World Food Programme (WFP)

Business Support Assistant (Bureau Du PAM)

World Food Programme (WFP)

Job Description

Intitulé du poste: Business Support Assistant LTSH (Invoicing) Grade: SC4 Type de contrat: Contrat de Service Durée d'emploi:  Six (6) mois avec possibilité de renouvellement Unité: Logistique Nombre de poste: un (1) Lieu d’affectation : Bangui Date d’ouverture : 27 décembre 2019 Date de clôture : 10 janvier 2020 Contexte : Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations Unies en Centrafrique souhaite recruter pour le bureau de Bangui, un assistant Logistique (Funds Management ) qui travaillera respectivement sous la supervision directe du Logistic officer Funds management et du chef d'unité Logistique. Responsabilités
  1. Initier puis soumettre la demande de création des vendor number au Master Data ;

  2. Créer des  « Purchase Order »  dans le système WINGSII;

  3. Préparer des fiches de demandes de paiement (Logistics Payment Request et Down Payment Request);

  4. Recevoir et enregistrer des factures de transport et de tous les services requis par l’Unité Logistique ; conformément aux normes et standards du PAM

  5. Vérifier les factures de transport terrestre pour s’assurer de l’exactitude des tarifs de transports, et contrôler les pièces justificatives accompagnant les factures ;

  6. Vérifier et traiter les factures de transport à l’aide de l’outil informatique ITS (Invoice Tracking System) ;

  7. Saisir les Services Entry Sheet dans le système WINGSII ;

  8. Soumettre tous les documents de release au Superviseur ;

  9. Assurer la transmission et suivi de toutes les factures à l’Unité en charge des Finances ;

  10. Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi de demande de paiement ;

  11. Reproduire puis transmettre les copies des ordres de virement aux fournisseurs ;

  12. Photocopier et classer des dossiers relatifs au LTSH (invoicing) ;

  13. Contacter en permanence les prestataires de services logistiques pour la soumission des factures ou pièces justificatives nécessaires ;

  14. Gérer les fournitures de bureau ;

  15. Identifier et analyser les Open Items (POs) de façon périodique puis les clôturer si nécessaire ;

  16. Participer aux inventaires physiques des magasins ;

  17. Faire le suivi et la distribution de courrier aux personnes concernées.

  18. Assister le superviseur dans la préparation des révisions de la matrice LTSH (invoicing) et si nécessaire dans les analyses de la situation financière du LTSH(invoicing) et de la SO.

  19.  Réaliser toutes autres tâches confiées par les superviseurs hiérarchique.

Mission
  • Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.

  • Être une force pour un changement positif : Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur

  • Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.

  • Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe
  • Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.

  • Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.

  • Développer et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.

  • Créer un esprit « Je veux » / « Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance
  • Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues

  • Se concentrer sur l'obtention de résultats : Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité

  • Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements

  • Être décisif : Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat
  • Connecter et partager entre les unités du PAM : Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.

  • Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs

  • Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.

  • Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires : Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES: Expérience de deux ans dans le domaine de la logistique et de la chaine d'approsionnement avec une expérience soutenue en analyse financière (suivi et interprétation budgétaire); Expérience acquise au sein d'une agence UN ou des ONGI serait un atout. Expérience dans la gestion des contrats de service avec les tiers. EDUCATION : Etre détenteur d’un diplôme de fin d’étude secondaire, un diplôme postuniversitaire dans le domaine de la gestion, de la logistique, de la chaine d'approvisionnement ou autre domaine connexe serait un atout. LANGUE Savoir parler et écrire en Français. La connaissance de l’anglais serait un atout. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et du professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires. La sélection du personnel est faite sur une base compétitive, et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes. LE PAM NE SOLLICITE NI HONORAIRE, NI TOUT AUTRES FORMES DE PAIEMENT DE LA PART DES CANDIDATS
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