UN Offices

Archiviste / Bibliothèquere

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Job Description

Brève description du Projet :       Avant la creation de l’ONPRA (Office National pour la Protection des Refugies et Apatrides) en 2008 et son entree en fonction en 2009, il était du ressort exclusif de la PAFE (Police de l’Air des Frontieres et des Etrangers) de proceder a la reception/enregistrement des demandeurs d’asile au Burundi. Cette fonction a été assumee pendant des annees sans qu’un archivage et une mise a jour rigoureuse des dossiers physiques des demandeurs d’asile et refugies ne soient effectues. Depuis son entree en service, l’ONPRA a son tour a fait face a des difficultes de mise a jour des dossiers physiques des personnes relevant du mandat de protection internationale. L’une des consequences regrettables de cette situation est le retard dans l’execution des procedures de Determination du Statut de Refugie (DSR) et des divers vices qui entravent celles-ci. En 2014 une equipe speciale a été montee afin de proceder a la recherche, copiage et classement de pres de 5600 dossiers physiques conserves dans les locaux de l’ONPRA. Ces dossiers ont été retenus prioritairement du fait de leurs liens avec des procedures d’asile ou de solutions durables en cours d’execution. Apres cette premiere phase, doit suivre la phase de numerisation de ces memes dossiers pour l’annee en cours. Le Bureau pays du HCR dispose depuis 2015 d’une bibliotheque a Muyinga. Le classement des ouvrages et le suivi de la circulation de ces derniers seront coordonnes par le volontaire. . Par ailleurs en dehors des activités d’archivage, le volontaires pourront être appelés à appuyer d’autres activités du HCR comme celles liées à l’opération de rapatriement. Contexte organisationnel :            L'Office du Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés a été créé le 14 décembre 1950 par l'Assemblée générale des Nations Unies. L'agence a pour mandat de diriger et de coordonner l'action internationale visant à protéger les réfugiés et à résoudre les problèmes de réfugiés dans le monde entier. Elle a pour but premier de sauvegarder les droits et le bien-être des réfugiés. Elle s'efforce de garantir que toute personne puisse exercer le droit de chercher asile et de trouver un refuge sûr dans un autre Etat, avec pour option de retourner chez elle de son plein gré, de s'intégrer sur place ou de se réinstaller dans un pays tiers. Elle a également pour mandat d'aider les apatrides. Duties and Responsibilities
  • Sous la supervision directe de  l’Administrateur Associe de Protection, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

  • Faire le classement, conformément aux procédures opérationnelles standards de la gestion des dossiers

  • Préparer un inventaire des dossiers détaillé et fournir les outils qui permettent, dans un système de référence effective, une recherche facile des dossiers/documents, conformément aux procédures opérationnelles standards de la gestion des dossiers

  • Préparer un inventaire des dossiers physiques classés et en circulation.

  • Contribuer à la mise en place d’un meilleur arrangement de l’espace de rangement et un inventaire des besoins selon les fichiers classés

  • Contribuer à la mise à jour du classement des dossiers physiques et à la réorganisation du classement dans l’ordre chronologique.

  • Mettre a disposition les dossiers physiques et suivre leur circulation le cas echeant (circulation)

  • Vérifier et gérer les dossiers classés et en circulation

  • Préparer des copies des fichiers de la détermination du statut de réfugié qui ne se trouvent pas dans les archives

  • Assister avec l’archivage des dossiers clôturés et ceux à utiliser, conformément aux procédures opérationnelles standards de la gestion des dossiers

  • Scanner les dossiers et faire le classement électronique, conformément aux procédures opérationnelles standards de la gestion des dossiers

  • Assurer l’intégrité et la sécurité des dossiers

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
  • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.

  • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.

  • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.

  • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.

  • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation;

  • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

  • Appuyer  au besoin  les activités liées au rapatriement dans les  Centres de Transit, incluant l’acceuil et l’accompagnement  des retournés  ainsi que la Coordination des autres activités d’assistance  en collaboration avec les partenaires opérationnelles.

  • Participer dans  les missions de monitoring de protection ou monitoring des frontières  en compagnie  des assistant de terrain/ protection.

  • Produire des rapports d’activités  et formuler des recommandations  en vue de l’amélioration de  l’assistance de personnes sous mandat du HCR au Burundi.

 Résultats attendus :
  • Les dossiers physiques des refugies et demandeurs d’asile sont repertories et mis a jour

  • L’ONPRA et le HCR ont des archives similaires et mise a jour regulierement

  • L’ensemble des dossiers physiques est numerise et accessible via la base de donnees ProGres

  • La circulation et la gestion des dossiers est suivie selon les procedures operationnelles

  • La bibliotheque est fonctionnelle et les ouvrages traces dans leurs circulation

  • La bibliotheque fait l’objet d’une mise a jour reguliere

  • Les staffs sont briefes sur les modalites de circulation des dossiers ainsi que des ouvrages

  • Le/La volontaire participeront à des activités du programme VNU et autres

  • Le/La volontaire au transfert de capacité

  • Les volontaires agissant dans un contexte humanitaire doivent faire preuve d’engagement et de respect de la confidentialite des informations auxquelles ils auront acces.

  • Il est attendu une implication actives des volontaires lors des activites et celebrations organisees tout au long de l’annee a l’attention des staffs et des beneficiaires

  • Les volontaires sont invites a suivre en ligne les diverses formations obligatoires et recommandees qui permettront un renforcement de leurs capacites.

Competencies

  • Intégrité et professionnalisme: fait montre d’une expertise dans le domaine de spécialité et d’une capacité d’appliquer un bon jugement; niveau d'autonomie très élevé, de l'initiative personnelle et la capacité de prendre ses responsabilités; la volonté d'accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant largement son pouvoir discrétionnaire, l'impartialité et la neutralité; capacité à gérer l'information de façon objective, précise et confidentielle; spontané et ayant un sens de service.

  • Responsabilité : mature et responsable ; capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l'organisation.

  • Engagement à l'apprentissage continu : fait montre d'initiative et de volonté d'apprendre de nouvelles compétences et se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise ; capacité d'adaptation aux changements qui surviennent dans l'environnement de travail.

  • Planification et organisation : fait montre d’efficacité organisationnelle et des compétences et de la capacité à gérer un grand volume de travail d'une manière efficace et contribue à la résolution des dans les délais ; capacité d'établir des priorités et à planifier, coordonner et suivre son (propre) travail ; capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et de gérer plusieurs projets / activités.

  • Le travail d'équipe et le respect de la diversité : aptitude à travailler efficacement avec les autres secteurs/unités au sein de l’organisation ; aptitude à établir et maintenir des rapports de travail harmonieux dans un environnement multiculturel, multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité et de l'égalité

  • Communication: fait montre de compétences interpersonnelles; de bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité d’écrire des rapports clairs et concis; capacité d'effectuer des présentations, des options d'articuler et de positions de façon concise; capacité à prendre et défendre des recommandations; capacité à communiquer et faire preuve d'empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; capacité à garder son sang-froid et rester utile envers le personnel, tout en étant objectif, sans montrer l'intérêt personnel; la capacité de transférer des informations et des connaissances à un large éventail de différents groupes cibles;

  • Flexibilité, adaptabilité et capacité et la volonté d'opérer dans les environnements difficiles, distants et potentiellement dangereux pour de longues périodes, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, et notamment de fréquents déplacements au sein de la zone d’opérations ; la volonté d’être déployé/transféré à d'autres lieux d'affectation dans la zone d'opérations, si nécessaire ;

  • Un engagement véritable envers les principes des affectations des volontaires, qui comprend la solidarité, la compassion, la réciprocité et l’autonomie ; et l'engagement envers les valeurs fondamentales de l'ONU.

Conditions de vie : Le candidat sera basé a Muyinga ou les conditions de vies sont tres acceptables. Conditions de Service : (National UNV COS_FRE La durée de votre affectation est de 12 mois mois, éventuellement renouvelable selon la disponibilité du financement, nécessité opérationnelle et/ou performance satisfaisante. Une indemnité mensuelle de subsistance de volontaire, censée couvrir le logement, les besoins de base ainsi que les charges utilitaires (eau, électricité, etc.) équivalent à 991,875 BIF vous sera versée. Vous aurez aussi droit à un voyage vers le lieu d’affectation et une Indemnité d’installation (SIG) (si applicable); une assurance médicale (avec 3 dépendants maximum), une assurance d’incapacité et une assurance vie. Un voyage retour vers votre lieu de recrutement (si applicable) sera fourni et une indemnité de réinstallation (RSA) après service satisfaisant vous sera payée. Required Skills and Experience Niveau de qualifications : Niveau secondaire Type de qualifications : Archiviste/Bibliothèquere Nombre d’année d’expérience : 2 ans d’expérience pertinente pour la fonction Langues : Excellent français oral et écrit , la connaissance de l’anglais est désiré Permis de conduire : pas nécessaire Capacité informatique :
  • Connaissance des programmes d'ordinateur (MS Office- Word et Excel)

  • Connaissance d’utilisation de la base de données HCR (proGres) souhaitable

Disclaimer united nations Volunteers is an equal opportunity programme which welcomes applications from qualified professionals. We are committed to achieving diversity in terms of gender, nationality and culture. United Nations Volunteers reserves the right to select one or more candidates from this announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this opening for other openings with United Nations Volunteers with similar assignment description, experience and educational requirements.
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