UN Offices

Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

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Job Description

Sous la supervision de la Chargée de Programme Gouvernance et en collaboration avec les autres membres de l’Unité Gouvernance, l’Assistant (e) Administratif (ve) et financier (e) assurera les fonctions d’assistant administrative et de financier de l’unité Gouvernance. Il/elle contribue à la direction stratégique du programme dans le domaine de la gouvernance. Il/elle contribue à la gestion efficace du programme et fournit des services de conseil de bonne qualité et appui les partenaires de réalisation dans la gestion des projets et la bonne justification des fonds mis à leur disposition. Il/elle facilite le renforcement et la gestion des connaissances, établit des partenariats stratégiques. Il/elle veille à la gestion efficace des ressources et à la qualité de la performance et l’efficience des dépenses, y compris en assurant le suivi-évaluation du programme conformément aux principes de la gestion axée sur les résultats. Il/Elle travaillera en collaboration étroite avec les autres unités du programme (Résilience, paix et sécurité, gouvernance économique, stratégie/mobilisation de ressources etc.), le/la spécialiste genre et les autres entités du programme et des opérations. Duties and Responsibilities Basé(e) au sein du Bureau PNUD à Niamey et sous le guide et supervision du Chargé de Programme Gouvernance l’Assistant (e) administratif (ve) et financier (e) : 1. Appui le programme Gouvernance dans le suivi de toutes les actions à mener ; 2. Collecte, maintient et met à jour les données et dossiers relevant des domaines couverts par la Gouvernance ; 3. Prépare les réunions organisées par l’Unité, participe à ces réunions et en rédige les comptes rendus ; 4. Contribue à assurer le suivi des recommandations et plans d’actions formulés au cours des réunions de l’Unité ; 5. Assiste l’Unité Gouvernance et les consultants dans la saisie, la reproduction et la distribution des documents et rapports périodiques ; 6. Appui la gestion administrative courante de l’Unité Gouvernance ; 7. Assiste les membres de l’unité dans l’examen de la conformité aux procédures en vigueur des dépenses effectuées et le contrôle qualité des pièces justificatives transmises dans le cadre la mise en œuvre des activités des projets qui relèvent de l’unité Gouvernance ; 8. Assure l’examen des rapports d’avancements et des documents comptables et financiers relevant des projets (facture, Demande de Paiement Direct, demandes d’avance de fonds, budgets/dépenses, etc.) et assure le suivi du processus de paiement auprès des services financiers du PNUD; 9. Assure l’archivage électronique des correspondances et des documents utiles à l’Unité Gouvernance, ainsi que la mise à jour du carnet d’adresses et la banque de données sur les partenaires de l’Unité ; 10. Arrange sur demande les réunions périodiques avec les Ministères de tutelle des PTA, et les bénéficiaires des activités d’appui en Gouvernance ; 11. Prépare les missions et les déplacements des membres de l’Unité (ordres de mission, suivi avec les services des Finances et des voyages du PNUD, etc.); 12. Organise les réunions et rencontres de travail des consultants et expert en mission au Niger pour le Programme Gouvernance et leur apporte toute l’assistance administrative nécessaire ; 13. Met en place un système de suivi des actions urgentes et des dossiers et s’assure que les rapports statutaires ainsi que l’inventaire sont soumis à temps; informe le superviseur des retards éventuels ; 14. Exécute toutes autres tâches qui lui seront confiées par les membres de l’Unité Gouvernance Competencies   • Capacités à produire des résultats de qualité dans les délais impartis. • Sens de l’initiative et de l’anticipation. Avoir une bonne capacité rédactionnelle. Etre courtois (e), discret (e) et jouir d’une bonne moralité ; • Aptitude pour l’organisation des tâches et du travail d’équipe sous haute pression ; coordonner les activités d’un groupe de travail ; • Capacité de planifier et d’organiser son travail ; • Capacité d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement ; • Maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, Power Point indispensable ; et maitrise du logiciel Access ; • Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité. Aptitude à travailler sous pression. Required Skills and Experience • Etre titulaire d’un diplôme de Comptabilité, de Secrétariat bureautique ou d'informatique de niveau supérieur (BTS en finances, gestion des projets ou d’un diplôme équivalent ;) • Un minimum de 5 ans d'expériences de travail dans le domaine administratif et financier est requis • Une bonne connaissance des procédures et du fonctionnement des Agences du système des Nations Unies; • Une parfaite maitrise du français (tant orale qu'écrite) et u connaissance de l'anglais serait un atout. Disclaimer Important applicant information All posts in the SC categories are subject to local recruitment. Applicant information about UNDP rosters Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements. Workforce diversity UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence. Scam warning The united nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
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