Job Description

 

COOPI está buscando: un/a Administrador/a País

COOPI está buscando reforzar su estructura en Venezuela a través de una nueva figura para la Coordinación Administrativa en el país. La persona estará acompañando la Coordinación País en la gestión y supervisión del trabajo de COOPI y de sus socios locales, asegurando la oportuna coordinación, gestión, formación y acompañamiento para todas las actividades administrativas previstas y con las cuales la organización tenga que cumplir en el país, además velando por el cumplimiento de los mismos procedimientos de COOPI y de los donantes.

Resultados esperados

  • Garantizada la gestión financiera y administrativa de COOPI en Venezuela, de acuerdo con los procedimientos internos, de los donantes y a las legislaciones locales.

  • Asegurar asistencia técnica, capacitación y supervisión del personal administrativo-logístico contratado localmente, así como al personal de las contrapartes locales con las cuales operamos.

  • Garantizar los estándares de la organización en el uso de los recursos financieros, en la gestión interna, la presentación de informes financieros periódicos, de acuerdo a los principios internos de transparencia y rendición de cuentas.

Responsabilidades y actividades principales

Planificación

  • Coordinar y dar seguimiento a la gestión financiera de la Coordinación nacional y de los programas llevados a cabo por COOPI y sus socios;

  • Asegurar la aplicación en tiempo y forma de las herramientas institucionales correspondientes, necesarias a la correcta implementación de los procedimientos financieros, contables, administrativos y logísticos tanto de COOPI como de los donantes con los cuales colabora;

  • Desarrollar y monitorear el presupuesto de la Coordinación País, de los proyectos en curso y apoyar la elaboración de los mismos para nuevas intervenciones;

  • Asegurar la actualización constante de los instrumentos contables, a fin de permitir el seguimiento y el control de los gastos;

  • Evaluar y monitorear los compromisos financieros necesarios y la disponibilidad de fondos para garantizar la operatividad en el país, la oportuna implementación de los proyectos, así como las eventuales cofinanciaciones previstas;

  • Colaborar en la elaboración de los planes de compras identificados por cada proyecto y velar para su seguimiento y/o re-planteamiento y la correcta aplicación de los procedimientos de compra de la organización;

  • Prever las acciones oportunas en los tiempos necesarios para la presentación de la información requerida para los balances anuales (internos y/o nacionales);

  • Acompañar la definición y monitoreo del plan de rendición de cuentas de los proyectos hacia los beneficiarios y los principales aliados estratégicos;

  • Apoyar en la definición y en el fortalecimiento de la estructura local de gestión administrativa-logística y de coordinación en el país.

Gestión y control

  • Supervisar los flujos financieros entre la sede y las cuentas bancarias gestionadas por la Coordinación País y por los socios implementadores, asegurando la gestión adecuada de las cuentas y de la conciliación bancaria;

  • Autorizar en coordinación con el Coordinador País los contratos, los pagos y las transferencias bancarias a realizarse para la ejecución de los proyectos;

  • Coordinar y supervisar las operaciones con las instituciones bancarias identificadas dentro y fuera del país para la implementación de las intervenciones de COOPI;

  • Coordinar y asegurar la identificación, el registro y el archivo de todos los documentos justificativos de los proyectos, así como la formulación de las primeras notas de los mismos y de la documentación financiera y bancaria;

  • Asegurar la correcta imputación de los costes a los proyectos, según procedimientos de COOPI y de los donantes;

  • Mantener un constante control de los gastos de cada proyecto y de la oficina de Coordinación País, en coordinación con los responsables de los proyectos y los socios locales, con el fin de supervisar la ejecución de los presupuestos y definir periódicamente la previsión de gastos y los pedidos de tesorería a la sede de Milán;

  • Supervisar la actualización de los inventarios de las mercancías con la estructura logística en el país;

  • Gestionar el correcto mantenimiento de los activos propiedad de COOPI o adquiridos por los proyectos, utilizando las herramientas corporativas;

  • Asegurar la conciliación y consolidación financiera de las cuentas de los proyectos antes de su envío a la Coordinación Regional y a la sede;

  • Coordinar la transmisión periódica de información y datos a la Coordinación Regional y a la sede;

  • Gestionar la supervisión de los movimientos de fondos procedentes de donantes para los proyectos a implementarse en el país, incluyendo anticipos y pagos post-aprobación de los informes financieros;

  • Llevar a cabo las acciones necesarias para que la organización cumpla las leyes tributarias previstas en el país, así como con el reglamento de prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo para las organizaciones sin fines de lucro;

  • Llevar a cabo aquellas tareas inherentes a los objetivos del puesto, y que sean solicitadas por el equipo de coordinación según contexto y necesidades de los proyectos.

Informes, auditorías y archivos

  • Coordinar con los responsables de los proyectos y el representante país para la preparación y presentación oportuna de los informes financieros provisionales y finales de los proyectos implementados;

  • Coordinar el envío a la Coordinación Regional y a la sede de todos los documentos y la información necesaria a la presentación de los informes financieros de los proyectos implementados, para la rendición de cuentas a los donantes y las eventuales auditorías internas o externas a realizarse;

  • Preparar las comunicaciones/correspondencia para los donantes, las modificaciones y enmiendas presupuestarias, en colaboración con los coordinadores de proyectos, socios locales, Coordinador País y Coordinación Regional/sede;

  • Asegurar el registro y el archivo de todos los documentos referentes a la adquisición, garantía, depreciación y mantenimiento de equipos y bienes durables en el marco de los proyectos, así como su transferencia de un proyecto a otro y/o a los beneficiarios directos y/o a contrapartes locales.

Administración y formación de Recursos Humanos

  • Seleccionar, formar, seguir y evaluar el personal administrativo y logístico contratado por la organización en situ;

  • Proveer formación y asistencia técnica al personal administrativo de los socios locales sobre instrumentos y procesos de gestión financiera y rendición de cuentas, de acuerdo a los requerimientos de los donantes y de la normativa local;

  • Colaborar con los responsables de los proyectos y el Coordinador País en la redacción y aprobación de los contratos para el personal local;

  • Garantizar que los contratos firmados con el staff local cumplan con las leyes de trabajo y financieras del país, así como con los procedimientos y códigos éticos definidos por la organización y los donantes;

  • Supervisar la preparación y actualización de los dosieres del personal local y expatriado, incluyendo toda la documentación prevista por los procedimientos de COOPI y el reglamento país;

  • Supervisar la elaboración y actualización periódica de la escala de sueldos y reglamentos para el personal local;

  • Supervisar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del personal contratado, así como el registro de días de trabajo, vacaciones y permisos, como previsto por el reglamento interno y los contratos firmados entre las partes;

  • Apoyar el Coordinador País en la elaboración del reglamento País y de los protocoles de seguridad y velar que sean aplicados oportunamente.

Perfil deseado

Requisitos Necesarios

  • Estudios profesionales en Ciencias Económicas, Administración de Empresas, Gestión de Entidades sin fines de lucro y/o afines;

  • Experiencia demostrable de por lo menos 5 años en administración de INGOs y/o empresas en el extranjero;

  • Experiencia en Cooperación Internacional, Ayuda Humanitaria y/o afines;

  • Experiencias previas con procedimientos para el manejo de fondos de donantes institucionales ECHO, DEVCO, USAID, agencias de NN.UU. y sector privado;

  • Experiencia comprobable en manejo de sistemas de compras y logística;

  • Experiencia en gestión de seguridad y riegos institucionales;

  • Capacidades de coordinación inter-institucional e inter-agencias (donantes);

  • Competencias escritas y orales de negociación;

  • Experiencia demostrable en la gestión de equipos y en la supervisión de socios locales;

  • Respeto de la Visión y Misión de COOPI y de su carta de valores;

  • Motivación, honestidad, actitud pro-activa y resolutiva, sentido común, discreción;

  • Capacidades en sistematización de procesos y elaboración de documentos e informes;

  • Idiomas: castellano e inglés;

  • Manejo de herramientas informáticas Microsoft Office;

  • Disponibilidad a partir de julio 2020.

Competencias transversales

  • Excelente capacidad de trabajo en equipo, de forma presencial y a distancia;

  • Capacidad de trabajar en emergencias y bajo presión, así como en contextos con elevadas complejidades;

  • Interés, disponibilidad y experiencia de trabajo en ambientes multiculturales y con equipos multidisciplinarios;

  • Flexibilidad, adaptabilidad y disponibilidad a moverse al interior del país;

  • Capacidad de trabajar de forma autónoma.

Requisitos Deseables

  • Experiencia de trabajo y conocimientos de los procedimientos internos de COOPI;

  • Experiencia previa de trabajo en el país y en la región;

  • Experiencia de trabajo en consorcio;

  • Conocimiento de la lengua italiana.

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