FHI 360

Assistente Administrativo(a) /Recepcionista

FHI 360

Job Description

1 Assistente Administrativo(a) /Recepcionista (Nampula) Responsabilidades Chave: Proporcionar serviços primários de recepção e apoiar a organização em tarefas específicas do departamento da administração.
  • Atender e fazer chamadas telefónicas internas e externas;

  • Receber e encaminhar os visitantes;

  • Fazer os registos de entrada e saída de correspondência;

  • Preparar as requisições de compras;

  • Fazer a recepção de materiais e emitir as GNR (Goods Receipt Notes), de acordo com as regras e procedimentos da Organização;

  • Gerir a saída, entrega e armazenamento de material e em coordenação com o Oficial de Procurement, fazendo o registo de entrada e saída;

  • Apoiar nas reservas de viagens, acomodação e outros planos de viagem;

  • Coordenar as reuniões do escritório e fora dele e a respectiva logística;

  • Apoiar a equipa na rotina do escritório: fotocópias, impressão de documentos, encadernações, envio de correspondência, entre muitas outras tarefas;

  • Elaborar as Actas das reuniões dos trabalhadores e proceder à distribuição das mesmas;

  • Serve como pessoa de contacto para aspectos logísticos e administrativos do escritório;

  • Apoiar o oficial de administração na reconciliação mensal de combustível, junto aos motoristas;

  • Realizar outras tarefas que lhe forem atribuídas.

Conhecimentos e habilidades:
  • Boa dicção e aparência;

  • Elevado nível de organização;

  • Capacidade de lidar de forma agradável e eficaz com o público, tanto pessoalmente como por telefone;

  • Capacidade de desempenhar múltiplas tarefas de forma eficiente;

  • Capacidade de trabalho sob pressão, se necessário;

  • Disponibilidade para aprender e capacidade de executar as responsabilidades com zelo e dedicação, com o mínimo supervisão;

  • Alto nível de responsabilidade e integridade.

Qualificações necessárias e experiência: Nível Universitário ou pelo menos Frequência de Nível Universitário, com comprovada experiência de trabalho em posição similar. No  caso de nível médio, no mínimo o candidato deve deter de um Certificado em Administração de Escritórios ou pelo menos 3 anos de experiência na área; Experiência comprovada em procedimentos administrativos, padrões e equipamentos do escritório; Domínio do Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook; Fluência em português falado e escrito e bons conhecimentos da Língua Inglesa. Experiência em Organizações internacionais, poderá ser um factor preferencial. Os candidatos interessados deverão enviar uma carta de candidatura, especificando a vaga, bem como o respectivo CV, até o dia 28 de Junho 2020. O envio deve ser feito somente para o site www.fhi360.org/careers. Todas as candidaturas a vagas na FHI360 são gratuitas. Não se cobra qualquer valor pelo processo de Recrutamento & Selecção na FHI360. Informamos que só os candidatos seleccionados serão contactados. This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time. FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.
Apply Now