International Labour Organization (ILO)

Asistente Financiero Y Administrativo

International Labour Organization (ILO)

Job Description

Grado: G5 Número de la vacante: BOGOTÁ/DC/G5/2020/074 Fecha de publicación: 04 de septiembre de 2020 Fecha de cierre (medianoche hora de Bogotá): 17 de septiembre de 2020 Job ID: 4350 Departamento: OR–América Latina y el Caribe Unidad: ETD/OP-Lima Lugar de destino: Bogotá Tipo de contrato:Corta duración Duración del contrato:menos de un año Este anuncio está dirigido al público con nacionalidad o residencia y permiso de trabajo en Colombia. Pueden someter su candidatura: - Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. - Los candidatos externos. Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación para el desarrollo no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización. Un año de contrato a plazo fijo será otorgado. Además, la prórroga de los contratos de cooperación para el desarrollo queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios. Introducción La Oficina Andina ha mantenido una presencia importante en Colombia, a través de programas cooperación para el desarrollo desde hace más de 15 años, muchos de ellos financiados por el Gobierno de Colombia, a través de sus diferentes entidades públicas, principalmente del orden nacional. El proyecto Elaboración del diagnóstico y formulación de una política regional de reconversión laboral de la población que ejerce la distribución de combustibles sin la observancia de las normas legales que serán desarrollados en 2020” - COL/19/09/COL, es financiado por el Ministerio de Minas y Energía de Colombia y tiene como objetivo aunar esfuerzos técnicos, humanos y financieros en diagnóstico y formulación de una política regional de reconversión laboral de la población que ejerce la distribución de combustibles sin la observancia de las normas legales, específicamente de los denominados pimpineros, presentes en municipios de frontera colombo-venezolana y colombo-ecuatoriana. Territorialmente, se ejecutará en 11 municipios de los departamentos de: Nariño, Norte de Santander, La Guajira y Arauca. El Asistente Financiero y Adimistrativo deberá contribuir al Proyecto para promover la adecuada planificación y ejecución financiera, el relacionamiento con diferentes actores internos y externos, la elaboración de informes y el análisis y procesamiento de datos. Asimismo, tendrá un rol asistencial al Coordinador nacional, para el desarrollo de las diferentes acciones administrativas de contratación y financieras de planificación y ejecución de los recursos del proyecto Principales funciones El Asistente Financiero y Administrativo reportará directamente a la Coordinadora Nacional del Proyecto COL/19/09/COL, quien a su vez dará las orientaciones para el desarrollo del trabajo y se encargará de evaluar su desempeño. La persona que resulte seleccionada en la posición, asumirá las siguientes funciones y responsabilidades: 1. Mantener los archivos financieros y sistemas de monitoreo del proyecto para registrar y conciliar gastos, saldos, declaraciones de pago y otros datos para las transacciones diarias y los informes. 2. Procesar contratos para aprobación financiera y pago. Asegurar la exactitud e idoneidad de los tipos de contrato usados en cada actividad, y asegurar que se adjunte todos los documentos necesarios de respaldo. 3. Preparar correspondencia para verificar datos, atender y responder consultas y hacer seguimiento cuando sea necesario, con personal del proyecto, de la OIT, consultores y contrapartes. Contactarse con el Coordinador Nacional de Proyecto y, de ser necesario, con el Jefe del Proyecto (CTA por sus siglas en inglés), para tratar asuntos que requieran atención inmediata. 4. Revisar y solicitar información adicional sobre los reportes financieros de los socios en la ejecución del proyecto, asegurando el cumplimiento de las reglas de la OIT, antes de presentarlos a la Unidad de Finanzas. 5. Clasificar y asignar códigos presupuestarios, verificar y procesar solicitudes de pago y revisar los comprobantes de pago, precios y reclamos en facturas. 6. Proveer de apoyo administrativo y financiero y orientación al personal del proyecto y a los consultores, respecto a pagos, autorizaciones, reembolsos de gastos de viaje y otros requerimientos relacionados con las cuentas y las finanzas. 7. Consultar con la Unidad de Finanzas sobre las reglas, regulaciones y procedimientos e informar al personal del proyecto, a los socios, consultores, pasantes, sobre las nuevas prácticas y procedimientos revisados. 8. Preparar informes periódicos, según lo programado, e informes especiales requeridos para la presentación al Ministerio de Minas y Energía, para la preparación del presupuesto, auditorías u otras razones. 9. Calcular y recopilar estimados de costos y participar en el análisis y proyecciones de presupuesto, de acuerdo con lo requerido por el Coordinador Nacional del Proyecto y el Jefe del Proyecto. 10. Preparar y procesar transacciones en IRIS incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo. 11. Otorgar apoyo cuando sea necesario, en la preparación y realización de talleres de trabajo y reuniones del proyecto. 12. Realizar otras funciones asignadas por el supervisor. Calificaciones requeridas Educación Educación secundaria completa con formación formal en contabilidad y/o en finanzas y administración. Capacitación en un campo administrativo. Conocimiento y entendimiento de un conjunto complejo de normas, directrices y procedimientos financieros y administrativos. Conocimiento de los procedimientos internos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo. Experiencia Cinco años de trabajo en finanzas y administración con responsabilidad progresiva. Idiomas Excelente conocimiento del idioma castellano y nivel intermedio de inglés. Competencias Básicas Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración Técnicas y generales
  • Buenas habilidades analíticas. Habilidad para razonar y emitir juicios ponderados.

  • Habilidad para mantener los registros financieros y para preparar informes contables y declaraciones administrativas.

  • Debe demostrar un comportamiento responsable y atención a los detalles.

  • Habilidad para tratar temas confidenciales con discreción.

  • Debe mostrar altos niveles de conducta ética.

  • Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.

  • Habilidad para evaluar correspondencia y consultas para darles el mejor curso de acción.

  • Habilidad para responder a consultas relacionadas con el trabajo de una manera apropiada.

  • Habilidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.

  • Habilidad para comunicarse efectivamente en forma verbal y escrita.

  • Habilidad para trabajar bajo su propia iniciativa y también como miembro de un equipo.

  • Habilidades de organización.

  • Habilidad para aclarar información.

  • Habilidad para tratar a las personas con tacto y diplomacia.

Proceso de reclutamiento Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea. Si solo adjunta su CV, no será considerado en este proceso de selección. Sólo se considerarán los perfiles de los candidatos que cumplan con los requisitos mínimos descritos en este anuncio. Sólo los/las candidatos/as preseleccionados/as serán contactados para participar en el proceso de selección, el cual puede incluir un examen de tipo técnico así como rondas de entrevistas por competencias. El candidato seleccionado deberá presentar documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se solicitará referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa. Peligro fraude La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.
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