International Organization For Migration (IOM)

Asistente Administrativo De Proyecto (2 Posiciones)

International Organization For Migration (IOM)

Job Description

CONTEXTO Y ALCANCE INSTITUCIONAL Bajo la supervisión general del Administrador de Contabilidad y Finanzas y la supervisión directa del Coordinador de Operaciones, el Asistente Administrativo será responsable de desempeñar las siguientes funciones: RESPONSABILIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTAS
  1. Asistir al/la Coordinador(a) de Operaciones en la implementación y monitoreo de las actividades del proyecto.

  2. Brindar apoyo en el cumplimiento de los procesos financieros y administrativos del proyecto conforme las normativas de la OIM.

  3. Apoyar en la elaboración, documentación y seguimiento de Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR) y Requisiciones de Cheques (RFP); para el desarrollo de las actividades del proyecto conforme a las normativas de OIM.

  4. Llevar un archivo ordenado y diferenciado en forma física y digital de toda la documentación relacionada a Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR), Requisiciones de Cheques (RFP) y todo documento administrativo del proyecto en el país para futuras auditorias de programa.

  5. Asistir en la organización, aspectos logísticos y coordinación de viajes para reuniones, conferencias, misiones en campo, entre otros conforme a las normativas de OIM.

  6. Apoyar al/la Coordinador(a) de Operaciones en la asistencia a beneficiarios del proyecto y misiones de monitoreo.

  7. Monitorear reportes de asistencia, recolección de data y seguimiento de ejecución de subcontrataciones.

  8. Asistir en la preparación y diseminación de informes y productos de proyecto en inglés y español para la misión y el donante.

  9. Preparar justificantes de pago de actividades desarrolladas durante la implementación del proyecto.

  10. De ser necesario brindará el apoyo necesario en las actividades de asistencia humanitaria con los colegas de Operaciones del proyecto.

  11. Mantener líneas directas de comunicación y apoyar en la preparación y redacción de informes ejecutivos, reportes de actividades de campo, reportes de entrega de asistencia humanitaria y recolección de información sobre retornos (asistencias brindadas, cruce de variables, identificación de territorios, entre otras) día a día con el/la Supervisor(a) de Operaciones y el/la Coordinador(a) de Operaciones.

  12. Y todas las demás que en el marco de sus funciones le sean solicitadas de acuerdo a su experiencia y capacidad.

COMPETENCIAS El titular deberá poseer y demostrar las siguientes competencias técnicas y comportamentales: Values • Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible. • Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct. • Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges. Core Competencies – behavioural indicators level 1 • Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results. • Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes. • Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate. • Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work. • Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way. TÉCNICAS · Alcanza sus objetivos en situaciones difíciles. · Efectivamente coordina acciones con los socios implementadores. · Trabaja efectivamente con autoridades locales, socios, beneficiarios y la comunidad en general para avanzar en los objetivos de las oficinas de país o regionales. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA • Estudios a nivel de Licenciatura o estudiante avanzado en Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Derecho Internacional o carreras afines y dos años de experiencia profesional en proyectos vinculados a la temática migratoria en general, protección de derechos de la niñez, proyectos de desarrollo y con grupos vulnerables; o • Certificado de Educación Secundaria y cuatro años de experiencia profesional en proyectos vinculados a la temática migratoria en general, protección de derechos de la niñez, proyectos de desarrollo y con grupos vulnerables. • Manejo de programas de procesamiento de datos. • Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales será una ventaja. IDIOMAS Español - Excelente Inglés - Manejo Intermedio (oral y escrito) del idioma inglés. iomsalhr@iom.int
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