United Nations Development Programme (UNDP)

Asistente Administrativo(a) Financiero(a) (Proyecto Reducción De La Vulnerabilidad Climática Y El Riesgo De Inundación En Zonas Costeras Urbanas Y Semiurbanas De Ciudades De América Latina)

United Nations Development Programme (UNDP)

Job Description

ANTECEDENTES

Mediante un esfuerzo coordinado entre los Ministerios del Ambiente del Ecuador y Chile, con el apoyo técnico del Banco de Desarrollo de América Latina (CAF) como como entidad implementadora y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) como la entidad ejecutora, se formuló el proyecto regional  el proyecto regional “Reduciendo la vulnerabilidad climática y el riesgo de inundaciones en zonas urbanas y semiurbanas costeras en ciudades de América Latina”, mismo que fue presentado al Fondo de Adaptación y aprobado en Julio del 2018.

El objetivo del proyecto es reducir la vulnerabilidad a riesgos climáticos que ocasionan inundaciones, deslizamientos, flujos de lodo en tres ciudades costeras mediante un enfoque basado en el riesgo con opciones de adaptación, favoreciendo la construcción colaborativa y de redes de trabajo con el objeto de desarrollar una cultura de adaptación.

El proyecto se enfoca en la amenaza hidro – meteorológica que genera flujos de lodo y pone en riesgo a la población en Antofagasta y Taltal, y en inundaciones y deslizamiento en Esmeraldas. Los impactos esperados a mediano plazo se enfocan en el mejoramiento de las condiciones para la adaptación al cambio climático y la reducción del riesgo de desastres en las tres ciudades. En el largo plazo, se espera el incremento de la capacidad adaptativa y resiliencia de las poblaciones intervenidas. El proyecto prevé que las lecciones sean útiles para otros países de América Latina y El Caribe, e incluso otras regiones del mundo.

El proyecto está organizado en tres componentes:

Componente 1: Acciones prioritarias para incrementar la resiliencia en las tres ciudades. Con cuatro resultados: Incorporación RRD en la planificación local, construcción de infraestructura incorporando variables relacionadas con el clima, mejoramiento del monitoreo climático y fortalecimiento de los sistemas de respuestas y de los sistemas de alerta temprana existentes.

Componente 2: Fortalecimiento de las capacidades de los funcionarios de gobiernos locales y de las comunidades, así como reforzar las conexiones entre comunidad, gobiernos locales y nacionales. Con dos resultados: desarrollando cursos de entrenamiento virtual con un enfoque basado en el riesgo con opciones de adaptación para funcionarios públicos; y la formulación implementación de una estrategia de comunicación y educación para sensibilizar, incrementar la concientización local y contribuir a la recuperación y construcción de la memoria cultural. El curso virtual estaría abierto a profesionales de otras ciudades costeras de Latinoamérica y El Caribe.

Componente 3: Promover las comunidades de práctica del proyecto, documentar y diseminar las lecciones. El pilar del proyecto regional son las comunidades de práctica que permitirán desarrollar de forma colectiva aprendizajes en temas específicos. Cinco comunidades de práctica serán desarrolladas.

El motivo fundamental del proyecto regional es generar lecciones prácticas con enfoque basado en el riesgo con opciones de adaptación para ciudades costeras con diferentes capacidades adaptativas y diseminar lecciones a Latinoamérica y El Caribe para motivar el interés de otras ciudades y regiones.

En este marco, se desarrollan estos términos de referencia.

OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN

La presente contratación, tiene la finalidad de contar con un/a asistente Administrativo Financiero para la ejecución de tareas administrativas, financieras y operativas durante la implementación del proyecto. El/La Asistente Administrativo(a) Financiero(a) será responsable de brindar apoyo necesario para el adecuado funcionamiento del proyecto y actuará bajo la directa supervisión de el/la Coordinador(a).

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Las funciones y responsabilidades descritas a continuación se aplican para la implementación del proyecto en Ecuador.

Las principales responsabilidades de el/la Asistente Administrativo(a) Financiero(a) son: la asistencia en la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos, financieros y contables bajo normas PNUD, apoyo en las licitaciones, contrataciones, el manejo de agenda, correspondencia, archivo, materiales, requerimientos de movilización, ordenamiento eficiente de los registros y archivos contables, entre otros.

  • Apoyo administrativo - financiero para ejecutar el plan de trabajo y presupuesto del proyecto. Preparación de todos los documentos necesarios y seguimiento de los procesos de contratación y adquisición a realizarse.

  • Administrar el sistema físico y digital de correspondencia del Proyecto, así como el registro en los sistemas propios del PNUD (ATLAS, Intranet de adquisiciones, de contrataciones, entre otros).

  • Apoyar la coordinación y socialización de las actividades del proyecto con las instancias públicas y privadas que le sean requeridas. Coordinar visitas de misiones nacionales e internacionales, que dan soporte técnico a ciertas actividades planificadas en el proyecto.

  • Coordinación de eventos institucionales, interinstitucionales y de seguimiento para asegurar la eficiente implementación del Proyecto, incluyendo las memorias o sistematización de estos. Asistencia en la organización de actividades de capacitación a nivel nacional, especialmente en la coordinación logística de los eventos.

  • Elaboración de actas y ayuda memorias durante las reuniones, según se requiera.

  • Arreglos para movilizaciones al interior y al exterior del personal del proyecto.

  • Control de inventarios, equipos y bases de datos del proyecto.

  • Custodia de caja chica (si aplica).

  • Control de asistencia, registro de feriados, permisos por enfermedad de los miembros de la unidad de gestión de proyecto y consultores.

  • Colaborar en la preparación del plan operativo anual (POA) y el plan de adquisiciones.

  • Coordinar con las contrapartes respectivas, aspectos organizativos, logísticos y de recursos para el desarrollo de las actividades planificadas del Proyecto.

  • Apoyar en la elaboración del informe de ejecución, avance y cierre al donante.

COMPETENCIAS

  • Excelente capacidad de interacción y comunicación profesional en equipos multidisciplinarios.

  • Habilidad para desarrollar una variedad de tareas especializadas de forma simultánea, enfocadas en gestión por resultados, con bajo nivel de supervisión.

  • Aptitudes para trabajar bajo presión, obteniendo resultados de calidad.

  • Apertura al cambio y habilidad para enfrentar situaciones complejas.

  • Excelente nivel de comunicación oral y capacidad de redacción.

  • Iniciativa y responsabilidad.

  • Demostrar integridad personal a partir de practicar valores como honestidad, respeto y ética personal y profesional.

  • Demostrar alta sensibilidad y adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad, siendo capaz de mostrar en la práctica un alto nivel de respeto a la diversidad.

  • Demostrar capacidad en la coordinación interinstitucional y sinergias de trabajo con múltiples actores.

  • Habilidad de comunicación oral y escrita, trabajo en equipo, planificación y organización.

  • Responsabilidad, creatividad y compromiso de trabajo y aprendizaje conjunto.

  • Capacidad de trabajo bajo presión y producción de resultados de alta calidad en tiempos limitados;

  • Capacidad de proactividad e iniciativa con miras a brindar soporte integral al Proyecto durante su ejecución, así como para adquirir nuevos conocimientos e información.

  • Aptitud para trabajar bajo procedimientos operativos de organismos internacionales.

PERFIL REQUERIDO

Formación Profesional:

  • Título de Tercer Nivel en Ingeniería Comercial, Administración Pública o de Empresas, Finanzas, Economía, afines.

Experiencia Profesional:

  • Experiencia general mínima de 3 años en temas afines a su profesión

  • Experiencia específica mínima de 2 años en gestión administrativa, financiera de proyectos.

Otros conocimientos y capacidades:

  • Conocimientos informáticos excelentes en manejo de Word, Excel, PowerPoint

  • Deseable experiencia en procedimientos de organizaciones internacionales.

  • Deseable experiencia/familiaridad en procedimientos del PNUD.

  • Disponibilidad para trasladarse a nivel nacional cuando se requiera.

LUGAR DE TRABAJO

La sede de trabajo será la ciudad de Esmeraldas en las oficinas del GAD municipal de Esmeraldas, con desplazamientos planificados a Quito. Important applicant information All posts in the SC categories are subject to local recruitment. Applicant information about UNDP rosters Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements. Workforce diversity UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence. Scam warning The united nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web. Contract Duration: 12 meses, con posibilidad de renovación de acuerdo a la desempeño y disponibilidad de fondos
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