Job Description

Background Information - Job-specific L’assistant(e) de projet senior est responsable du bon fonctionnement des opérations quotidiennes du(des) projet(s) et assure un bon fonctionnement des services administratifs et financiers liées au projet. Functional Responsibilities Sous l’autorité et la supervision de la Cheffe de projet, l’Assistant(e) de projet senior fournira un soutien administratif et financier aux projets et assurera la qualité, l'exactitude et la cohérence des taches, activités et travaux. Il/elle assumera les tâches suivantes :
  • Participer à la collecte des informations nécessaires à la rédaction de communications et de rapports à propos du projet, révision des documents pour vérifier l'exactitude et la conformité avec le format et les règles de l'UNOPS;

  • Participation à la planification des calendriers et des priorités, ainsi que l'identification du processus d'achats nécessaires pour les biens ou services en question ;

  • Assister à la réalisation des études de marché pour se tenir au courant de l'évolution des marchés concernant les biens et services à acquérir, y compris la disponibilité et les nouvelles sources d'approvisionnement potentielles ;

  • Participer à l’analyse des solutions logistiques pour déterminer le meilleur rapport qualité-prix pour l'UNOPS ;

  • Créer des bons de commande (POs) sur le système et vérifier s’ils sont dûment préparés, approuvés et expédiés ;

  • Aider à l’élaboration des contrats et faire le suivi de leur signature et exécution ;

  • Assister dans la gestion, la mise en œuvre et le suivi des contrats et des livraisons ;

  • Assurer le classement des dossiers relatifs du projet ;

  • Veiller à ce que toutes les pièces justificatives qui faciliteront la vérification et le contrôle soient disponibles ;

  • Assister le chef de projet à gérer et évaluer la qualité des produits ;

  • Apporter un appui à la cheffe de projet dans le cadre de l’identification des opportunités d’activités de l’UNOPS ;

  • Assister les missions de livraison, réception et inspection des biens et services ;

  • Saisir et mettre à jour des données et des informations précises pour faciliter le suivi et l'évaluation des activités du projet et pour institutionnaliser et diffuser les connaissances ;

  • Utilisation de la technologie et des systèmes et outils électroniques pour initier le travail, partager l'information avec des collègues et des clients ;

  • Assister la cheffe de projet dans le suivi du budget du projet et assurer la liaison avec le département financier de l'organisation et les sous traitants

  • Proposer des actions correctives en cas d'irrégularité ou dépassement

  • Exécuter d'autres tâches connexes, tel que requis par la Cheffe de projet

Education/Experience/Language requirements Formation:
  • Diplôme d’étude secondaire (BAC) est exigé avec 5 ans d’expérience; ou

  • Maîtrise en Project Management, finance, comptabilité, sciences économiques, gestion, achat et autres domaines similaires est exigé avec au minimum 1 an d’expérience; ou

  • Master/PHD en project management, finance, comptabilité, sciences économiques, gestion, achat et autres domaines similaires avec une expérience pertinente sera un plus.

Expérience:
  • Avoir une expérience professionnelle dans des postes liés à la gestion de projet, appui au projet, finance, achat et/ou les services administratifs ou service de support au sein d’organisations du secteur public ou privé.

  • Avoir une expérience dans une agence onusienne est un atout.

Langues:
  • Arabe: Très bonne connaissance, lu et écrit

  • Français: Très bonne connaissance, lu et écrit

  • Anglais: Bonne connaissance, lu et écrit

Competencies FR Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés. Functional competencies − Capacité d’organisation et de suivi ; − Flexibilité, esprit d’initiative et volonté de travailler sous pression pour respecter des délais stricts; − Capacité de planification et d’organisation du travail ainsi que le respect des délais ; − Capacité à travailler de façon harmonieuse avec des personnes de cultures différentes, tout en veillant à garder un bon esprit d’équipe ; − Connaissances en reporting, classement et archivage. − Avoir une bonne connaissance des règles et règlements financiers et de la comptabilité ; − Maitriser le pack MS OFFICE. Contract type, level and duration Type de contrat: L-ICA (Contrat de Prestataire Individuel local) Niveau du contrat: L-ICA-5 Durée du contrat: Ouverte, sous réserve des exigences organisationnelles, disponibilité des fonds et performance satisfaisante Considérations supplémentaires
  • Veuillez noter que la position ne concerne que les candidats tunisiens, ou résidents en Tunisie.

  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).

  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.

  • Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.

  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.

  • Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.

  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche. Informations générales sur l’UNOPS La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace. Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales. L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires. Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. Background Information - Tunisia Le bureau de l'UNOPS en Tunisie fournit une gamme de services d'appui aux projets à des partenaires en Afrique du Nord. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, suivi et évaluation. Il propose également la gestion de fonds, de prêt et de subvention Administration, l'approvisionnement, le renforcement des capacités locales, et la formation et l'assistance technique.
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