Job Description

Le contexte humanitaire au Tchad est caractérisé par les conséquences de la crise du sahel qui affecte des millions de personnes vulnérables, ainsi que les conséquences des conflits dans les pays voisins à l’Est et au Sud avec la crise des retournés des zones de conflit dans ces pays. Le pays a également connu ces dernières années, des inondations, des épidémies et la situation alimentaire et nutritionnelle reste critique. Pour renforcer la section Administration du bureau OCHA afin de répondre aux nombreuses sollicitations du bureau OCHA de N’Djamena et les sous bureau, OCHA Tchad a créé ce poste. Duties and Responsibilities Sous l’autorité du Chef de Bureau et la supervision directe du Responsible de l’Administration et des Finances, en tant que membre de l’équipe de gestion du Bureau Pays, l’Analyste Administratif et Financier, fournit aux clients internes et externes d’OCHA Tchad, un service de qualité en Administration, Ressources Humaines et Finances. Il/elle interprète les règles, procédures et directives, dans une approche orientée - clients et axée sur les résultats, en apportant un appui, des orientations et des conseils au Bureau pays et aux sous bureaux. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Bureau PNUD au Tchad et le siege d’OCHA à New York et Genève pour assurer le suivi quotidien des besoins administratifs, financiers, les Ressources Humaines, Achats, et Voyages du bureau OCHA Tchad.
  • Elaborer le budget de fonctionnement du Bureau OCHA et le réviser si necessaire, participer pleinnement à l’élaboration du Budget global et à la revision à mis-parcours ;

  • Procéder à la réconciliation mensuelle des écritures comptables (IOVs) et proposer les corrections des GLJE dans le système ATLAS;

  • Adapter les processus et les procédures, anticiper les besoins opérationnels du bureau, proposer des procédures pour améliorer les contrôles internes et répondre aux questions de vérification ;

  • S’assurer que les procédures sont respectées pour chaque paiement et assurer le suivi des paiements dans les systems UMOJA et ATLAS y compris pour les frais de mission du personnel OCHA Tchad;

  • S’assurer que les transactions financières sont conformes aux règles et procédures financières des Nations Unies ;

  • Appuyer le processus de recrutement et de sélection en appliquant les meilleures pratiques des outils et des mécanismes de la politique de Ressources Humaines en vigueur aux Nations Unies ;

  • Assurer une bonne gestion administrative du personnel local de OCHA et donner un appui administratif aux Sous Bureaux de terrain ;

  • Assurer la gestion et le suivi des formations du personnel (formation obligatoire et de development du personnel) ;

  • S’assurer du suivi des congés et des absences du personnel ;

  • Apporter un encadrement en supervisant le travail des assistants sous sa responsabilité ;

  • Assister le personnel OCHA à travers des conseils pratiques sur les méthodes administratives et financières qui régissent l’institution ;

  • Assurer un soutien au responsable de l'Administration et des Finances dans la Coordination et l'exécution des activités en Administration (préparation et suivi de MoU, Contrat de bail, contrats de service, LVAs etc.) ;

  • Faire le suivi des dossiers administratifs (y compris les demandes/renouvèlements de visa) du bureau de N’Djamena et des bureaux de terrain ;

  • Faire le suivi des inventaires et du contrôle des biens de l’institution à N’Djamena et dans les Sous bureaux ;

  • Veiller à la bonne utilisation et à la maintenance régulière des véhicules OCHA, ainsi qu’aux documents y afférents : contrat d’assurance, fiche technique, report journalier de kilométrage sur le carnet de bord ;

  • Apporter un appui consequent dans la gestion efficace des ressources de OCHA nécessaires pour l’exécution des activités et contribuer au bon fonctionnement du bureau en veillant à la fourniture d’un services d’entretien de qualité et le suivi des processus d’achat ;

  • Représenter le bureau dans les réunions administratives avec les agences du Système des Nations Unies et assurer en cas de nécessité l'intérims du responsable de l’Administration et des Finances ;

  • Exécuter toute autre tâche sollicitée par le superviseur et le Chef du Bureau OCHA.

Competencies Valeurs intrinsèques :
  • Etre capable de travailler avec un minimum de supervision;

  • Faire preuve d’intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l'ONU;

  • Promouvoir la vision, la mission, et les buts stratégiques de OCHA;

  • Aptitude à travailler dans un environnement international multi culturel, multi-racial, multi confessionnel et être sensible au genre;

  • Faire preuve de rigueur dans le travail, d’une grande disponibilité; aptitude au travail en équipe et avoir un esprit d’initiative développé.

Compétences fonctionnelles : Gestion de la connaissance
  • Favorise la gestion de la connaissance et un environnement d’apprentissage dans le Bureau par sa propre conduite et son comportement ;

  • Aptitude à continuer à renforcer ses capacités et à assurer son développement personnel dans un ou plusieurs domaines de pratiques ;

  • Aptitude à contribuer au renforcement des capacités de l’équipe sous sa supervision

Aptitudes opérationnelles
  • Avoir une aptitude avérée dans l’analyse, la créativité, la planification et l’organisation ;

  • Capacité à mener la planification stratégique, la gestion axée sur les résultats et les rapports ;

  • Bonne connaissance des outils de gestion axée sur les résultats ;

  • Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles ;

  • Bonnes compétences en Informatique ;

  • Connaissance d’un système de gestion de type ERP (Umoja et/ou Atlas) serait un atout.

Direction et leadership
  • Aisance dans la communication écrite et orale ;

  • Aptitude à établir de bonnes relations avec les clients, à se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et à répondre positivement au feedback ;

  • Ouverture au changement et aptitude à gérer des situations complexes;

  • Approche positive et constructive et dynamisme face au travail.

Required Skills and Experience Education:
  • Licence/Bachelor dans le domaine de l’administration, gestion ou autre domaine lié directement avec la fonction considérée.

  • Un Master en Management des Entreprise (MBA), Finance/ Comptabilité ou Ressources Humaines constitue un avantage.

Expérience:
  • Une expérience d’au moins Un (1) an avec maitrise/master ou Deux (2) ans avec une licence en Gestion, Finance/Comptabilité, Ressources Humains

  • Avoir une expérience pratique dans le domaine administratif et financier ;

  • Avoir une bonne maitrise des procédures financières du système des Nations Unies constitue un atout ;

  • Bonne comprehension des principes IPSAS

  • Avoir des bonnes connaissances des procédures de gestion administrative et des Ressources Humaines des Nations Unies.

  • Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint. Une experience en utilisation d’un système ERP (ATLAS, UMOJA, etc.) serait un atout.

Langues requises :
  • Parfaite maîtrise du français écrit et parlé

  • Bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé est un avantage.

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