United Nations Development Programme (UNDP)

Asistente Administrativo/A Para Las Áreas De Apoyo Estratégico

United Nations Development Programme (UNDP)

Job Description

  Contexto de la Organización ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar todas las formas de discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres en el marco del desarrollo sostenible y los derechos humanos. ONU Mujeres en México, en consonancia con las prioridades nacionales y los instrumentos internacionales y regionales de protección y defensa de los derechos humanos de las mujeres, principalmente la Convención sobre la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW, por sus siglas en inglés), así como con las recomendaciones generadas por los órganos encargados de su vigilancia trabaja para lograr la igualdad sustantiva  entre hombres y mujeres en todos los aspectos de la vida, enfocándose en cinco áreas prioritarias:
Duties and Responsibilities
Funciones / Resultados Clave Esperados El/la Asistente Administrativo/a se desarrollará bajo la supervisión de el/la Responsable de Operaciones, y en coordinación con el equipo técnico de Operaciones, Comunicaciones y Planeación, Monitoreo y Evaluación, de la oficina de ONU Mujeres México. El/la Asistente administrativo/a es responsable de desempeñar las funciones descritas a continuación: Apoyo administrativo a las áreas estratégicas:
  • Apoyar el proceso administrativo para la contratación o enmienda de bienes, servicios y/o consultorías con personas morales y/o personas físicas (preparar y llenar matrices de evaluación, elaborar minutas, checklist de adquisiciones y RH, formato de solicitud de vendor, gestionar las firmas de los contratos).
  • Solicitar cotizaciones, realizar cuadros comparativos para las compras menores y dar seguimiento a los procesos de adquisiciones que así lo requieran.
  • Gestionar el pago de bienes, servicios y/o consultorías con personas morales y/o personas físicas, y Cash Advances (elaboración de solicitudes de pago de servicios y productos e ingreso de requisiciones, manteniendo archivos digitales y físicos en orden).
  • Apoyar en la organización y coordinación de viajes (cotización de vuelos, gestión de viáticos, arreglos logísticos, documentación del viaje con plan e informe de misión, Formato F10 y llenado de matrices internas de control).
  • Apoyar en organización y logística de eventos, reuniones de trabajo, talleres, seminarios, encuentros, capacitaciones, entre otros.
  • Control de reservaciones de Salas de Juntas para todas las áreas de la Oficina;
  • Apoyar a la oficina en el oportuno abastecimiento de papelería;
  • Facilitar al área de Administración y Finanzas la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal;
  • Apoyar al seguimiento de los procesos financieros y de planeación de la oficina. (apoyo a revisiones presupuestarias, colaborar en la actualización de la herramienta de monitoreo mensual, plan de implementación, plan de adquisiciones en estrecha colaboración con el personal técnico de las áreas)
  • Dar seguimiento al pago de servicios y proveedores de comunicación institucional.
  • Apoyar con cualquier otra actividad requerida por las áreas estratégicas.
Apoyo en el archivo y registro de información:
  • Cotejar y ordenar documentación en expedientes, de acuerdo con listados de documentos oficiales y clasificación del sistema de archivo de Naciones Unidas;
  • Garantizar la actualización del archivo de acuerdo con las normas y procedimientos de ONU Mujeres;
  • Colaborar en la integración de los informes administrativos y/u operativos que le sean requeridos;
  • Mantener un control administrativo de la información de forma ágil e integral de las áreas de Operaciones, Comunicaciones y M&E.
Impacto de los Resultados: El logro de los resultados tiene un impacto significativo en el desempeño del área de Operaciones, así como de apoyo a las áreas de Comunicaciones, Gestión de Conocimiento y de Planeación, Monitoreo y Evaluación, particularmente apoyando la relación con las áreas de Finanzas. La entrega oportuna de sus resultados garantiza el flujo de los procesos debiéndose comprometer a las capacitaciones y acreditaciones de conocimientos necesarios para la correcta aplicación de la normatividad de ONU Mujeres.
Competencies
VALORES DE LA ORGANIZACION /PRINCIPIOS RECTORES
  • Integridad
  • Profesionalismo
  • Respeto a la diversidad
COMPETENCIAS DE LA ORGANIZACIÓN
  • Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género
  • Responsabilidad
  • Solución creativa a los problemas
  • Comunicación efectiva
  • Colaboración incluyente
  • Compromiso con contrapartes
  • Predicar con el ejemplo
Required Skills and Experience CALIFICACIONES PARA LA CONTRATACIÓN: Educación:
  • Estudios de bachillerato administrativo, Administración de Empresas, Contabilidad, Economía y/o áreas relacionadas. Un título universitario es una ventaja.
Experiencia comprobable:
  • Al menos tres años de experiencia en temas administrativos y de control de procesos administrativos y financieros.
  • Experiencia en el análisis y sistematización de información
  • Conocimiento práctico y habilidad para apoyar y mantener los archivos y/o registros de la oficina bajo un sistema de archivo como el Global Filing System (físico y digital).
Manejo de paquetería Microsoft Office 2007 y Windows XP. Requerimientos adicionales deseables:
  • Dominio del idioma español escrito y hablado.
  • Conocimiento del idioma inglés en nivel intermedio.
  • Conocimiento de sistemas tipo ERP, como el Sistema Atlas.
  • Indispensable tener nacionalidad mexicana o contar con visa de trabajo para residir y trabajar en México durante el periodo del contrato;
  • Indispensable adjuntar a la aplicación el Formulario de ONU Mujeres sobre el historial personal (P11), el cual se puede descargar en: http://www.unwomen.org/-/media/headquarters/attachments/sections/about%20us/employment/un-women-p11-personal-history-form.doc?la=en&vs=2740
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