Cooperazione Internazionale (COOPI)

Administrateur(trice) / Assistant(e) à La Coordination

Cooperazione Internazionale (COOPI)

Job Description

RCA connaît depuis la fin 2012 la pire crise humanitaire depuis son indépendance en 1960, provoquée par des affrontements entre groupes armés, et des violences intercommunautaires qui ont dévasté ce pays dont la population est victime d’une extrême pauvreté. Si des milliers de vies ont été brisées, la conséquence principale de cette catastrophe est qu’à la fin de l’année 2019, plus de la moitié des centrafricains environ 2,6 millions de personnes, avait encore besoin d’assistance humanitaire. COOPI a assisté les populations les plus touchées par la crise en 2016, et a mis en œuvre des projets d’urgence dans les différents domaines de la Sécurité Alimentaire, Protection (enfants vulnérables et EAFGA, Enfants Associés aux Forces et Groupes Armés, aide aux victimes de la crise et aux survivants aux violences sexistes, réfugiés et déplacés, soutien à distance), Education, Droits de l'homme et Réhabilitations, Distribution alimentaire et Reconstruction Précoce (construction et réhabilitation d’infrastructures). Nous encourageons le personnel international présent dans le pays à postuler.

Responsabilités générales

L’Administrateur/trice Assistant/e à la Coordination est chargé du contrôle interne et audit, et supporte les administrateurs projet dans la gestion comptable, administrative et financière des projets dans le respect du contrat du projet, des procédures de COOPI et du bailleur, et de la législation nationale en vigueur.

Responsabilités spécifiques

Rapport financier des projets
  • Vérifier l’exactitude et complétude des pièces justificatives et de la documentation affèrent ;

  • Vérifier la bonne application des procédures COOPI et des bailleurs, en particulier au regarde des achats des biens, travaux et service ;

  • Pour faire cela il/elle suivra et appuiera les administrateurs de projets et les chefs projets, il/elle relèvera les éventuelles erreurs, manques de documents ou non-respect des procédures, en demandant leur correction et/ou complétude ;

  • Vérifier que la documentation relative aux inventaires des biens soit disponible et respecte les conditions contractuelles ;

  • Vérifier le bon archivage de la documentation administrative en vue des audits interne et externe et la sauvegarde des données du projet ;

  • Si le besoin s’exprime, il/elle travaillera elle-même en appui aux administrateurs projet afin de s’assurer de la bonne réalisation des taches ci-dessus indiqué .

Audit/spot check/vérification ponctuelles
  • Préparer les audits externe si prévu par le contrat signé avec les bailleurs ;

  • Préparer les audits interne si prévu par le bureau CMA ;

  • Etre en charge du suivi pendant la réalisation d’un audit en s’assurant d’avoir prête tout la documentation et en mettant à disposition ceux que l’auditeur demande (tant en terme de documentation que des explications à fournir) en se coordonnant avec le siège, le bureau CMA ;

  • Suite aux éventuelles lacunes relevées par lui-même ou par des auditeurs, en accord avec l'administrateur pays et le chef mission, il peut organiser des séances de partage des leçons apprises ;

  • Lors d'un audit et s'il n'y a plus l'administrateur du projet et le chef projet, il/elle se charge de préparer et d'organiser directement les différentes étapes de sa réalisation et de représenter le premier interlocuteur vis à vis des auditeurs.

Formation admin et procédures COOPI et des bailleurs
  • Effectuer une formation continue aux Chefs de Projets, administrateurs projets, comptables ; en les supportant dans l’utilisation quotidienne des outils gestion, de planification et suivi financier du projet (par exemple plan d’achat, check caisse, Desy etc.) en collaborant avec la Coordination programmes, administrative et Logistique de COOPI RCA ;

  • S’assurer qu’une passation soit faite par chaque administrateur expatrié à la fin de sa collaboration ;

  • Vérifier, tout au long du déroulement du projet et à travers de mission sur terrain - l’exactitude et complétude de la documentation comptable et aussi le bon archivage - (en étroite collaboration avec le Chef de Projet et l’Administrateur Projet) ;

  • Vérifier à la fin de chaque projet, même à travers des missions sur terrain, a la documentation des projets et le bon archivage, avec Chefs de Projets, administrateurs projets ;

  • Il/Elle vérifiera par échantillon, (lors de la réception des paquets administratives mensuel) la gestion financière et des couts partagés des projets (vérification rapprochements desy projet – coordination – scheda mago) ;

  • Faire le lien entre la coordination administrative et les administrateurs projets lors du partage (chaque mois) des pièces de la coordination ; et avec Milan pour les pieces Italie ;

  • Il/Elle assurera l’intérim des administrateurs des projets, ou de l’administrateur pays, en cas d’absence.

Gestion RH
  • Supervision du travail du réfèrent local chargé des ressources humaines locales ;

  • Suivi du processus du recrutement jusqu’à l’établissement du contrat ;

  • Suivi formalité administrative en cas de cessation collaboration (évaluations, certificat de travail, ou en cas de renouvellement contrats/avenants) ;

  • Suivi paiement salaires, impots et taxes ;

  • Suivi planification congés.

Profil du Candidat

Formation/Expériences spécifiques
  • Diplôme en sciences économiques ou similaires ;

  • Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion économique et financière de projets et dans la comptabilité dans des PVD ;

  • Expérience avérée dans l'organisation et gestion d'audit ;

  • Expérience dans le rapportage financier ;

  • Excellentes capacités rédactionnelles et connaissance du paquet Office ;

  • Expérience dans l’utilisation de bases de données comptables ;

  • Excellentes capacités de négociation et communication ;

  • Maîtrise du français, parlé et écrit ;

  • Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.

Compétences transversales
  • Excellente capacité de travailler dans des conditions de base et de s’adapter à la vie du terrain ;

  • Excellente capacité organisationnelle ; flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail ;

  • Excellente capacité de travailler sous pression ;

  • Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs ; capacité de former les collaborateurs selon les besoins ;

  • Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel.

Atout
  • Expérience de travail en Afrique et/ou dans des contextes de conflit/post-conflit.

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.
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