télécharger 1 exemplaire de leur CV (3 pages maximum) et une lettre de motivation en français. 

Date limite pour envoyer votre candidature : 08 mars 2020

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