Job Description

Sous la direction générale du Représentant Résident Adjoint (Opérations) et la supervision directe du Spécialiste aux Finances, l’Associé(e) aux finances assure l’exécution effective des opérations financières du Bureau conformément aux procédures et l’utilisation transparente des ressources du Bureau. L’Associé(e) aux finances travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et des projets du bureau de terrain, le siège du PNUD et d’autres agences des NU en vue de résoudre les problèmes divers liés aux opérations financières et échange d’informations. Duties and Responsibilities 1) Participer à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et financières visant à obtenir les résultats suivants
  • Les processus et rapports financiers et suivi des audits sont conformes aux règles et procédures du PNUD et appliquent les recommandations des audits ; mise en œuvre d’un contrôle interne efficace, d’un système de gestion des ressources financières.

  • Contribuer au développement des processus du bureau de pays et à l’élaboration des procédures opérationnelles standard dans le domaine des finances en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.

  • Mettre à disposition des inputs pour la mise en œuvre des stratégies de réduction des coûts en collaboration avec l’équipe de direction.

  • Préparer les agréments de partage des coûts et de fonds thématiques, suivre les contributions dans le cadre de la mobilisation des ressources du Bureau.

2) Assurer la gestion des budgets administratifs et du système optimal de recouvrement de coûts visant à atteindre les résultats suivants :
  • Préparer et réviser les budgets de fonctionnement du PNUD, faire le suivi de l’allocation budgétaire (ASL) de fonctionnement avec le Siège.

  • Présenter les informations recherchées de planification sur l’état des ressources financières du bureau.

  • Envoyer les budgets des projets au Contrôle d’Engagement (KK) si autorisé par l’équipe de gestion (peut être fait exclusivement sur la base des documents de projet signés).

  • Préparer dans les délais les recouvrements de coûts dans Atlas pour les services rendus par le PNUD, mettre en œuvre un système de traçabilité des revenus et de suivi de recouvrement des coûts.

3) Donner un appui dans la gestion administrative et financière de l’Unité des Finances en vue d’atteindre les résultats ci-après :
  • Assurer le contrôle interne des documents de support pour les paiements, rapports financiers des projets assurés. Préparer tous types de vouchers, Pay Cycle et l’exécution des paiements.

  • Assurer une réception adéquate des biens et services et établir les accroissements.

  • Etablir un système de contrôle interne des dépenses pour s’assurer que les vouchers émis correspondent et sont finalisés ; les transactions sont correctement reportées et postées dans Atlas, les salaires sont payés et postés ; les réclamations de voyages, MPOs et autres indemnités sont finalisés.

  • Assurer la clôture des comptes dans les délais.

  • Assurer que les actions correctives des vouchers non postés y compris les vouchers avec budget insuffisant ou inexistant, vouchers non approuvés, et les vouchers avec exception, sont menées à temps. Répondre à temps aux requêtes du Siège pour résoudre les problèmes financiers.

  • Préparer les rapports financiers.

  • Maintenir les « Accounts Receivables (AR)» pour les projets du PNUD et suivre les contributions avec les partenaires, la création des dépôts dans Atlas et leur application aux AR pending Item.

  • Assurer le suivi des remboursements de la TVA, le paiement du GLOC par le Gouvernement.

4) Assurer la gestion des comptes du bureau visant les résultats suivants :
  • Epauler l’Analyste financier(e) dans le suivi des relevés bancaires du compte local du bureau afin de s’assurer de l’existence des fonds suffisants pour effectuer les paiements. Identifier et reporter les reçus pour l’application des contributions reçues.

  • Epauler l’Analyste Financier dans la revue journalière des relevés bancaires dans Atlas et la gestion du niveau de l’Imprest ; Identifier et reporter les contributions.

  • Préparer le rapport du taux de change mensuel adressé à la Trésorerie.

  • Préparation adéquate et à temps des réconciliations bancaires.

  • Epauler l’Analyste financier dans la préparation du renflouement mensuel du compte du Bureau. Collaborer avec les autres Agences du SNU pour obtenir leur estimation de dépenses mensuelle.

  • Initier les transferts bancaires et les deals dans Atlas.

5) Participer au Renforcement des capacités de l’unité par le partage des connaissances avec pour objectif de :
  • Organiser la formation du personnel des opérations/projets sur les finances.

  • Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques dans le domaine des finances.

  • Contribuer de manière soutenue aux réseaux d’informations et connaissances.

Impact des Résultats : Les résultats clés ont un impact direct sur l’ensemble de l’exécution des opérations financières et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du bureau. L’analyse pertinente et la présentation des informations financières renforcent la crédibilité du PNUD dans l’utilisation des ressources du bureau et permet d’assurer des processus financiers adéquats dans le bureau. Competencies Compétences et critères de sélection Description des compétences au niveau requis (Pour des descriptions plus complètes, veuillez consulter l’inventaire des compétences). Dans cette section, toutes les compétences de base ainsi que les compétences techniques/fonctionnelles les plus pertinentes auront besoin avec le niveau approprié. Une liste détaillée des compétences peut être consultée par le lien suivant :https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx Core Innovation Capacité de faire fonctionner des idées nouvelles et utiles Niveau 3 : Adapte les livrables aux besoins du client Leadership Capacité de persuader les autres de suivre Niveau 3 : Recherche activement et reconnaît les contributions des autres Gestion des personnes Capacité d’améliorer les performances et la satisfaction Niveau 3 : Implique l’équipe de manière appropriée à différentes étapes du travail et des prises de décisions Communication Capacité d’écouter, d’adapter, de persuader et de transformer Niveau 3 : Articule les informations et les opinions en faisant preuve de raisonnement adapté et d’une appréciation de la complexité et la diversité Exécution Capacité à faire avancer les choses tout en faisant preuve d’un bon jugement Niveau 3 : Assume la responsabilité pour faire face à des situations critiques et offrir une valeur essentielle. Autres compétences Professionnalisme : Compréhension des principaux processus et méthodes de travail en rapport avec le poste. Connaissance de base des procédures et politiques organisationnelles relatives au poste et les appliquer de manière consistante au travail (Connaissance spécialisée et variée relative à la gestion des ressources financières, y compris la formulation des budgets, le suivi de « Accounts Receivables et Accounts Payabales », le rapportage. Identification de nouvelles et meilleures approches aux processus de travail et les incorporer dans son travail. S’efforcer de maintenir à jour ses connaissances à travers l’auto-formation et d’autres moyens d’apprentissage. Démonstration d’une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans l’accomplissement de ses tâches. Communication : parler et écrire clairement et efficacement ; écouter les autres, interpréter correctement les messages des autres et répondre de manière appropriée ; poser des questions pour clarifier et manifester son intérêt à avoir une communication bidirectionnelle ; adapter la langue, le ton, le style et le format en fonction du public ; faire preuve d'ouverture d'esprit dans le partage d'informations et tenir les gens informés. Travail d'équipe : travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs organisationnels; solliciter des contributions en valorisant véritablement les idées et l'expertise des autres; être prêt à apprendre des autres; placer l'agenda de l'équipe avant l'agenda personnel; soutenir et agir conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position; partager le mérite des réalisations de l'équipe et accepter la responsabilité conjointe des lacunes de l'équipe. Planification et organisation : élaborer des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifier les activités et affectations prioritaires ; ajuster les priorités au besoin ; allouer le temps et les ressources nécessaires pour terminer les travaux ; prévoir les risques et tenir compte des imprévus lors de la planification ; surveiller et ajuster les plans et les actions au besoin ; utiliser le temps efficacement. Responsabilité : prendre en charge toutes les responsabilités et honorer les engagements ; fournir des produits dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionner dans le respect des règles et procédures de l'organisation ; soutenir les subordonnés, assurer la surveillance et assumer la responsabilité des affectations déléguées ; assumer personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l'unité de travail. Créativité : chercher activement à améliorer les programmes ou services ; offrir des options nouvelles et différentes pour résoudre des problèmes ou répondre aux besoins des clients ; encourager et persuader les autres d'envisager de nouvelles idées ; prendre des risques calculés sur des idées nouvelles et inhabituelles ; penser « hors des sentiers battus »; s'intéresser aux nouvelles idées et aux nouvelles façons de faire; n'être pas lié par la pensée actuelle ou les approches traditionnelles. Orientation client : considérer tous ceux à qui les services sont fournis comme des «clients» et chercher à voir les choses du point de vue des clients; établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; identifier les besoins des clients et les associer aux solutions appropriées; surveiller les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes; tenir les clients informés de l'avancement ou des échecs des projets; respecter le calendrier de livraison des produits ou services aux clients. Engagement envers l'apprentissage continu : se tenir au courant des nouveaux développements dans sa propre profession ; chercher activement à se développer professionnellement et personnellement ; contribuer à l'apprentissage des collègues et des subordonnés ; montrer sa volonté d'apprendre des autres ; chercher des commentaires pour apprendre et s'améliorer. Ouverture à la technologie : se tenir au courant de la technologie disponible ; comprendre l'applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau ; chercher activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; montrer sa volonté d'apprendre de nouvelles technologies. Required Skills and Experience Education :
  • Fin d’études secondaires certifiées par un diplôme en comptabilité, finance ou gestion (Minimum Baccalauréat). Un diplôme universitaire en Gestion, Comptabilité, Finance est souhaité, mais pas exigé.

  • Test en Finance et Comptabilité du PNUD exigé (AFT). Tous les candidats retenus à la présélection seront soumis au test.

Experience :
  • 6 ans d’expérience en gestion financière ou comptable. Connaissance des systèmes comptables au niveau national ou international.

  • Une expérience de 4 ans est requise pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire (minimum BTS).

  • Une bonne expérience dans l’utilisation de l’informatique et des logiciels (MS Word, Excel, etc.) et une bonne connaissance des tableurs et bases de données, expérience dans l’utilisation d’un système automatisé ou intégré de gestion de type ERP.

Langues :
  • Maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais

Disclaimer Important applicant information All posts in the GS categories are subject to local recruitment. Applicant information about UNDP rosters Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements. Workforce diversity UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence. Scam warning The united nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
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