Job Description

Post Number : PAX 332 Grade : G-6 Parent Sector : Priority Africa and External Relations Sector (PAX) Duty Station: Paris Job Family: General Administrative Support Type of contract : Fixed Term Duration of contract : 2 years Recruitment open to : Internal and external candidates Application Deadline (Midnight Paris Time) : 20-JUL-2020 UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism Long Description (Seuls les candidats ayant le droit de travailler en France peuvent présenter leur candidature à ce poste). OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST Sous l’autorité du Sous-Directeur général pour la Priorité Afrique et les Relations extérieures et la supervision directe du Chef du Protocole, des privilèges et des immunités diplomatiques, le/la titulaire du poste est chargé/e de :
  • Contribuer à l’exécution des tâches relatives au protocole et au cérémonial au Siège de l’UNESCO et dans les Etats membres, si nécessaire ;

  • Organiser minutieusement la logistique pour les cérémonies et les réceptions qui se déroulent au Siège de l’Organisation, notamment à l’occasion des visites des Chefs d’Etats, de gouvernements, membres du gouvernement, Chefs des organisations régionales et internationales ainsi que d’autres personnalités, en coopération avec les services protocolaires des Etats membres, et le Secrétariat de l’UNESCO;

  • Collecter les informations utiles à l’occasion des réceptions officielles (liste des membres de la délégation en visite, listes d'invités pour les déjeuners, les dîners, etc.) afin de préparer un projet de programme à soumettre à l’approbation du Cabinet ;

  • Assurer une veille diplomatique et internationale : rédaction des notes de synthèse politiques et rapports en fonction de l’actualité politique ;

  • Assurer la création des comptes électroniques des membres des délégations permanentes ;

  • Mettre à jour la liste diplomatique et faire établir des badges nominatifs aux membres des délégations permanentes ;

  • Rédiger les projets de lettres en direction des autorités de l’Etat hôte et des délégations permanentes ;

  • Assurer la gestion et le suivi du courrier ;

  • Organiser les différents aspects logistiques et protocolaires relatifs aux voyages officiels de la Directrice générale et du Secrétaire général des Nations Unies : réservation des salons officiels, accompagnement de la VIP dans les aéroports et les gares, vérification des horaires de vol, enregistrement et réception des bagages.

COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) - For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework. REQUIRED QUALIFICATIONS Formation
  • Enseignement secondaire, technique ou professionnel.

Expérience professionnelle
  • Au minimum huit (8) années d’expérience pertinente et progressive en conseil diplomatique, accompagnement protocolaire ou relations publiques, au sein d’une organisation internationale ou d’une mission diplomatique en relation avec l’UNESCO.

Compétences/Aptitudes
  • Maîtrise des usages protocolaires et bonne connaissance des outils informatiques.

  • Bonne capacité à communiquer oralement et par écrit en français et en anglais, avec des équipes interculturelles et à travailler en mode de collaboration et de partenariat.

  • Discrétion, autonomie, esprit d'initiative, souci du détail, de la précision et grand sens de l'organisation.

  • Professionnalisme et aptitude à analyser les problèmes et à les résoudre.

  • Connaissance des questions de protocole international.

  • Connaissance et prise en compte des enjeux politiques.

Langues
  • Excellente connaissance du français ou de l'anglais et bonne connaissance de l'autre.

DESIRABLE QUALIFICATIONS Formation
  • Formation/certification dans les domaines du droit, des relations internationales, des sciences politiques ou en langues étrangères.

  • Formation d’interprète/traducteur.

Expérience professionnelle
  • Expérience au sein d’une agence du système des Nations Unies ou en matière de conseil diplomatique, notamment auprès d’une mission diplomatique accréditée auprès de l’UNESCO.

Aptitudes/Compétences
  • Connaissance des programmes de l’UNESCO et de ses priorités.

  • Fortes compétences diplomatiques.

  • Aisance en communication verbale et rédactionnelle.

  • Aptitude à travailler sous pression.

  • Sens de l'intégrité, de la confidentialité et savoir gérer son stress.

  • Bonne connaissance des technologies de l’information/communication.

  • Disponibilité sans faille, répondant aux exigences du poste.

  • Réactivité, diplomatie, rigueur et esprit d’équipe.

Langues
  • Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (arabe, chinois, espagnol ou russe).

BENEFITS AND ENTITLEMENTS UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc. For more information in benefits and entitlements, please consult ICSC website. SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the UNESCO careers website. No modifications can be made to the application submitted. The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview. UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates. Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided. UNESCO applies a zero tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieve and sustain gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities, as well as nationals from non-and under-represented Member States (last update here) are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts. UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.
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