United Nations Development Programme (UNDP)

Asistente Administrativo/a Y Financiero/a

United Nations Development Programme (UNDP)

Job Description

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD - trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener resultados de desarrollo. El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia y aporta al logro del Marco de Cooperación del Sistema de las Naciones Unidas (UNDAF por sus siglas en inglés), que para el periodo 2015-2019 se concentra en los retos de la construcción de la paz y el desarrollo sostenible, con el propósito de contribuir a la transición del conflicto armado hacia un escenario de paz, bienestar y desarrollo. El actual Plan Estratégico del PNUD para el periodo 2018-2021, establece como visión para la organización el ayudar a los países a lograr el desarrollo sostenible mediante la erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, la aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible y la creación de resiliencia ante la crisis y las perturbaciones. Lo anterior, como respuesta al panorama cambiante del desarrollo y la evolución de las necesidades de los Asociados al PNUD. Para el 2021, se aspira que el PNUD consolide: 1) El Fortalecimiento de su relevancia como asociado digno de confianza en un panorama de desarrollo complejo y cambiante, firmemente comprometido con su mandato de erradicar la pobreza; 2) Ser más ágil, innovador y emprendedor: un referente intelectual que logre asumir y gestionar los riesgos; 3) Ser más eficaz y eficiente en la utilización de los recursos para obtener resultados. De igual manera, se persigue consolidar los siguientes progresos: 1)La erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, y el mantenimiento de las personas al margen de la pobreza; 2) La aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible, en particular mediante soluciones innovadoras que tengan efectos multiplicadores en todos los Objetivos de Desarrollo Sostenible; 3) La creación de resiliencia ante crisis y perturbaciones, a fin de salvaguardar los logros alcanzados en materia de desarrollo. El PNUD se plantea fortalecer el compromiso de trabajar en colaboración con los Gobiernos, la sociedad civil y el sector privado, con el objeto de responder a las necesidades que se plantea el país. Adicionalmente, el nuevo Documento Programa País (CPD por sus siglas en inglés) del PNUD 2015-2019 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición como país de renta media-alta con la membresía de la OCDE. El CPD propone tres prioridades de trabajo: 1) Construcción de paz y transformación pacífica de conflictividades; 2) Crecimiento inclusivo y sostenible; y 3) Gobernabilidad inclusiva para el desarrollo urbano y rural. En ese marco, la Oficina del PNUD Colombia con presencia en 25 territorios trabaja en alianza con el Gobierno - a nivel nacional y local – el sector privado y organizaciones sociales en priorizar acciones que permitan transformar las condiciones de vida de las poblaciones más vulnerables. Actualmente enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un escenario de posconflicto en Colombia y otras iniciativas importantes para el país. A nivel programático la oficina en Colombia está organizada en dos Clústeres y cuatro Portafolios que trabajan de manera articulada en diferentes iniciativas de desarrollo: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y, el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática y Construcción de Paz. El PNUD Colombia está ejecutando el proyecto GEF Amazonia Sostenible para la Paz, que busca mejorar la conectividad y conservar la biodiversidad mediante el fortalecimiento de las instituciones y las organizaciones locales para asegurar el manejo integral bajo en carbono y la construcción de paz en la región Amazónica. Así mismo, el PNUD es la agencia implementadora a nivel global del Programa de Pequeñas Donaciones del GEF, el cual inició su implementación en Colombia en 2015. Este Programa en Colombia cuenta ya con un amplio portafolio de proyectos y una experiencia significativa en la estructuración de convocatorias para organizaciones sociales, la gestión y manejo de proyectos y el acompañamiento a las organizaciones sociales en la ejecución de los mismos y en el fortalecimiento de sus capacidades. En 2020 el PPD GEF/PNUD con el Fondo Patrimonio Natural, como entidad ejecutora de Visión Amazonía y el PNUD, establecieron una alianza donde las partes aportan capacidad técnica y recursos financieros para contribuir, de la mano de organizaciones sociales de base comunitaria, a la conservación y a la reducción de la deforestación de los bosques de la Amazonia Colombiana. Así, en marzo de 2020 se firmó un Acuerdo de Financiación entre Patrimonio Natural y el PNUD, por USD 1,96 millones, orientado al Fortalecimiento de capacidades de mujeres indígenas de la Amazonia Colombiana. La mayor parte de los recursos de este Acuerdo se destinarán al desarrollo de una convocatoria para organizaciones y grupos de mujeres indígenas, orientada a la financiación de pequeños proyectos, mediante subvenciones de menor valor (SBV). Esta convocatoria se realizará bajo el esquema el PPD. Para lograr los resultados propuestos en esta alianza, se requiere brindar asistencia administrativa y financiera para el adecuado desarrollo de las actividades contempladas y el logro de los resultados propuestos en el Acuerdo, en especial, el desarrollo de las subvenciones de bajo valor (SBV) por parte de grupos de mujeres indígenas y su fortalecimiento de capacidades. Duties and Responsibilities Funciones: Bajo la dirección y supervisión del Coordinador del proyecto Amazonía Sostenible para la Paz y la asociada de programa del área de Desarrollo Sostenible, el/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a debe proveer apoyo estratégico al proyecto 89719 “Conectividad y conservación de la biodiversidad en la Amazonia Colombiana” y al “Programa de Pequeñas Donaciones” (PPD) en el marco del Acuerdo firmado con Patrimonio Natural/Visión Amazonía. Es responsable de la gestión administrativa y financiera de las actividades programáticas y operativas de dicho acuerdo. Promueve un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados consistentes con las normas y regulaciones del PNUD mediante las siguientes funciones: De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a desempeña las siguientes funciones: Gestionar las actividades financieras del Acuerdo, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
  • Mantener la integridad financiera del programa dentro de la Oficina País del PNUD y externamente, implementar y monitorear un sistema contable y base de datos para el presupuesto operativo país del PPD.

  • Revisar los informes financieros presentados por los beneficiarios/organizaciones sociales de base comunitaria y emitir recomendaciones para la Coordinación Nacional según sea requerido.

  • Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.

  • Dar soporte en ATLAS, en proceso relacionado con transacciones, requisiciones y pagos.

  • Revisar los informes financieros, subvenciones, acuerdos de Cooperación, presentados por los beneficiarios/organizaciones sociales de base comunitaria y emitir recomendaciones para el CN según sea requerido.

  • Realizar seguimiento operativo al proyecto y los contratos derivados del mismo (incluyendo seguimiento a productos y tiempos de entrega establecidos en las contrataciones del proyecto).

  • Realizar ajuste al presupuesto con referencia a estado de cajas y COAs para los contratos, seguimiento a presupuestos, ingreso de recursos; seguimiento a apropiaciones presupuestales, estados de caja, seguimiento a calendarios de pagos. Elaborar revisiones presupuestales cuando sea requerido.

  • Realizar seguimiento a las PO generadas por el proyecto, tramitando el cierre oportuno.

  • Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.

Garantizar el funcionamiento administrativo del proyecto mediante:
  • Apoyar al equipo PPD GEF/PNUD, en la gestión del proyecto en lo relacionado con su planeación, preparación, revisión y ejecución.

  • Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, subvenciones, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros.

  • Acompañar y preparar administrativa, técnica y financieramente las subvenciones que se firmaran para la financiación de los proyectos aprobados en el marco de la convocatoria.

  • Conocer a profundidad la normativa del PNUD y coordinar la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos, etc).

  • Apoyar la gestión de viajes del equipo PPD/PNUD cuando así se requiera y acorde a los mecanismos que se definan.

  • Apoyar y capacitar a las organizaciones sociales de base comunitaria en los procesos administrativos y financieros; socias del PPD en territorio nacional.

  • Realizar la preparación de materiales y herramientas de apoyo a la ejecución (por ejemplo. Guías de apoyo técnico a las organizaciones), guías internas de los paso a paso de los procedimientos de gestión de las subvenciones.

  • Apoyar en los procesos de fortalecimiento de capacidades administrativas y financieras a las organizaciones sociales de base comunitaria, socias del PPD en territorio nacional.

  • Dar acompañamiento y seguimiento a las Auditorías realizadas al Proyecto.

Asegura la adecuada gestión de información:
  • Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales de los consultores, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto.

  • Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión al proyecto a nivel nacional y la actualización de la plataforma de gestión de proyectos SGP.

  • Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados.

  • Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD.

  • Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos

Impacto de Resultados Los resultados clave tienen un impacto en la ejecución de los servicios administrativos y financieros del proyecto, la gestión y presentación de información administrativa y financiera con un enfoque orientado al cliente mejora la capacidad del PNUD para administrar de manera eficaz y eficiente los recursos del proyecto. Competencies Competencias Organizacionales: LIDERAZGO Actitud inclusiva en la toma de decisiones
  • Busca y reconoce los aportes individuales

  • Motiva el diálogo y actúa en consecuencia con los aportes de los equipos

  • Anticipa y resuelve los conflictos

  • Acoge la diversidad de opiniones y las considera oportunidades de mejoramiento

  • Reconoce el crédito a los otros

  • Determina los recursos, métodos, socios, información y soluciones apropiados

INNOVACIÓN Analiza y recomienda
  • Analiza materiales técnicos complejos (incluida información) y realiza recomendaciones concisas y pertinentes

  • Aporta a la producción confiable de servicios y transferencias de conocimientos

  • Identifica y aborda los posibles desafíos de manera rápida y desarrolla planes de acción

  • Considera oportunidades específicas de mejora inmediata en su propio campo

GESTIÓN DEL TALENTO Busca oportunidades para aprender y compartir
  • Manifiesta conductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones

  • Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.

  • Con base en la retroalimentación formal e informal recibida, adopta medidas para abordar áreas de mejora y crecimiento.

  • Incentiva el compromiso del equipo

  • Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función

  • Distingue objetivamente las personas con alto desempeño de aquellas con escaso desempeño.

  • Expresa su aliento a aquellos que se esfuerzan por desarrollarse o que muestran mejoras

COMUNICACIÓN Escucha a fin de desarrollar sensibilidad hacia las necesidades del cliente
  • Respeta las diferencias de opinión

  • Encuentra elementos en común para resolver problemas

  • Se gana la confianza de colegas, socios y clientes

  • Presenta a las demás ideas conceptuales complejas en términos prácticos

  • Adapta las comunicaciones a cada público específico

  • Construye redes informales interna y externamente y las considera parte del proceso de construcción de valor

  • Desarrolla la comprensión detallada de las necesidades, problemas y prioridades del cliente mediante la solicitud permanente de su retroalimentación.

  • Conoce cómo se desempeña el equipo respecto a las expectativas del cliente

  • Reconoce y recompensa logros

ENTREGA DE RESULTADOS Adapta e implementa
  • Asume la responsabilidad para enfrentar situaciones críticas

  • Demuestra compromiso hacia los clientes y calidad

  • Trabaja según las metas acordadas, enfrentando los desafíos de manera constructiva

  • Responde por la implementación de proyectos o resultados del equipo

  • Asume responsabilidades y se esfuerza por planificar metas, superar obstáculos, contratiempos e incertidumbres

  • Actúa siempre de manera cumplida y utiliza los recursos con responsabilidad

Competencias Funcionales: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE
  • Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas

  • Promueve la gestión del conocimiento y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.

ORIENTACIÓN A RESULTADO Y EFICACIA OPERACIONAL
  • Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.

  • Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.

  • Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos

  • Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint.

Required Skills and Experience Educación:
  • Carrera profesional en ciencias administrativas, económicas o áreas afines.

Experiencia:
  • Mínimo cuatro (4) años de experiencia en la gestión administrativa y financiera de programas o proyectos con entidades privadas o de cooperación internacional.

  • Al menos dos años de experiencia en el SNU procesos de gestión administrativo y financiero

  • Al menos dos años en experiencia en procesos de capacitación a organizaciones de base comunitaria para el fortalecimiento de habilidades y capacidades en procesos administrativos y financieros

  • Manejo y revisión de presupuestos a terceros, informes y rendición de cuentas

  • Experiencia en monitoreo y evaluación de proyectos

Conocimientos:
  • Conocimiento del SNU en Colombia.

  • Manejo de herramientas corporativas del sistema UN

  • Deseable: Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos.

  • Deseable: Experiencia en el desarrollo de procesos de convenios de cooperación/subvenciones preferiblemente bajo las normas y procedimientos PNUD.

  • Manejo fluido de español hablado y escrito

*Para conocer las escalas salariales vigentes diríjase a: https://www.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/UNDP_Co_GEN_Escala%20Salarial%20SC%202020.pdf Disclaimer Important applicant information All posts in the SC categories are subject to local recruitment. Applicant information about UNDP rosters Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements. Workforce diversity UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence. Scam warning The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
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