World Food Programme (WFP)

Asistente De Logística

World Food Programme (WFP)

Job Description

 

El Plan Estratégico del País del Programa Mundial de Alimentos en Ecuador (PMA) busca la sinergia con las acciones del Gobierno del Ecuador y transferencia de conocimientos enfocados en cuatro objetivos estratégicos:

  • Objetivo Estratégico 1: Los refugiados, personas desplazadas y personas vulnerables en Ecuador puedan satisfacer sus necesidades básicas de alimentos y nutrición durante todo el año;

  • Objetivo Estratégico 2: Los pequeños agricultores, especialmente las mujeres, en las zonas seleccionadas, aumentarán sus ingresos de forma duradera y mejorarán su productividad para el 2021;

  • Objetivo Estratégico 3: Las comunidades e individuos con inseguridad alimentaria en áreas con alta vulnerabilidad al cambio climático, así como las instituciones gubernamentales, fortalecerán su capacidad de adaptación al cambio climático para el 2021; y

  • Objetivo Estratégico 4: Las instituciones y programas nacionales en Ecuador, incluidos los programas de protección social, recibirán apoyo para reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición para el 2021.

La capacidad del PMA de alcanzar sus Objetivos Estratégicos depende de que sus actividades atiendan a las diferentes necesidades y prioridades de las mujeres, los hombres, las niñas y los niños a quienes están destinadas.  Un mundo sin hambre solo puede lograrse si todos tienen igualdad de oportunidades, igualdad de acceso a los recursos y las mismas posibilidades de hacer oír su voz en las decisiones que repercuten en sus hogares, comunidades y sociedades.

Además, el PMA, como agencia de las Naciones Unidas (UN), está comprometido en promover e incentivar el respecto de los derechos humanos, que es un objetivo central de UN.  PMA asegura la protección humanitaria, garantizando la seguridad, dignidad y derechos de las personas beneficiarias de sus programas.  A los requerimientos alimenticios y nutricionales, se suma otra gama de necesidades y derechos, incluyendo aspectos físicos, sociales, emocionales, culturales y espirituales, que el PMA debe tomar en cuenta.  A través de la consideración de estas variables PMA asegura que cada uno se beneficie de forma igualitaria de su asistencia y que no se perpetúe o exacerbe la discriminación. 

La pandemia de Covid-19 ha requerido la aplicación de diversas medidas de contención que, si bien son necesarias, están impactando en la economía y podrían contribuir al aparecimiento de una emergencia de seguridad alimentaria si no se toman medidas preventivas oportunas.

Como resultado de la emergencia sanitaria declarada en el país se procedió a la conformación de Equipo Humanitario País (EHP), y por consiguiente se ha impulsado el funcionamiento de los siguientes grupos sectoriales: Protección, Agua y Saneamiento, Salud, Educación, Seguridad Alimentaria, Recuperación Temprana, Coordinación y Gestión de Campamentos, Techo de Emergencia, Logística y Telecomunicaciones. 

Por su parte, ante la emergencia declarada, se prevé la conformación de un Clúster de Logística que permita direccionar y optimizar las acciones de todas las oficinas del SNU involucradas en este proceso; y se espera que, por la naturaleza de su mandato, WFP tenga una participación importante en el mismo.

CONTEXTO Y PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN

WFP Ecuador requiere contratar a un/a profesional con conocimientos amplios en Logística, para brindar asistencia técnica a la oficina de país tanto en el área de logística y apoyo en el área de Compras.

En la parte logística, proveerá apoyo en la implementación de procesos de contratación y gestión de los servicios logísticos que puedan ser requeridos para hacer frente a la emergencia de COVID-19.  Esto incluye lo relacionado a colaborar con el grupo sectorial de Logística del Equipo Humanitario de país (EHP) y, en caso de que se dé una activación de Clúster logístico, apoyar a la oficina de país en labores relacionadas a la organización y gestión de las reuniones de coordinación, así como apoyo en áreas de manejo de información y cualesquiera otras funciones que deban ser provistas a través del Clúster.

Adicionalmente, brindará apoyo al punto focal de Adquisiciones (Procurement) con el fin de que la carga de trabajo adicional generada por la emergencia no afecte los tiempos de respuesta a los requerimientos de los clientes internos.  Esto en términos generales comprende   funciones relacionadas con los procesos de compras.

Bajo la supervisión general del Director en el País o la persona que él designe, el/la Asistente de Logística reportará directamente al Punto Focal de Adquisiciones, con el fin de ejecutar las responsabilidades que se detallan a continuación, siguiendo los procedimientos estándar y en línea con las políticas del PMA, realizando un trabajo bien organizado y preciso.

La duración del requerimiento podrá ajustarse o extenderse dependiendo de las necesidades derivadas de la emergencia.

RESPONSABILIDADES

  1. Reunir inteligencia de mercados a través de investigación y relación (networking) para mejorar la base de información de mercado del PMA

  2. Identificar proveedores de acuerdo a requerimientos de servicios logísticos, o de bienes y servicios.

  3. Contactar telefónicamente y hacer seguimiento a proveedores para diferentes gestiones como: registro en el sistema Intend; obtención de documentación de registro de proveedores; seguimiento a proveedores para su participación en concursos.

  4. Elaborar RFQ (Request for Quotation) logísticos (transporte, bodegas, operadores logísticos, entre otros servicios), basados en las regulaciones del Manual de Transporte del PMA, y considerando las especificaciones y detalles logísticos dentro del contexto del país, y estableciendo términos de referencia de ser el caso.  Esto incluye en uso de la plataforma Intend para la publicación de licitaciones y gestión de ofertas recibidas, así como la confección de cuadros comparativos de ofertas recibidas.

  5. Participar y cuando sea necesario, liderar reuniones de Comité Local de Transporte (LTC), realizando las presentaciones y explicaciones sobre contratación de transporte ante los miembros del comité.  Elaborar minutas de reuniones, enmiendas, contratos, y demás documentos que sean requeridos.

  6. Realizar un manejo efectivo de contratos de transporte terrestre, almacenaje, manejo de carga y otros servicios relacionados, asegurando la oportunidad identificación de las fuentes de fondos requerida para la contratación, así como monitoreo de fechas de expiración de los contratos, alertando debidamente a los colegas a fin de evitar alguna interrupción de los servicios.

  7. Proveer insumos y consolidar la información para los reportes del Committee on Supply Chain (CSC).

  8. Mantener la buena coordinación con proveedores de transporte o servicios logísticos para asegurar la disponibilidad de personal, equipo y demás insumos requeridos para una operación fluida y eficiente de acuerdo a los requerimientos del PMA.

  9. Administrar las acciones del proveedor de servicios logísticos que nos proporcionará servicios de almacenamiento y logística en general (recepciones, despachos, muestreos, inventario, rotación de existencias y otro tipo de seguimiento en bodega).

  10. Brindar alertas oportunas a partir de los hallazgos encontrados en el monitoreo de las operaciones y hacer seguimiento a las acciones de mejora propuestas.

  11. Gestionar las aprobaciones o procesos que sean necesarias con personal de entidades gubernamentales tales como Ministerios y entidades gubernamentales que representen al Estado, así como servicios de Aduanas, entidades fitosanitarias, de control de calidad, y demás para la emisión de los permisos, licencias, certificaciones y  demás documentación que sean requerida para el ingreso o exportación de carga ya sea alimentaria o no alimentaria que esté bajo la responsabilidad o el manejo del PMA en Ecuador.

  12. Gestionar la visita a puertos, aeropuertos, zonas francas, proveedores de servicio, otras bodegas y demás similares, según lo requieran las operaciones en cualquier parte del país, para mantener la correcta supervisión y agilidad de las acciones que se necesiten en apoyo a las operaciones del PMA en Ecuador, incluyendo áreas fronterizas.

  13. Proveer o bien solicitar cualesquiera otros apoyos que la operación requiera en materia logística, tales como: elaboración de PO’s, SES/GRN, elaboración de reportes, etc.

  14. Proveer soporte general relativo a la operación logística del PMA en Ecuador, tanto para insumos alimentarios, como no alimentarios, para permitir una gestión fluida, eficiente y eficaz de los recursos que el PMA mantenga bajo la custodia o la responsabilidad del personal en Ecuador.

  15. Apoyar la preparación de informes a los donantes, gobierno, agencias del Sistema de Naciones Unidas y otras partes interesadas, así como informes corporativos que sean requeridos.

  16. Apoyar la generación e intercambio de conocimiento al interior de la oficina de país con el fin de contribuir a las redes de conocimiento y promoción de buenas prácticas.

  17. Plantear la estructura de costos, documentar los Procedimientos Operativos y gestionar los contratos que sean requeridos para la provisión de Servicios a demanda, para servicios logísticos, que puedan ser solicitados al PMA Ecuador por parte de entidades gubernamentales u otros socios humanitarios en el país.

  18. Realizar cálculos y estimaciones de volúmenes y/o peso de cargas para efecto de una efectiva gestión de las capacidades de almacenamiento y transportes que sean requeridas o contratadas por el PMA Ecuador.

  19. Elaborar y/o actualizar el CONOPS (Concept of Operations) y otros documentos requeridos para clúster de logística.

  20. Contribuir en la organizacion  y participar en reuniones interagenciales de Mesa Logistica o Cluster Logístico, según sea requerido.

  21. Elaborar presentaciones claras y profesionalmente presentadas, mediante el uso de herramientas tales como PowerPoint y similares, de acuerdo con requerimientos que le sean solicitados.

  22. Efectuar otras actividades que sean requeridas relacionadas con la gestión de compras o logística.

PERFIL REQUERIDO

Educación

  • Deseable estudios superiores en administración, economía o ramas afines al proceso de Manejo de Cadena de Suministros.

Experiencia

  • Al menos cinco años de experiencia relevante en procesos de Manejo y gestión de Cadena de Suministros.

  • Se valorará positivamente la experiencia en WFP o en el Sistema de Nacionales Unidas

Idiomas

  • Español como lengua materna

  • Al menos nivel intermedio de inglés oral y escrito.

Habilidades y conocimientos requeridos

  • Conocimiento de contratación de servicios y gestión de procesos de logística y abastecimiento

  • Conocimiento de cálculo de cargas, volúmenes y/o peso para almacenamiento y transportes.

  • Deseable tener conocimiento de las políticas y procedimientos de WFP

  • Deseable tener conocimiento del mercado local en servicios logísticos.

  • Deseable tener conocimiento de LESS, RITA o sistemas similares.

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