International Labour Organization (ILO)

Assistant(e) Administratif(ive) Et Financier(ère)

International Labour Organization (ILO)

Job Description

Grade: G5 No. du poste: DC/ABIDJAN/GS/2020/01 Date de publication: 24 décembre 2019 Date de clôture (minuit, heure locale): 13 janvier 2020 Job ID: 2302 Départment: BR-Afrique Unité: BR-Afrique Lieu d'affectation: Bamako Type de contrat: Durée déterminée Durée du contract: 1 année avec possibilité de prolongation Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général. Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus. Peuvent soumettre leur candidature:
  • Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.

  • Les candidats/tes externes*

*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Un an de contrat à durée déterminée sera accordé. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants. *Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Introduction L'Organisation internationale du Travail (OIT) est l'institution des Nations Unies qui a pour mission d'améliorer l'accès des hommes et des femmes à un travail décent et productif, dans des conditions de liberté, d'équité, de sécurité et de dignité. Ses principales tâches consistent à promouvoir les droits au travail, encourager la création d'emplois décents, développer la protection sociale et renforcer le dialogue dans la recherche de solutions aux problèmes du monde du travail. Le Bureau international du Travail (BIT) s’est engagé à accompagner le Mali dans le renforcement du cadre institutionnel de Coordination, de pilotage, de suivi de l’éradication du travail forcé, ainsi que dans l’amélioration de la base de connaissances et le renforcement des capacités des organisations locales qui fournissent de l'assistance aux victimes. Cet appui s’inscrit dans le cadre de la coopération entre l’OIT et ses mandants au Mali à travers le Programme pays pour le Travail décent. Le BIT exécute, sur financement du Département d’Etat américain (US-DOS), un projet de « lutte contre l’esclavage et la discrimination liée à l’esclavage au Mali ». Ce projet, d’une durée de trois ans, démarrera en janvier 2020.  Le but du projet est de contribuer aux efforts nationaux pour combattre l’esclavage et la discrimination liée à l’esclavage au Mali. Le BIT est ses partenaires Anti-Slavery International et TEMEDT proposent des actions pratiques et durables pour amener des bénéfices immédiats, tangibles et mesurables aux victimes et pour contribuer à des réformes systémiques dans le long terme. Le Mali est par ailleurs l’un des pays d’intervention du projet Coopération Sud-Sud pour la promotion du travail décent dans les pays producteurs de coton en Afrique et Amérique Latine financé par le Gouvernement du Brésil. Ce projet vient en aide aux pays en développement dont l'économie dépend de la production cotonnière. L'objectif étant la promotion du travail décent dans les pays bénéficiaires par la systématisation, l'échange et les enseignements tirés des expériences brésiliennes dans des domaines tels que la réduction de la pauvreté, l'inclusion productive, la prévention et l'éradication du travail des enfants et du travail forcé, la promotion de l'emploi des jeunes, la lutte contre la discrimination, l’égalité d'opportunités et le renforcement du dialogue social. Les deux projets sont basés à Bamako et sont chacun administrés par un coordonnateur national de projet. Supervision Sous la responsabilité du Directeur du Bureau de l’OIT à Abidjan et la double supervision directe des Coordonnateurs Nationaux des Projets de lutte contre l’esclavage et la discrimination liée à l’esclavage au Mali (MLI/19/01/USA) et Coopération Sud-Sud pour la promotion du travail décent dans les pays producteurs de coton (GLO/14/45/BRA). Fonctions et responsabilités essentielles L’Assistant (e) administratif (ive) et financier (ère) assurera les principales tâches suivantes: Tâches administratives : 1.Effectuer le travail administratif y compris l'interprétation, le maintien des documents officiels et des fichiers ; fournir au supérieur hiérarchique du projet des conseils sur les procédures administratives. 2.Participer à l'organisation et la préparation des réunions spéciales et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et ateliers ; élaborer des rapports des réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises lors de ces réunions. 3.Préparer la documentation nécessaire pour les contrats des experts et les contrats de de services. 4.Faire les arrangements de voyage, les réservations d'hôtel et préparer les formulaires d'autorisation de voyage et de Security-clearance" id="link" class="link">Security Clearance pour le personnel du projet. 5.Maintenir et actualiser le répertoire des partenaires du projet, les agences des Nations Unies, et fournir le service de protocole tel que requis. 6.Préparer, de sa propre initiative, les correspondances, les rapports et les justifications d’ordre administratifs (qui peuvent être de nature confidentielle), attacher les informations nécessaires, maintenir un système de suivi et porter à l’attention du superviseur les questions qui nécessitent une attention immédiate et /ou personnelle. 7.Assurer un flux régulier de la communication des activités du projet par la collecte, la traduction et l’archivage des documentations, des informations et des correspondances et des articles de presse. 8.Assurer la gestion du matériel et équipement du projet. 9.Examiner les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique et fixer les rendez-vous en fonction de l’urgence et de l’importance des requêtes. 10.Préparer des rapports et d’autres documents (qui peuvent être de nature confidentielle), attacher des informations nécessaires, maintenir un système de suivi et porter à l’attention du superviseur les questions qui nécessitent une attention immédiate et /ou personnelle. 11.Effectuer d'autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique. Tâches financières 1.Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; Elaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers. 2.Préparer les spécifications et les estimations des couts des activités prévues. 3.Préparer et vérifier les pièces justificatives et assurer le suivi des paiements du projet. 4.Préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins. 5.Conseiller et assister le personnel du projet, les experts et consultants sur les questions financières. 6.Travailler en étroite collaboration avec le personnel du projet ainsi que le Bureau de l’OIT à Abidjan. Qualifications requises Formation Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en gestion, comptabilité ou une autre formation dans le domaine des tertiaires. Expérience Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’Administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans la gestion des projets. Langues La maîtrise du français est obligatoire. Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout. Compétences - Capacité avérée dans l’utilisation les logiciels de traitement de texte, des feuilles de calculs, Powerpoint et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des tâches. - Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances. - Bonne faculté d’analyse. - Aisance dans la communication orale et écrite. - Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions. - Aptitude à travailler en équipe et sous pression. - Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps. - Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion. - Avoir le sens de la responsabilité et posséder un sens du détail. - Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie. - Faire preuve d’honnêteté et d’intégrité. - Aptitude à effectuer des recherches sur Internet et dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports. - Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre. - Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions. - Faculté d’encadrement. - Aptitude d’adaptation aux changements. Processus de recrutement Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne. Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés mais qui n’ont pas été sélectionnés pour cet emploi vacant pourront se voir offrir une affectation sur un autre poste au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi. Alerte à la fraude Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.
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