International Labour Organization (ILO)

Assistant Administratif Et Financier

International Labour Organization (ILO)

Job Description

Grade: G6 No. du poste: KINSHASA/DC/GS/2020/01 Date de publication: 05 Septembre 2020 Date de clôture (minuit, heure de Kinshasa): 18 Septembre 2020 Job ID: 4270 Départment: BR-Afrique Unité: BP-Kinshasa Lieu d'affectation: Kinshasa Type de contrat:Court durée Durée du contract:5 MOIS Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général. Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus. Peuvent soumettre leur candidature:
  • Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.

  • Les candidats/tes externes*

*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident et permis de travail valables en République Démocratique du Congo. Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Un contrat de courte durée sera accordé. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants. *Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. N.B : « Le BIT attache une grande importance aux valeurs éthiques, à la diversité parmi son personnel et vise à assurer un équilibre entre les sexes en son sein ». Introduction La République Démocratique du Congo (RDC) a connu des élections démocratiques ayant permis l’élection en décembre 2018 d’un nouveau Président de la République. Les actions engagées militent en faveur de l’amélioration de l’environnement des affaires et la restauration de la confiance des investisseurs vis-à-vis du pays. Ainsi, ce contexte favorable offre l’opportunité d’un nouvel élan de relèvement socio-économique, de consolidation de la paix sociale et de croissance économique rapide. Les conditions pour y parvenir passent par des réponses effectives à l’amélioration rapide des conditions de vie des populations à travers surtout la création d’emplois massifs décents et d’opportunités d’insertion socio-professionnelle des jeunes. En effet, la population congolaise est constituée en majorité des jeunes (62%) dont 57% sont en sous-emploi, la question de la jeunesse constitue le plus grand défi de la stabilité institutionnelle et sécuritaire, de la relance économique et du relèvement socio-économique. La sous-utilisation de la main-d’œuvre jeune constitue la source majeure de radicalisation, d’enrôlement dans les groupes armés, et d’amplification des conflits interethniques. Il incombe alors à l’Etat d’offrir rapidement à ces jeunes des emplois décents et d’opportunités d’insertion socio-professionnelle durable dans un contexte caractérisé par une inadéquation entre la formation et les besoins du marché d’emplois et par la faible promotion des emplois par le secteur privé local. C’est dans cette perspective que les plus hautes Autorités du pays, compte mettre en place un Programme d’Urgence Intégré de Développement Communautaire (PUIDC) qui vise l’amélioration rapide des conditions de vie des populations notamment à travers la création d’emplois massifs décents et l’insertion socio-professionnelle durable surtout pour les jeunes. Dans ce cadre, le Gouvernement et la Banque Africaine de Développement (BAD) ont sollicité l’assistance technique du BIT pour appuyer ce processus. La mise en œuvre de la composante sous tutelle du BIT a nécessité d’élaborer un projet d’assistance technique au PUIDC pour lequel il est prévu de recruter un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e). L’équipe de Projet basée à Kinshasa sera composée d’un(e) Coordonnateur(trice) National(e) du projet, d’un(e) Assistant(e) administratif (ve) et financier(e) qui l’appuiera dans l’exercice de ses fonctions ainsi que d’un(e) chauffeur(e) messager(e). Fonctions et responsabilités essentielles Placé sous la supervision générale de la Directrice du Bureau de Pays de l’OIT à Kinshasa et de la supervision directe du Coordonnateur National du projet, le titulaire du poste sera en charge des tâches suivantes et ce, en collaboration avec l’Administration et les Finances du Bureau de Pays de Kinshasa. Tâches Administratives : 1. Effectuer le travail administratif et d’évaluation incluant la gestion des registres et des dossiers administratifs, l'interprétation, le maintien des documents officiels, des fichiers et bases de données, la rédaction de rapports d’évaluation dans le cadre du suivi du projet d’assistance technique du BIT; fournir au supérieur hiérarchique du projet des conseils sur les procédures administratives.; 2. Assurer la gestion opérationnelle de la communication pour la visibilité sur le bien-fondé et les extrants du projet en matière de développement, en ayant recours aux outils appropriés de promotion/appropriation basés sur les TICs. 3. Préparer périodiquement des statistiques administratives, des rapports et la correspondance et aussi examiner les requêtes des prestataires et/ou bénéficiaires pour en tenir informé son supérieur hiérarchique et s’assurer que le travail effectué par les consultants externes est complet. 4. Préciser et expliquer un large éventail de règles et de procédures administratives et coordonner les activités de suivi en collaboration avec les sections administratives du bureau, et aussi tenir informés les membres du personnel, les experts et/ou consultants, sur les procédures administratives. 5. Participer à des réunions internes afin de fournir des informations sur des questions administratives 6. Rédiger des projets de correspondance, mémorandums et rapports administratifs sur la base de directives orales ou écrites, de correspondances antérieures ou d’autres sources d’informations disponibles conformément aux procédures standards du bureau. 7. Effectuer d'autres tâches assignées par le supérieur hiérarchique. Taches Financières
  1. Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; Elaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers.

  2. Préparer les achats sur la base des spécifications et les estimations des couts des activités prévues en conformité avec les procédures du BIT

  3. Préparer et vérifier les pièces justificatives, assurer le suivi des paiements du projet et préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins.

  4. Conseiller et assister le personnel du projet, les experts et consultants sur les questions financières ; procéder à l’analyse et à l’amélioration des rapports financiers périodiques et finaux des agences d’exécution du projet.

  5. Travailler en étroite collaboration avec le personnel des autres projets de développement ainsi que le Bureau de l’OIT à Kinshasa.

  6. Traiter et suivre les Autorisations de Paiement Extérieurs (APE), les autorisations financières (OFC) et la livraison des services rendus par le projet, quelle que soit la source de financement.

Qualifications requises Formation Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en comptabilité et / ou finance décerné par une école de commerce reconnue ou une formation jugée équivalente. Des compétences complémentaires acquises aussi dans le domaine de la communication axée sur l’utilisation des TICs seront considérées comme un atout. Expérience Au minimum six années d'expérience professionnelle pertinente. Une expérience similaire avec une agence du Système des Nations Unies ou une organisation internationale est souhaitable, de même qu'une expérience des projets de préférence dans le secteur de promotion de l’emploi des jeunes et du développement inclusif. Langues Excellente connaissance du français. Bonne connaissance du Lingala. La connaissance de l'anglais serait un atout. Compétences Parmi les neuf compétences de base de l’OIT, les compétences suivantes sont particulièrement importantes pour ce poste: orientation, Qualité, Communication, Collaboration Aptitudes Professionnelles : Intégrité et transparence, orientation client, sensibilité et diversité, orientation à l'apprentissage et au partage des connaissances, orientation au changement, assume la responsabilité de la performance,
  • Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances ;

  • Aptitude à gérer les outils numériques destinés à une communication sur les résultats du projet, à effectuer des recherches sur Internet et dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports

  • Bonne faculté d’analyse ;

  • Aisance dans la communication orale et écrite

Description longue
  • Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;

  • Avoir le sens de responsabilité et posséder un sens avéré du détail ;

  • Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;

  • Faire preuve d’honnêteté et d’intégrité ;

  • Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre ;

  • Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions ;

  • Faculté d’encadrement ;

  • Aptitude d’adaptation aux changements.

  • Connaissance des logiciels de bureautique standard, du courrier électronique et du système de gestion de l’information automatisé requis par l’unité de travail (par exemple, WORD, EXCEL, PowerPoint).

Gestion des questions confidentielles Processus de recrutement Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne. Alerte à la fraude Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.
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