Job Description

CONTEXTO Y ALCANCE INSTITUCIONAL: Bajo la supervisión general del Oficial de Gestión de Recursos y la supervisión directa del Coordinador/a de Operaciones, el Asistente Administrativo será responsable de desempeñar las siguientes funciones: RESPONSABILIDADES:
  • Asistir al/la Coordinador(a) de Operaciones en la implementación y monitoreo de las actividades del proyecto.

· Brindar apoyo en el cumplimiento de los procesos financieros y administrativos del proyecto conforme las normativas de la OIM.
  • Apoyar en la elaboración, documentación y seguimiento de Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR) y Requisiciones de Cheques (RFP); para el desarrollo de las actividades del proyecto conforme a las normativas de OIM.

  • Llevar un archivo ordenado y diferenciado en forma física y digital de toda la documentación relacionada a Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR), Requisiciones de Cheques (RFP) y todo documento administrativo del proyecto en el país para futuras auditorias de programa.

  • Asistir en la organización, aspectos logísticos y coordinación de viajes para reuniones, conferencias, misiones en campo, entre otros conforme a las normativas de OIM.

  • Apoyar al/la Coordinador(a) de Operaciones en la asistencia a beneficiarios del proyecto y misiones de monitoreo.

  • Monitorear reportes de asistencia, recolección de data y seguimiento de ejecución de subcontrataciones.

  • Asistir en la preparación y diseminación de informes y productos de proyecto en inglés y español para la misión y el donante.

  • Preparar justificantes de pago de actividades desarrolladas durante la implementación del proyecto.

  • De ser necesario brindará el apoyo necesario en las actividades de asistencia humanitaria con los colegas de Operaciones del proyecto.

  • Mantener líneas directas de comunicación y apoyar en la preparación y redacción de informes ejecutivos, reportes de actividades de campo, reportes de entrega de asistencia humanitaria y recolección de información sobre retornos (asistencias brindadas, cruce de variables, identificación de territorios, entre otras) día a día con el/la Supervisor(a) de Operaciones y el/la Coordinador(a) de Operaciones.

  • Y todas las demás que en el marco de sus funciones le sean solicitadas de acuerdo a su experiencia y capacidad.

EDUCACION Y EXPERIENCIA:
  • Estudios a nivel de Licenciatura o estudiante avanzado en Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Derecho Internacional o carreras afines y dos años de experiencia profesional en proyectos vinculados a la temática migratoria en general, protección de derechos de la niñez, proyectos de desarrollo y con grupos vulnerables; o

  • Certificado de Educación Secundaria y cuatro años de experiencia profesional en proyectos vinculados a la temática migratoria en general, protección de derechos de la niñez, proyectos de desarrollo y con grupos vulnerables.

  • Manejo de programas de procesamiento de datos.

  • Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales será una ventaja.

IDIOMAS: Excelente manejo del español, tanto escrito como oral. Buen manejo del inglés, tanto escrito como oral, será una ventaja COMPETENCIAS: Values
  • Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.

  • Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.

  • Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.

Core Competencies – behavioural indicators level 1
  • Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.

  • Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.

  • Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.

  • Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.

  • Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

iomsalhr@iom.int
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