Job Description

Sous la direction générale du Représentant Résident Adjoint (Opérations) et la supervision directe de l’Analyste aux Achats, l’Associé(e) aux Achats assure l’exécution de services et procédures transparents et efficaces dans le domaine des achats dans le Bureau Pays (CO). L’Associé(e) aux Achats développe une approche axée sur la clientèle, la qualité et les résultats au sein de l’Unité. Le/la titulaire travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des Projets du Bureau et avec le personnel du Siège du PNUD pour résoudre les questions complexes liées aux achats et l’échange d’informations. Duties and Responsibilities 1) Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles axées sur la réalisation des résultats suivants :
  • Le plein respect des activités d’approvisionnements par rapport aux règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies et du PNUD ; mise en œuvre d’un contrôle interne efficace.

  • Appui à l’élaboration de la cartographie des processus d’acquisition et du contenu des procédures d’exploitation standard internes (SOP) dans l’approvisionnement en consultation avec le superviseur direct et le Management du bureau.

2) Organise des processus d’approvisionnement pour les projets du CO, NIM / DIM et à la demande d’autres organismes axés sur la réalisation des résultats suivants :
  • Préparation des plans d’approvisionnement du bureau et des projets et suivi de leur mise en œuvre.

  • Appui dans la mise en place du processus d’acquisition incluant la préparation des documents tels que RFQs, ITBs ou RFPs, réception de quotations, des offres ou propositions, leur évaluation préliminaire, négociation de certaines conditions de contrat conformément aux règles et procédures du PNUD.

  • Appui dans la gestion complète des consultants nationaux et internationaux (IC).

  • Préparation des ordres d’achat et des contrats dans et en dehors d’Atlas, préparation des ordres d’achat récurrents pour la passation de marchés de services. L’Associé/e aux Achats a le profil d’Acheteur dans Atlas.

  • Préparation des mémoires présentés au Comité des marchés, des actifs et des marchés publics (PAC) et au Comité consultatif sur les marchés publics (ACP).

  • Mise en œuvre du système de contrôle interne qui garantit que les ordres d’achat sont dûment préparés et expédiés. Mesures correctives opportunes sur les Bons de commande avec des erreurs de vérification budgétaire et d’autres problèmes.

  • Présentation des rapports sur l’approvisionnement dans le CO.

  • Préparation des projets de loi sur le recouvrement des coûts dans l’Atlas pour les services d’approvisionnement fournis par le PNUD à d’autres organismes.

  • Mise en œuvre de processus d’approvisionnement conjoints pour les Agences des Nations Unies conformément à la réforme de l’ONU.

3) Assure la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement axée sur la réalisation du résultat suivant :
  • Élaboration et mise à jour des rosters de fournisseurs, mise en œuvre de la sélection et de l’évaluation des fournisseurs.

  • Appui à la préparation des contrats de longue durée (Long Term Agreement).

4) Assure un appui dans la gestion et le contrôle adéquat des biens du bureau en mettant l’accent sur les résultats suivants :
  • Appui à la gestion du processus de gestion des biens et équipements du bureau pays en mettant à disposition tous les documents d’acquisition.

  • Appui à l’acquisition des fournitures de bureau.

5) Assure la facilitation de l’acquisition des connaissances et du partage des connaissances au co en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :
  • Organisation de formations pour le personnel des opérations et des projets sur l’approvisionnement.

  • Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière d’approvisionnement.

  • Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Impact des résultats : Les résultats clés ont un impact sur l’exécution de l’ensemble des services du Bureau Pays dans le domaine des Achats et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. Une analyse et une présentation pointues des informations en matière d’achat ainsi que des processus dûment organisés pour les achats assurent la satisfaction du client et l’exécution des programmes et projets du PNUD dans les délais. Competencies Description des compétences au niveau requis (Pour des descriptions plus complètes, veuillez consulter l’inventaire des compétences) Dans cette section, toutes les compétences de base ainsi que les compétences techniques/fonctionnelles les plus pertinentes auront besoin avec le niveau approprié. Une liste détaillée des compétences peut être consultée par le lien suivant :https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx Core : Innovation Capacité de faire fonctionner des idées nouvelles et utiles Niveau 3 : Adapte les livrables aux besoins du client Leadership Capacité de persuader les autres de suivre Niveau 3 : Recherche activement et reconnaît les contributions des autres Gestion des personnes Capacité d’améliorer les performances et la satisfaction Niveau 3 : Implique l’équipe de manière appropriée à différentes étapes du travail et des prises de décisions Communication Capacité d’écouter, d’adapter, de persuader et de transformer Niveau 3 : Articule les informations et les opinions en faisant preuve de raisonnement adapté et d’une appréciation de la complexité et la diversité Exécution Capacité à faire avancer les choses tout en faisant preuve d’un bon jugement Niveau 3 : Assume la responsabilité pour faire face à des situations critiques et offrir une valeur essentielle. Autres compétences : Professionnalisme : Connaissances fondamentales des processus, des méthodes et des procédures. Compréhension des principaux processus et méthodes de travail relatifs au poste. Connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et application de façon cohérente dans les tâches professionnelles. Connaissances au travail à jour grâce à l’étude autodirigé et à d’autres moyens d’apprentissage. Bonne connaissance des technologies de l’information et l’applique dans les tâches. Communication : parler et écrire clairement et efficacement ; écouter les autres, interpréter correctement les messages des autres et répondre de manière appropriée ; poser des questions pour clarifier et manifester son intérêt à avoir une communication bidirectionnelle ; adapter la langue, le ton, le style et le format en fonction du public ; faire preuve d'ouverture d'esprit dans le partage d'informations et tenir les gens informés. Travail d'équipe : travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs organisationnels; solliciter des contributions en valorisant véritablement les idées et l'expertise des autres; être prêt à apprendre des autres; placer l'agenda de l'équipe avant l'agenda personnel; soutenir et agir conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position; partager le mérite des réalisations de l'équipe et accepter la responsabilité conjointe des lacunes de l'équipe. Planification et organisation : élaborer des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifier les activités et affectations prioritaires ; ajuster les priorités au besoin ; allouer le temps et les ressources nécessaires pour terminer les travaux ; prévoir les risques et tenir compte des imprévus lors de la planification ; surveiller et ajuster les plans et les actions au besoin ; utiliser le temps efficacement. Responsabilité : prendre en charge toutes les responsabilités et honorer les engagements ; fournir des produits dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionner dans le respect des règles et procédures de l'organisation ; soutenir les subordonnés, assurer la surveillance et assumer la responsabilité des affectations déléguées ; assumer personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l'unité de travail. Créativité : chercher activement à améliorer les programmes ou services ; offrir des options nouvelles et différentes pour résoudre des problèmes ou répondre aux besoins des clients ; encourager et persuader les autres d'envisager de nouvelles idées ; prendre des risques calculés sur des idées nouvelles et inhabituelles ; penser « hors des sentiers battus »; s'intéresser aux nouvelles idées et aux nouvelles façons de faire; n'être pas lié par la pensée actuelle ou les approches traditionnelles. Required Skills and Experience Education :
  • Enseignement secondaire avec une formation spécialisée en approvisionnement. Un diplôme universitaire en commerce ou en Administration publique serait souhaitable, mais ce n’est pas une exigence.

  • Les candidats/tes titulaires de la Certification CIPS de niveau 2 minimum auront un avantage certain.

Experience :
  • 6 ans d’expérience au niveau national ou international dans le domaine des achats.

  • Une expérience de 4 ans est requise pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire (minimum BTS).

  • Une bonne expérience dans l’utilisation de l’informatique et des logiciels (MS Word, Excel, etc.) et une bonne connaissance des tableurs et bases de données, expérience dans l’utilisation d’un système automatisé ou intégré de gestion de type ERP.

Langues :
  • Maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais

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