International Labour Organization (ILO)

Asistente De Programa/Proyecto

International Labour Organization (ILO)

Job Description

Grado: G6 Número de la vacante: LIMA/DC/G6/2020/069 Fecha de publicación: 03 de septiembre de 2020 Fecha de cierre (medianoche hora de Lima): 16 de septiembre de 2020 Job ID:4342 Departamento:OR–América Latina y el Caribe Unidad:ETD/OP-Lima Lugar de destino: Lima Tipo de contrato:Duración determinada Este anuncio está dirigido al público con nacionalidad o residencia y permiso de trabajo en Perú. Pueden someter su candidatura: - Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. - Los candidatos externos. Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación para el desarrollo no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización. Un año de contrato a plazo fijo será otorgado. Además, la prórroga de los contratos de cooperación para el desarrollo queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios. Introducción La misión principal de la OIT es promover la justicia social mediante la creación de oportunidades para que todas las personas obtengan un trabajo decente y productivo en condiciones de libertad, equidad, seguridad y dignidad humana. El trabajo decente es el punto de convergencia de los cuatro objetivos estratégicos de la OIT: a) promoción de los derechos fundamentales en el trabajo; b) empleo; c) protección social; y d) el diálogo social. Muchos de los empleos a nivel nacional son generados dentro de las Mipymes que han sido fuertemente impactadas ante la crisis causada por la pandemia de Covid-19. Las micro y pequeñas empresas (Mypes), que desempeñan un papel central en la economía nacional, se ven más afectadas, pues tienen menos activos y liquidez que las grandes empresas, y su productividad suele ser menor, enfrentan serias dificultades para acceder a las iniciativas de soporte crediticio y apoyo para el mantenimiento de la cadena de pagos adoptadas por el gobierno; además, los protocolos de bioseguridad adoptados por sectores a menudo no contemplan las especificidades de las Mipymes. En respuesta a las necesidades expresadas por sus constituyentes, la OIT brindará asistencia técnica para mejorar los marcos de recuperación productiva y de seguridad para las Mipymes: 1. Fortaleciendo las capacidades y servicios de las organizaciones empresariales para atender de forma sostenible las necesidades de las entidades formales de este sector. 2. Facilitando el acceso a servicios financieros y no financieros que permitan a las Mypes más frágiles, incluyendo las de la economía informal, adaptarse a las nuevas condiciones y exigencias del mercado. En este marco, la OIT trabajará para y con sus constituyentes: la Confederación Nacional de Instituciones Empresariales Privadas (CONFIEP) y la Asociación de PYMES del Perú (ASOPYME); los Ministerios de Trabajo y Promoción del Empleo, de Producción, de la Mujer y Población Vulnerable, y de Desarrollo e Inclusión Social (MTPE, PRODUCE, MIMPV y MIDIS); y la Central Unitaria de Trabajadores (CUT): así como con los siguientes aliados: la Red Peruana del Pacto Mundial, la Red de Facilitadores IMESUN de la OIT y las Mesas Nacionales de Derechos Humanos y de Discapacidad. El proyecto y sus componentes contribuirán al logro de los objetivos estratégicos de la OIT y el ODS 8. Principales Funciones En este marco, la persona seleccionada trabajará con el apoyo directo y bajo la supervisión general del Especialista de Empresas, Cooperativas y Desarrollo Rural y bajo la coordinación técnica por parte del Especialista de ACTEMP y el Especialista de Empresas, Cooperativas y Desarrollo Rural en sus respetivos componentes de la propuesta. El/la asistente de programa se encargará de las funciones administrativas y programáticas del Proyecto a, en apoyo a los especialistas, de EMPRESAS y ACTEMP, responsables del mismo. Específicamente desarrollará las siguientes tareas: 1. En coordinación con los especialistas de Empresas y de ACTEMP, otorgar apoyo programático y administrativo para la ejecución exitosa de las actividades del proyecto. Esto incluye una colaboración activa en la preparación del plan de trabajo, el procesamiento de autorizaciones, la emisión de contratos y el mantenimiento de los registros y archivos. 2. Apoyar en la puesta en marcha de las actividades programadas dentro del proyecto, lo que incluye redactar bosquejos de términos de referencia, apoyar en las gestiones de contratación de consultores y proveedores locales para el desarrollo de la actividad. 3. Dar apoyo administrativo en la planificación y desarrollo de las actividades requeridas en los procesos de formación previstos en el proyecto. 4. Registrar, sistematizar y hacer seguimiento de la información del desarrollo de las actividades que servirán como insumos para el informe de monitoreo de avance del proyecto y para el reporte que debe hacerse al donante respecto del plan de comunicación aprobado. 5. Participar en la organización de reuniones especiales y coordinar todos los aspectos administrativos concernientes para la conducción de talleres de trabajo/seminarios y capacitaciones relativas a los resultados del proyecto. 6. Mantener, contactar y realizar funciones de enlace con las unidades técnicas involucradas en la Oficina Andina, ministerios, oficinas de gobierno, organizaciones de interlocutores sociales y agencias de la ONU. 7. Preparar, a iniciativa propia, correspondencia, informes, evaluaciones y justificaciones que se requiera para la operación del proyecto, incluyendo las de naturaleza confidencial. Apoyar en la preparación, de manera periódica, de estadísticas e informes técnicos. 8. Preparar información de contexto, estimados detallados de costos, informes mensuales, trimestrales y ad-hoc para su uso en la preparación del programa y el presupuesto. Participar en análisis y proyecciones presupuestales, según sea necesario. Proveer de información oportuna a los representantes del donante cuando lo solicite. 9. Desempeñar las funciones de PREPARADOR en el Sistema Integrado de Información (ERP), que se detallan a continuación: a. Viajes Oficiales: Preparar y liquidar autorizaciones de viaje (TT) siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Estatuto de Personal, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina. Preparar Órdenes de compra (PO), hacerles seguimiento y enviarlas a la Agencia de Viajes, coordinar la emisión de los tiquetes aéreos requeridos y, en caso de modificación, realizar los cambios necesarios. Efectuar reservas de hotel y coordinar los traslados. b. Órdenes de Compra (PO): i. Asegurar que los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos completen el formulario “Supplier Form” correspondiente y registrar los datos para generar el número de proveedor. ii. Preparar en el sistema las Órdenes de Compra (PO) de bienes y servicios, contratos de colaboración externa, contratos de servicios, acuerdos de implementación y de subvención, siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina. 10. Realizar otras funciones asignadas por el supervisor. Calificaciones requeridas Educación Educación secundaria completa. El conocimiento y/o formación adicional en temas relacionados al fomento al desarrollo empresarial será considerado una ventaja. Experiencia Se requiere como experiencia mínima: Seis años de trabajo administrativo de responsabilidad progresiva. Experiencia práctica en paquetes estándar de software de oficina, correo electrónico y sistema automatizado de gestión de información requerido por la unidad de trabajo (ej. WORD, EXCEL, PowerPoint). Se considerará como ventaja: Experiencia en el trabajo con herramientas digitales y medios modernos de comunicación. Experiencia similar al interior de la OIT, en el Sistema Común de Naciones Unidas o de una organización internacional. Experiencia trabajando con organizaciones empresariales o proveedores de servicios de desarrollo empresarial (publico/privado). Experiencia y conocimiento de los procesos de gestión por resultados y marco lógico de cooperación al desarrollo. Idiomas Excelente conocimiento del español y conocimiento básico del inglés. Competencias Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración. Otras competencias • Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples. • Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina, incluyendo herramientas digitales modernas para la generación de medios de comunicación como videos e infografías. • Habilidad para la organización y gestión de reuniones y procesos formativos en línea a través de plataformas digitales. • Habilidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina para completar las tareas. • Habilidad para trabajar como miembro de un equipo y gestionar una carga pesada de trabajo bajo presión de tiempo. • Habilidad para responder solicitudes de funcionarios de alto nivel y para tratar a los visitantes de alto nivel con tacto y diplomacia. • Habilidades de supervisión, Habilidades excelentes para la gestión del tiempo. • Habilidad para tratar los asuntos confidenciales con discreción. Proceso de reclutamiento Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea. Si solo adjunta su CV, no será considerado en este proceso de selección. Sólo se considerarán los perfiles de los candidatos que cumplan con los requisitos mínimos descritos en este anuncio. Sólo los/las candidatos/as preseleccionados/as serán contactados para participar en el proceso de selección, el cual puede incluir un examen de tipo técnico así como rondas de entrevistas por competencias. El candidato seleccionado deberá presentar documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se solicitará referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa. Peligro fraude La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.
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