Job Description

COOPI está buscando un/a Administrador/a Local en Venezuela COOPI en Venezuela trabaja principalmente en asocio con contrapartes locales que, a través de una estructura articulada o de la pertenencia a redes de organizaciones de la sociedad civil, permiten asegurar un alcance territorial significativo y una sólida aceptación por parte de comunidades y autoridades locales. COOPI es parte de los clusters de Nutrición, Seguridad Alimentaria, Agua, Saneamiento e Higiene, Protección, Alojamiento, Energía y Enseres y Logística y ha participado en los ciclos de análisis de necesidades y validación de objetivos para la preparación del Plan Nacional de Respuesta (HRP) 2020. Actualmente, en coordinación con socio locales, COOPI esta’ promoviendo acciones finalizadas a mejorar la respuesta de protección en Venezuela a través de: a) el fortalecimiento de mecanismos de gestión de casos atención psico-social a sobrevivientes de violencia basada en género y mujeres en riesgo y b) el fortalecimiento de instituciones locales y la rehabilitación de estructuras de protección y espacios seguros con intervenciones de acceso a agua, higiene y a fuentes alternativas de energía. Recomendamos al personal internacional y nacional presente en el país que presente su solicitud. Descripcion del puesto COOPI planea reforzar su estructura a través de un/a Administrador/a, encargado/a de apoyar en la gestión de los aspectos financieros y administrativos de las intervenciones, asegurando el cumplimiento con los procedimientos de COOPI,de los donantes y con el marco legal de referencia en el país. La persona seleccionada asumirá las siguientes funciones y responsabilidades principales: Gestión, supervisión y control de gastos
  • Apoyar a la coordinación administrativa en la gestión financiera y administrativa de la delegación y de los programas llevados a cabo en el País;

  • Contribuir a la aplicación en tiempo y forma de las herramientas institucionales y de los procedimientos financieros, contables, administrativos y logísticos de COOPI y de las entidades financiadoras;

  • Mantener un constante control de los gastos de cada proyecto y de la delegación, en coordinación con los responsables de los proyectos y los socios locales, apoyando en la previsión periódica de gastos y en los pedidos de tesorería;

  • Apoyar, en coordinación con el equipo de logística, en los procesos de adquisición de bienes y servicios de la organización, gestionando cuando requerido los pagos correspondientes;

  • Contribuir a que la organización cumpla con las leyes tributarias previstas en el país, así como con el reglamento de prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo para las organizaciones sin fines de lucro.

Administración de personal
  • Asegurar la preparación y actualización de los contratos y de los dosieres del personal, incluyendo toda la documentación prevista por los procedimientos de COOPI y por el reglamento país;

  • Asegurar la correcta realización de los pagos de salarios, beneficios sociales, perdiem y reembolsos, cuando requerido;

  • Apoyar en la supervisión del cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del personal contratado, así como el registro de días de trabajo, vacaciones y permisos, como previsto por el reglamento interno y los contratos;

  • Proveer formación y asistencia técnica al personal administrativo de los socios locales sobre instrumentos y procesos de gestión financiera y rendición de cuentas, de acuerdo a los requerimientos de los donantes y de la normativa local.

Contabilidad y redacción de informes
  • Asegurar la actualización constante de los instrumentos contables (DESY), a fin de permitir el seguimiento y el control de los gastos;

  • Garantizar la correcta imputación de los costes a los proyectos, de acuerdo a los procedimientos de COOPI y de los donantes;

  • Asegurar la identificación, el registro y el archivo de los documentos justificativos de los proyectos, así como la formulación de las primeras notas de los mismos y de la documentación financiera y bancaria;

  • Asegurar el registro y el archivo de los documentos referentes a la adquisición, garantía, depreciación y mantenimiento de equipos y bienes durables en el marco de los proyectos, así como su transferencia de un proyecto a otro y/o a los beneficiarios directos y/o a contrapartes locales;

  • Asistir en la preparación y presentación oportuna de los informes financieros provisionales y finales de los proyectos implementados;

  • Apoyar en el envío a la sede de los documentos e información necesaria para la rendición de cuentas a los donantes y las eventuales auditorías internas o externas a realizarse;

  • Llevar a cabo aquellas tareas inherentes a los objetivos del puesto, y que sean solicitadas por el equipo de coordinación según contexto y necesidades de los proyectos.

Perfil deseado Requisitos Necesarios
  • Estudios profesionales (licenciatura, deseable postgrado o master) en Ciencias Económicas, Administración de Empresas, Contabilidad, Gestión de entidades sin fines de lucro y/o afines;

  • Experiencia de almeno 5 años en funciones administrativas en INGOs y/o de empresas;

  • Experiencia demostrable en contabilidad, control de gastos y gestión de inventarios, así como conocimiento de los principales sistemas y programas;

  • Experiencia en sistematización de procesos y elaboración de documentos e informes;

  • Capacidad de trabajar de forma autónoma (organización, planificación del trabajo, desarrollo analítico, síntesis) y en contextos con elevadas complejidades;

  • Excelente capacidad de trabajo en equipo, de forma presencial y a distancia;

  • Interés, disponibilidad y experiencia en ambientes multiculturales y con equipos multidisciplinares;

  • Flexibilidad, adaptabilidad y disponibilidad a moverse en el interior del país;

  • Respeto de la visión y misión de COOPI y de su carta de valores;

  • Motivación, honestidad, actitud pro-activa y resolutiva, sentido común, discreción;

  • Idioma castellano;

  • Manejo de herramientas informáticas y ofimáticas;

  • Disponibilidad a partir de julio/agosto 2020.

Requisitos Deseables
  • Experiencia previa en Cooperación Internacional, Ayuda Humanitaria y/o afines;

  • Experiencias con procedimientos para el manejo de fondos de donantes institucionales y del sector privado;

  • Experiencia de trabajo en consorcio y en la supervisión o acompañamiento a socios locales y contrapartes;

  • Idiomas: inglés altamente valorado;

  • Nacionalidad Venezolana o permiso de residencia en el país.

Duración del contrato: 11 meses renovables, con periodo de prueba de 3 meses COOPI se reserva el derecho de cerrar un reclutamiento antes de la fecha límite del anuncio. Gracias por su comprensión.
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